記賬憑證摘要填寫要求
記賬憑證摘要填寫要求
記賬憑證摘要填寫是會計核算的初始階段和基本環(huán)節(jié),是一項(xiàng)重要的會計基礎(chǔ)工作。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家解開記賬憑證摘要填寫要求,希望能幫到你。
記賬憑證摘要填寫要求
一、記賬憑證摘要的書寫要求
寫好記賬憑證摘要是會計的基礎(chǔ)工作之一,既是一種記賬技術(shù),也是財務(wù)人員駕馭會計語言的體現(xiàn),因此,作為一名合格的會計,應(yīng)該認(rèn)真、規(guī)范、正確地填寫記賬憑證摘要。其基本要求包括以下幾個方面:
1、編寫要“簡”而“明”
所謂簡明,即簡單明了。太過于簡的摘要,不能把經(jīng)濟(jì)內(nèi)容表達(dá)清楚。因此要在計算機(jī)設(shè)定的摘要字?jǐn)?shù)內(nèi),抓住重點(diǎn),將經(jīng)濟(jì)內(nèi)容盡可能全面地表述出來。
例如:車間**借購柴油款5000元。摘要為**借購柴油款,而不能為**借款,更不能為借款。
2、編寫要準(zhǔn)確
對反映不同經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的同一張記賬憑證,每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確對應(yīng)一個摘要,不能籠統(tǒng)使用同一個摘要。現(xiàn)行的借貸記賬法和會計基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會計電算化軟件,一般都具有“修改摘要”的功能,為準(zhǔn)確編寫記賬憑證摘要提供了條件。
例如:總經(jīng)理王金良借4000元去北京開會,回來報賬時,差旅費(fèi)開支1500元;會務(wù)費(fèi)開支500元;購經(jīng)營方面圖書用去1500元;退回余款500元。其摘要應(yīng)按每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對應(yīng)的會計分錄分別編寫為:王金良報北京開會差旅費(fèi);王金良報會務(wù)費(fèi);王金良報資料費(fèi);王金良還借差旅款。如果此筆憑證用籠統(tǒng)的一個摘要,反映在會計賬簿中的“會務(wù)費(fèi)”科目、“資料費(fèi)”、應(yīng)收及暫付中“員工借款”科目都對應(yīng)著差旅費(fèi)的摘要,用起賬來令人匪夷所思。忽視此工作細(xì)節(jié),將會給以后的復(fù)核、記賬、查賬等一系列會計工作帶來不便。特別強(qiáng)調(diào)的是,用銀行存款開支的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對應(yīng)銀行存款科目的摘要,必須反映收款單位名稱,便于銀行存款賬同銀行對賬單的核對。
3、更正錯賬摘要規(guī)范
根據(jù)《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求,對記賬后的記賬憑證,發(fā)現(xiàn)錯誤,用紅字沖銷原錯誤憑證時的摘要為“注銷某月某日某號憑證”,同時,用藍(lán)字編寫正確的記賬憑證時摘要為“訂正某月某日某號憑證”。對只有金額錯誤的會計分錄,在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時摘要為“調(diào)整某月某日某號憑證”。如果所修改的是往年的錯誤憑證,那么,在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說明一點(diǎn),在注銷、訂正或調(diào)整某張錯誤憑證的同時,應(yīng)在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標(biāo)記,表示該憑證已被修改完畢。
二、記賬憑證摘要的寫法
針對不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容,記賬憑證的摘要內(nèi)容應(yīng)突出說明對本項(xiàng)業(yè)務(wù)較為重要因素,處理不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時應(yīng)強(qiáng)調(diào)不同的要素單項(xiàng)或要素組合,具體可以概括為五個要素:
1、Who
摘要要突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體。
2、What
摘要內(nèi)容應(yīng)相應(yīng)強(qiáng)調(diào)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為實(shí)施對象。
3、When
摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生時間。
4、Where
摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生地點(diǎn)。
5、Why
摘要內(nèi)容應(yīng)突出經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原因。
日常會計核算中利用五“W”書寫憑證摘要時,同時還應(yīng)注意以下幾個方面:
1、強(qiáng)調(diào)單項(xiàng)要素選擇的同時,又要注意多個要素的組合
針對不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容,書寫記賬憑證摘要時應(yīng)突出說明相對本項(xiàng)業(yè)務(wù)較為重要的要素,即強(qiáng)調(diào)單項(xiàng)要素。日常會計工作中,記賬憑證的“摘要”描述上容易出現(xiàn)文字過于簡單、表述不清的情況,這主要是由于忽略了單項(xiàng)要素的重要性。
例1:車間技術(shù)員張某出差返回公司報銷差旅費(fèi)480元。
不完整的寫法為:“差旅費(fèi)報銷”。這種寫法過于簡單,忽略了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的行為主體車間技術(shù)員張某,容易造成會計科目使用上的混淆。在這里點(diǎn)明行為主體,是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在核算時是記入“制造費(fèi)用”賬戶還是“管理費(fèi)用”賬戶的關(guān)鍵。
正確的寫法應(yīng)為:“車間技術(shù)員張某差旅費(fèi)”,顯而易見,該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證摘要突出了行為主體Who——車間技術(shù)員。
例2:3月份第8號憑證誤將300元應(yīng)記入“原材料”賬戶記入了“周轉(zhuǎn)材料”賬戶,現(xiàn)予以更正。
不完整的寫法為:“3月份第8號憑證有誤,現(xiàn)予以更正”。該摘要是對錯誤憑證作出更證的記錄,如能突出錯賬的原因,即強(qiáng)調(diào)Why,則會更完整。因此正確的寫法應(yīng)為:“3月份第8號憑證科目用錯,現(xiàn)予以更正”。
注重多要素的組合。在一些較為復(fù)雜或特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中,強(qiáng)調(diào)兩個或兩個以上要素組合顯得尤為重要。
例3:收到工商銀行基本存款賬戶第四季度存款利息100元,已存入銀行賬戶。
不完整的寫法為:“收銀行存款利息”。這種寫法存的問題是:一是企業(yè)的存款賬戶一般不至一個,因此有必要說是明是哪家銀行;二是利息有不同的時間段,有必要說明其屬于哪個期間。根據(jù)who+when的組合,正確的寫法為:收到**賬戶第四季度利息。
2、用好代寫符號和縮略用語,練就遣詞造句的能力
為書寫便捷,提高效率,在書寫摘要中通常可以采用一些代用符號或縮略用語,如:單價可以用@表示,噸、千克等計量單位可用“T”、“Kg”等代替。單位名稱在不影響表達(dá)和正確理解的前提下,也可采用縮略語,如:“中國銀行”可縮寫為“中行”。
從語文的角度來說,書寫摘要就是造句。因此作為摘要書寫的造句,必須符合邏輯規(guī)范和語法習(xí)慣,否則,容易產(chǎn)生缺主語、缺謂語、缺賓語、主謂搭配不當(dāng)、動賓搭配不當(dāng)、主賓搭配不當(dāng)?shù)日Z法錯誤。
例4:某公司向本公司投入設(shè)備一臺,價值38000元。
錯誤書寫:“設(shè)備一臺”。這種書寫缺少主語和謂語,應(yīng)將形成一臺設(shè)備的原因在摘要中指出,陳述的對象,即主語,在此句中不可省略。同時,設(shè)備是如何取得的,應(yīng)增加謂語動詞“投入”。正確的寫法為:“某公司投入調(diào)設(shè)備一臺”。
例5:公司向某文化用品商店購入賬簿、紙張等辦公用品計480元,以現(xiàn)金支付。
錯誤的寫法:“付辦公用品”。這種寫法動賓搭配不當(dāng),付款的只能是錢,不能是實(shí)務(wù)。正確的寫法:付辦公用品款。
3、考慮登記明細(xì)的需要
手工賬會計核算中,如記賬憑證的摘要,如果文字過于簡單,項(xiàng)目填寫不齊全,不僅不能全面反映該項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈,而且也會給明細(xì)賬的登記帶來不便。因此,在書寫記賬憑證摘要時還應(yīng)考慮登記明細(xì)的需要,針對不同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和不同性質(zhì)的科目,摘要書寫也應(yīng)有所側(cè)重,不能機(jī)械地平等對待。
例6:生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用A材料1200公斤,單位成本80元,金額96000元;生產(chǎn)乙產(chǎn)品領(lǐng)用B材料700公斤,單位成本50元,金額3500元。
不完整寫法:生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用材料。雖然該摘要也簡單的概括了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容,但給原材料明細(xì)賬的登記帶來了不便,因?yàn)樵牧厦骷?xì)的格式為數(shù)量金額式,不僅要記總金額,還要登記數(shù)量和單價,如果此摘要,登記明細(xì)賬時只能查原始憑證,費(fèi)時又費(fèi)力。規(guī)范的寫法:生產(chǎn)甲產(chǎn)品領(lǐng)用A料1200Kg,@80;乙產(chǎn)品領(lǐng)用B材料700Kg,@50。
當(dāng)然,“摘要”書寫時考慮登記明細(xì)的需要,不是說對每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的描述都要面面具到,這樣只會浪費(fèi)不必要的人力,加大核算工作量,不利于提高會計工作的效率。
例7:售給某公司A產(chǎn)品200件,單價500元,增值稅額17000元,貨款共計117000元,尚未收到。
不恰當(dāng)?shù)膶懛ǎ菏劢o某公司A產(chǎn)品200件,@500元,貨款未收到。這樣的書寫顯然考慮登記明細(xì)的需要,但是與原材料明細(xì)賬不同的是,收入明細(xì)賬只需要登記總金額,不需要登記數(shù)量和單價,該書寫顯得有些多此一舉。規(guī)范的書寫為:售給某公司A產(chǎn)品一批,貨款未收。
記賬憑證的主要特點(diǎn)
記賬憑證法以記賬憑證為編制現(xiàn)金流量表的數(shù)據(jù)來源,通過將記賬憑證劃分為若干類別,從而直接反映現(xiàn)金流入和現(xiàn)金流出。此方法的主要特點(diǎn)有:
1.數(shù)據(jù)直接來源于記賬憑證。一張記賬憑證所記錄的金額是否應(yīng)列示于現(xiàn)金流量表,應(yīng)按照會計科目優(yōu)先原則即根據(jù)憑證所涉及的會計科目來做出判斷。一張完整的記賬憑證包含四個最基本的要素:會計科目、記賬方向、金額數(shù)據(jù)和摘要?,F(xiàn)金流量表主要依據(jù)這四要素來編制。
2.會計科目劃分為兩類。會計科目可分為現(xiàn)金類和非現(xiàn)金類兩類?,F(xiàn)金類科目包括:①庫存現(xiàn)金;②銀行存款;③其他貨幣資金;④備用金;⑤短期有價證券(現(xiàn)金等價物)。非現(xiàn)金類科目,指會計科目表中除上述現(xiàn)金類科目以外的全部會計科目。
3.記賬憑證劃分為三類。在全部會計科目劃分為現(xiàn)金類和非現(xiàn)金類兩類的基礎(chǔ)上,將所有的記賬憑證按所涉及的會計科目劃分為三類:①雙金類憑證,這類記賬憑證的借貸雙方都是現(xiàn)金類科目。②雙非類憑證,這類記賬憑證的借貸雙方都不是現(xiàn)金類科目。③單金類憑證,這類記賬憑證的借貸雙方只有一方是現(xiàn)金類科目,其可進(jìn)一步分為單金流人類憑證和單金流出類憑證。
4.應(yīng)用記賬憑證法的基本原則。
(1)雙金類、雙非類憑證所記錄的金額都不在現(xiàn)金流量表上反映。
(2)單金類憑證所記錄的金額應(yīng)當(dāng)且必須全部列示于現(xiàn)金流量表的某一行次內(nèi),不重不漏。記賬憑證若是借記現(xiàn)金類科目,貸記非現(xiàn)金類科目,則此類憑證記錄的金額一律視為現(xiàn)金流入;反之,憑證所記錄的金額一律視為現(xiàn)金流出。
(3)列表行次的選擇。若記賬憑證是單金類憑證,所記載的金額列示在現(xiàn)金流量表上具體行次的確定應(yīng)采用客觀內(nèi)容優(yōu)先制,即依據(jù)記賬憑證摘要的具體內(nèi)容選擇列表行次。
以上基本原則可概括為:雙金雙非要排除,單金憑證不重漏;借金貸非是流入,借非貸金是流出;是否列表看科目,列表行次看摘要。
記賬憑證的記賬要求
記賬憑證的附件就是所附的原始憑證,填制記賬憑證所依據(jù)的原始憑證必須附在相應(yīng)的記賬憑證后面,并在記賬憑證上標(biāo)明所附原始憑證的張數(shù)。根據(jù)財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條規(guī)定,對附件應(yīng)當(dāng)區(qū)別不同情況進(jìn)行處理:
1、可以不附原始憑證的是:結(jié)賬的記賬憑證;更正錯誤的記賬憑證。
2、一張原始憑證只對應(yīng)一張記賬憑證的:將原始憑證直接附在記賬憑證后面。
3、一張原始憑證涉及幾張記賬憑證的,有兩種方法可以使用:①將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面。然后在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號,便于查找;②將原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,然后在其他記賬憑證后面附該原始憑證的復(fù)印件。
4、一張原始憑證所列支的費(fèi)用需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的:該原始憑證由本單位保留。附在本單位的有關(guān)記賬憑證后面,給共同負(fù)擔(dān)費(fèi)用的其他單位開出原始憑證分割單,供其結(jié)算使用。原始憑證分割單必須具備原始憑證所要求的基本內(nèi)容,包括:憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制入的姓名、經(jīng)辦人的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單價、金額和費(fèi)用分?jǐn)偳闆r。
看了“記賬憑證摘要填寫要求”的人還看了:
1.記賬憑證怎么填寫
3.記賬憑證摘要分類