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記賬憑證摘要怎么寫

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記賬憑證摘要怎么寫

  記賬憑證是會計人員根據(jù)審核無誤的原始憑證,按照交易或事項的內(nèi)容加以歸類,并據(jù)以確定會計分錄后填制的會計憑證。下面學習啦小編就為大家解開記賬憑證摘要的寫法,希望能幫到你。

  記賬憑證摘要的寫法

  針對不同的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容,記賬憑證的摘要內(nèi)容應突出說明對本項業(yè)務較為重要因素,處理不同經(jīng)濟業(yè)務時應強調(diào)不同的要素單項或要素組合,具體可以概括為五個要素:

  1、Who

  摘要要突出經(jīng)濟業(yè)務的行為主體。

  2、What

  摘要內(nèi)容應相應強調(diào)經(jīng)濟業(yè)務的行為實施對象。

  3、When

  摘要內(nèi)容應突出經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生時間。

  4、Where

  摘要內(nèi)容應突出經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生地點。

  5、Why

  摘要內(nèi)容應突出經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的原因。

  日常會計核算中利用五“W”書寫憑證摘要時,同時還應注意以下幾個方面:

  1、強調(diào)單項要素選擇的同時,又要注意多個要素的組合

  針對不同的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容,書寫記賬憑證摘要時應突出說明相對本項業(yè)務較為重要的要素,即強調(diào)單項要素。日常會計工作中,記賬憑證的“摘要”描述上容易出現(xiàn)文字過于簡單、表述不清的情況,這主要是由于忽略了單項要素的重要性。

  例1:車間技術員張某出差返回公司報銷差旅費480元。

  不完整的寫法為:“差旅費報銷”。這種寫法過于簡單,忽略了經(jīng)濟業(yè)務的行為主體車間技術員張某,容易造成會計科目使用上的混淆。在這里點明行為主體,是經(jīng)濟業(yè)務在核算時是記入“制造費用”賬戶還是“管理費用”賬戶的關鍵。

  正確的寫法應為:“車間技術員張某差旅費”,顯而易見,該項經(jīng)濟業(yè)務的記賬憑證摘要突出了行為主體Who——車間技術員。

  例2:3月份第8號憑證誤將300元應記入“原材料”賬戶記入了“周轉材料”賬戶,現(xiàn)予以更正。

  不完整的寫法為:“3月份第8號憑證有誤,現(xiàn)予以更正”。該摘要是對錯誤憑證作出更證的記錄,如能突出錯賬的原因,即強調(diào)Why,則會更完整。因此正確的寫法應為:“3月份第8號憑證科目用錯,現(xiàn)予以更正”。

  注重多要素的組合。在一些較為復雜或特殊的經(jīng)濟業(yè)務中,強調(diào)兩個或兩個以上要素組合顯得尤為重要。

  例3:收到工商銀行基本存款賬戶第四季度存款利息100元,已存入銀行賬戶。

  不完整的寫法為:“收銀行存款利息”。這種寫法存的問題是:一是企業(yè)的存款賬戶一般不至一個,因此有必要說是明是哪家銀行;二是利息有不同的時間段,有必要說明其屬于哪個期間。根據(jù)who+when的組合,正確的寫法為:收到**賬戶第四季度利息。

  2、用好代寫符號和縮略用語,練就遣詞造句的能力

  為書寫便捷,提高效率,在書寫摘要中通常可以采用一些代用符號或縮略用語,如:單價可以用@表示,噸、千克等計量單位可用“T”、“Kg”等代替。單位名稱在不影響表達和正確理解的前提下,也可采用縮略語,如:“中國銀行”可縮寫為“中行”。

  從語文的角度來說,書寫摘要就是造句。因此作為摘要書寫的造句,必須符合邏輯規(guī)范和語法習慣,否則,容易產(chǎn)生缺主語、缺謂語、缺賓語、主謂搭配不當、動賓搭配不當、主賓搭配不當?shù)日Z法錯誤。

  例4:某公司向本公司投入設備一臺,價值38000元。

  錯誤書寫:“設備一臺”。這種書寫缺少主語和謂語,應將形成一臺設備的原因在摘要中指出,陳述的對象,即主語,在此句中不可省略。同時,設備是如何取得的,應增加謂語動詞“投入”。正確的寫法為:“某公司投入調(diào)設備一臺”。

  例5:公司向某文化用品商店購入賬簿、紙張等辦公用品計480元,以現(xiàn)金支付。

  錯誤的寫法:“付辦公用品”。這種寫法動賓搭配不當,付款的只能是錢,不能是實務。正確的寫法:付辦公用品款。

  3、考慮登記明細的需要

  手工賬會計核算中,如記賬憑證的摘要,如果文字過于簡單,項目填寫不齊全,不僅不能全面反映該項經(jīng)濟業(yè)務的來龍去脈,而且也會給明細賬的登記帶來不便。因此,在書寫記賬憑證摘要時還應考慮登記明細的需要,針對不同的經(jīng)濟業(yè)務和不同性質的科目,摘要書寫也應有所側重,不能機械地平等對待。

  例6:生產(chǎn)甲產(chǎn)品領用A材料1200公斤,單位成本80元,金額96000元;生產(chǎn)乙產(chǎn)品領用B材料700公斤,單位成本50元,金額3500元。

  不完整寫法:生產(chǎn)產(chǎn)品領用材料。雖然該摘要也簡單的概括了經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容,但給原材料明細賬的登記帶來了不便,因為原材料明細的格式為數(shù)量金額式,不僅要記總金額,還要登記數(shù)量和單價,如果此摘要,登記明細賬時只能查原始憑證,費時又費力。規(guī)范的寫法:生產(chǎn)甲產(chǎn)品領用A料1200Kg,@80;乙產(chǎn)品領用B材料700Kg,@50。

  當然,“摘要”書寫時考慮登記明細的需要,不是說對每項經(jīng)濟業(yè)務的描述都要面面具到,這樣只會浪費不必要的人力,加大核算工作量,不利于提高會計工作的效率。

  例7:售給某公司A產(chǎn)品200件,單價500元,增值稅額17000元,貨款共計117000元,尚未收到。

  不恰當?shù)膶懛ǎ菏劢o某公司A產(chǎn)品200件,@500元,貨款未收到。這樣的書寫顯然考慮登記明細的需要,但是與原材料明細賬不同的是,收入明細賬只需要登記總金額,不需要登記數(shù)量和單價,該書寫顯得有些多此一舉。規(guī)范的書寫為:售給某公司A產(chǎn)品一批,貨款未收。

  記賬憑證摘要的編號

  一、日常收支業(yè)務摘要的編寫要規(guī)范統(tǒng)一

  各高校根據(jù)業(yè)務量的大小,分別設置3人—5人以上編制記賬憑證,所有人員力求使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。這樣使得會計賬簿的摘要體現(xiàn)整體一致性,更重要的是能夠充分發(fā)揮計算機查詢系統(tǒng)中“模糊查詢”板塊的功能。所以,對日常收支業(yè)務采用“主語+謂語+賓語”的句式。即具備經(jīng)濟行為的主體、對象和內(nèi)容三個最基本的要素。統(tǒng)一措辭雖然在執(zhí)行初期比較困難,只要大家在工作中注意交流、相互溝通、認真總結,相信很快就能做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

  例如:張平用現(xiàn)金購買辦公用筆150元。摘要為:張平報辦公筆。

  采用這種句式,在賬務“模糊”查詢時,只要輸入“張平”,當年及往年所有張平經(jīng)手的業(yè)務,所需數(shù)據(jù)一目了然。充分體現(xiàn)會計電算化方便、高效、快捷的優(yōu)越性。

  二、摘要的編寫要“簡”而“明”

  所謂簡明,即簡單明了。太過于簡的摘要,不能把經(jīng)濟內(nèi)容表達清楚。因此要在計算機設定的摘要字數(shù)內(nèi),抓住重點,將經(jīng)濟內(nèi)容盡可能全面地表述出來。

  例如:中文系趙永發(fā)借去北京購資料款5000元。摘要為趙永發(fā)借購資料款,而不能為趙永華借款,更不能為借款。

  三、摘要的編寫要準確

  對反映不同經(jīng)濟內(nèi)容的同一張記賬憑證,每項經(jīng)濟內(nèi)容準確對應一個摘要,不能籠統(tǒng)使用同一個摘要?,F(xiàn)行的借貸記賬法和會計基礎工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會計電算化軟件,一般都具有“修改摘要”的功能,為準確編寫記賬憑證摘要提供了條件。

  四、更正錯賬摘要規(guī)范

  對記賬后的記賬憑證,發(fā)現(xiàn)錯誤,用紅字沖銷原錯誤憑證時的摘要為“注銷某月某日某號憑證”,同時,用藍字編寫正確的記賬憑證時摘要為“訂正某月某日某號憑證”。對只有金額錯誤的會計分錄,在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時摘要為“調(diào)整某月某日某號憑證”。如果所修改的是往年的錯誤憑證,那么,在“某月某日”前務必加上“某年”字樣。在此說明一點,在注銷、訂正或調(diào)整某張錯誤憑證的同時,應在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標記,表示該憑證已被修改完畢。

  五、摘要中需要反映必要的數(shù)字

  1.需要注明時間的摘要。

  2.需要注明人數(shù)的摘要。

  3.需要注明數(shù)量的摘要。

  會計摘要的編寫雖然只是整個會計工作中的一個小小環(huán)節(jié),但是它卻在會計工作向著更加科學化、規(guī)范化管理的進程中發(fā)揮著極其重要的作用。

  
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