拜托請不要再開無聊的企業(yè)會了
拜托請不要再開無聊的企業(yè)會了
眾所周知開會很重要,但有時開會也很無聊。
開會的時候,我們會經(jīng)常聽到些什么呢?“開始干活吧!”但結(jié)果啥也沒干。“搞定這件事!”但絕大多數(shù)工作毫無進展。“都坐過來討論一下吧!”但最終無論討論了多少,還是領(lǐng)導(dǎo)說了算。
“那么??就讓我們來開會??討論一下什么時候再開會吧??”
不過,有一種會議不會那么無聊,至少對你來說不會無聊,因為即便你無法主導(dǎo)整場會議,也可以成為會議上的“明星”。你所扮演的“角色”肯定會引起大家的關(guān)注,你也因此會下工夫、花時間準備會議?;蛟S你在會議上能直擊命題,又或者你將消除與會者的各種疑慮,甚至,你還可以在會議上給其他人做指示??傊?,當你成為會議的焦點時,這個會議就不會無聊。
當然,無聊或多或少仍會存在,但你將有能力控制與會者的無聊感,更可以搞定各種會讓會議顯得呆板的問題。如果你想接管一場會議,那么首先就要學(xué)會駕馭會議,因為與會者其實并不在意會議是否呆板,也不在乎會議是否存在形式主義,他們之所以去參加會議,就是希望自己能在會議上有所收獲。
議程很重要
針對開會這件事,心理學(xué)家做了大量研究,他們發(fā)現(xiàn)了兩個重要法則。
1.人們希望會議能夠達到自己的預(yù)期,因此,議程就顯得尤為重要。我們知道人們都不喜歡開會,那么最重要的事情就是要盡早確定會議每項工作的截止時間,并且在議程上明確某個時間點上需要具體討論、解決哪些問題。
2.每個參加會議的人都希望自己能成為整場會議的重要角色。“沒人愿意開會,除非你能幫助他們完成各自的工作任務(wù)。要讓會議變成工作的一部分,而不能使其成為額外的工作。”Alexandra Luong說。他是明尼蘇達大學(xué)德盧斯分校行業(yè)組織心理學(xué)專業(yè)副教授。“研究表明,開會并不會騷擾員工,可是一旦每天都要在會議上與同事激烈爭辯,則會導(dǎo)致員工產(chǎn)生負面的工作態(tài)度。”
所以,即便你無權(quán)決定讓誰出席會議,也要保證無論誰出現(xiàn)在會議上,你都要給予充分的尊重,確保自己的會議內(nèi)容和每位與會者相關(guān)。另外,適當?shù)难凵窠涣饕矔浅S袔椭?/p>
把會議看成演講
如何讓自己在會議上光彩奪目?這里有一個好方法,那就是——你需要把會議看作是一次演講。當然,會議其實算是一場不太正式的演講,因為期間經(jīng)常會有人提問而打斷你,另外你也可能被手機鈴聲騷擾,但無論怎樣,你都需要像準備一場小型演講那樣去準備會議。
針對公眾演講,筆者在此將給予兩個重要提示。第一,內(nèi)容盡量簡單。如果你給會議設(shè)定了一個主題,盡量用一句話表述清楚,然后再圍繞這個主題反復(fù)討論。第二,時間盡量簡短。你可以把自己要傳達的信息組織好,然后把會議看作是一次TED演講。要知道每個TED演講的時間都不會超過18分鐘,為什么呢?因為根據(jù)TED策展人Chris Anderson透露,18分鐘足以討論一個嚴肅的話題,同時也能保持聽者集中注意力在這個議題上面。
接下來,你需要把信息傳遞出去。此時你要做的就是說話。但是如果你希望人們?nèi)褙炞Ⅰ雎犇闼f的話,而不是眼睛看著你,心思在門外,不妨嘗試下面介紹的這些方式。
你可以使用經(jīng)典演講方法:說你準備要說的話,直說,然后重復(fù)之前你說過的話。
或者,嘗試古羅馬雄辯家、政治家西塞羅(Cicero,公元前106年—公元前43年)曾使用過的傳統(tǒng)演講方法:介紹會議主旨,提供背景資料,概述關(guān)鍵點,再逐點論證,最后反駁不同觀點。
又或嘗試邱吉爾式強悍、犀利的演講風(fēng)格:一開始就“語不驚人死不休”,然后專注在一個關(guān)鍵主題上,采用簡單、對話式的語言展開論證,最后用戲劇性的結(jié)尾結(jié)束整個發(fā)言。
再或嘗試TED式的演講:開場就吸引住與會者,把自己的觀點理順,最后采用行為召喚,并以一個精彩的小故事收尾。
無論你使用上述哪一種方法,在會議過程中你都需要有意無意地用情感去表現(xiàn)自己。情感的力量是非常強大的,它可以讓人們清楚地知道哪些會議內(nèi)容是重要的,哪些內(nèi)容是用套話堆砌出來的。
小心“會議手雷”
除了清晰地傳達會議的訊息、表達自己的情感,要讓每個人都做到在會議上全神貫注地去聽并且認真地記筆記,其實并不容易。舉個例子,A可能會在會議上打起呼嚕;B可能會偷偷帶進來一個蘋果,在你講到最關(guān)鍵的時候“嘎巴”咬上一口;C甚至?xí)由弦活w“會議手雷”!
什么是“會議手雷”?其實就是一個評論或一個問題,但是不要小看這個評論和問題,因為它可以毀掉整個會議。舉個例子吧,假設(shè)你正在一個救援會議中——
你:……當然,最重要的點是你必須要止血。
Jennifer:我們能不能發(fā)Instagram直播,吸引人氣,再靠這個賺錢呢?
這就是“會議手雷”,雖然Jennifer問的問題和主題有關(guān)聯(lián),但是卻極其不合適,甚至?xí)种茣h繼續(xù)的勢頭,也破壞了主講人的權(quán)威。那么,如何處理這種導(dǎo)致會議主題分散的問題呢?答案就是,假裝沒發(fā)生過這事兒,完全忽略它的存在。
你:……當然,最重要的點是你必須要止血。
Jennifer:我們能不能發(fā)Instagram直播,吸引人氣,再靠這個賺錢呢?
你(掃一眼Jennifer和其他與會人員,然后用略帶玩笑的口吻說):我們準備發(fā)Tumblr,然后再靠這個賺錢。
如果直接忽略Jennifer是不是會讓人感覺很失禮?的確是這樣,所以,用上述略帶玩笑的口吻回答就很合適。當你在會議上傳遞一個重要訊息時,這個會議就是你的會議。你需要清晰表達自己的觀點,而當有人暗中破壞,你需要做出回應(yīng)。你需要保持專注,不要讓這種“會議手雷”炸傷自己的情緒;或者你也可以找個機會巧妙回擊。
總之,你要把自己的觀點闡述清楚。之后如果有時間,你可以問問Jennifer她的微博營銷計劃是什么樣的,也可以問問A昨晚是不是沒睡好,還有B的蘋果是不是紅富士——開會時,不要表現(xiàn)得過于嚴肅。另外,會議上可能出現(xiàn)很多導(dǎo)致分心的事情,你需要把會議主題時刻擺在首位,而且在自己發(fā)言的時候要牢記:說自己想要說的話。