代理記賬業(yè)務(wù)規(guī)范
代理記賬業(yè)務(wù)規(guī)范
代理記賬是一種會計解決方案,為中小企業(yè)提供相應(yīng)的基礎(chǔ)會計服務(wù)。下面學(xué)習(xí)啦小編就為大家解開代理記賬業(yè)務(wù)規(guī)范,希望能幫到你。
代理記賬業(yè)務(wù)規(guī)范
一. 從業(yè)人員的職業(yè)道德規(guī)范
1. 愛崗敬業(yè)。要求會計人員熱愛會計工作,安心本職崗位,忠于職守,盡心盡力,盡職盡責(zé)。
2. 誠實守信。要求會計人員做誠實人,說誠實話,辦誠實事,執(zhí)業(yè)謹(jǐn)慎,信譽至上,不為利益所誘惑,不弄虛作假,不泄露秘密。
3. 廉潔自律。要求會計人員公私分明、不貪不占、遵紀(jì)守法、清正廉潔。
4. 客觀公正。要求會計人員端正態(tài)度,依法辦事,實事求是,不偏不倚,保持應(yīng)有的獨立性。
5. 堅持準(zhǔn)則。要求會計人員認(rèn)識國家法律法規(guī)和國家統(tǒng)一的會計制度,始終堅持按法律法規(guī)和國家統(tǒng)一的會計制度的要求進行會計核算,實施會計監(jiān)督。
6. 提高技能。要求會計人員增強提高專業(yè)技能的自覺性和緊迫感,勤學(xué)苦練,刻苦鉆研,不斷進取,提高業(yè)務(wù)水平。
7. 參與管理。要求會計人員在做好本職工作的同時,努力鉆研相關(guān)業(yè)務(wù),全面認(rèn)識本單位經(jīng)營活動和業(yè)務(wù)流程,主動提出合理化建議,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策,積極參與管理。
8. 強化服務(wù)。要求會計人員樹立服務(wù)意識,提高服務(wù)質(zhì)量,努力維護和提升會計職業(yè)的良好社會形象。
二. 業(yè)務(wù)操作及會計核算的流程
1. 接受客戶的委托
(1) 到客戶公司的經(jīng)營場所進行實地考查,與客戶的總經(jīng)理及財務(wù)負(fù)責(zé)人進行座談,了解客戶的基本情況,評估此次業(yè)務(wù)的風(fēng)險。
(2) 決定是否接受客戶的委托,若接受客戶的委托,則與客戶商討詳細(xì)操作事宜,簽定約定書。
2. 與公司財務(wù)會計人員辦理有關(guān)資料的交接手續(xù)
(1) 雙方經(jīng)辦人員應(yīng)列明資料清單,資料編號,交接日期,交接雙方簽字蓋章。
(2) 交接雙方經(jīng)核對無誤,雙方簽字蓋章,注明交接日期。
3. 審核原始憑證
審核原始憑證是會計核算工作中必不可少的環(huán)節(jié),是國家賦予財會人員的監(jiān)督權(quán)限,只有經(jīng)審核無誤后的原始憑證,才能作為編制記帳憑證和登記明細(xì)分類帳的依據(jù)。會計人員主要應(yīng)從以下的兩個方面對原始憑證進行審核。
(1) 審核原始憑證的合法性合理性,即國家的有關(guān)方針政策法令制度和計劃合同等為依據(jù),審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否合理合法,有無違背財經(jīng)制度規(guī)定,是否按計劃預(yù)算辦事,是否按成本開支范圍辦事,是否貫徹??顚m椩瓌t,有無貪污盜竊虛報冒領(lǐng)偽造憑證等違紀(jì)行為。
(2) 審查原始憑證的完整性準(zhǔn)確性。即審查原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求。首先應(yīng)審核原始憑證是否具備作為合法憑證所必須具備的基本內(nèi)容,其次審核原始憑證上有關(guān)數(shù)量、單價、金額是否準(zhǔn)確無誤。
(3) 對原始憑證內(nèi)容記載含糊不清,或故意掩蓋事情真象,進行貪污作弊,單位抬頭不是本單位,無收款單位簽章,開具陰陽發(fā)票,進行貪污作弊,模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡簽字冒領(lǐng)。涂改原始憑證上的時間數(shù)量、單價、金額,或添加內(nèi)容和金額等。不是很清晰的地方應(yīng)及時與客戶聯(lián)系,了解清晰原始憑證的真實情況。
4. 對各種有問題的原始憑證的處理
在審核原始憑證過程中,會計人員要認(rèn)真執(zhí)行《會計法》所賦予的職責(zé)權(quán)限堅持制度、堅持原則。對違背國家規(guī)定的收支,超過計劃預(yù)算或者超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的各項支出,違背制度規(guī)定的預(yù)付款項,非法出售材料物資任意出借、變賣、報廢和處理財產(chǎn)物資,以及不按國家關(guān)于成本開支范圍和費用劃分的規(guī)定亂擠亂攤生產(chǎn)成本的憑證,會計人員應(yīng)拒絕辦理,對于內(nèi)容不完全手續(xù)不完備數(shù)字有差錯的憑證,會計人員應(yīng)予以退回,要求經(jīng)辦人補辦手續(xù)或進行更正。對于偽造或涂改等弄虛作假,嚴(yán)峻違法的原始憑證,會計人員在拒絕的同時,應(yīng)當(dāng)予以扣留,并及時向單位主管報告,哀求查明原因,追究當(dāng)事人的責(zé)任。
5. 填制記賬憑證
會計人員填制記賬憑證要嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行,除必須做到記錄真實,內(nèi)容完整,填制及時,書寫清晰之外,還必須符合下列要求。
(1) “摘要”欄是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡要說明,要求文字說明要簡煉概括以滿號登記賬簿的要求。
(2) 應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容,按照會計制度的規(guī)定,確定應(yīng)借應(yīng)貸的賬戶,賬戶使用必須準(zhǔn)確,不得任意簡化會計賬戶的名稱,有關(guān)的二級或明細(xì)賬戶要填寫齊全。
(3) 記賬憑證中,應(yīng)借應(yīng)貸的賬戶必須保持清晰的對應(yīng)關(guān)系。
(4) 一張記賬憑證填制完畢,應(yīng)按所使用的記賬方法,加計合計數(shù),以檢查對應(yīng)賬戶的平衡關(guān)系。
(5) 記賬憑證必須連續(xù)編號,以便考查且避免憑證散失。
(6) 每張記賬憑證都要注明附件張數(shù),以便于日后查對。
6.對記賬憑證進行編號
所有記賬憑證必須分類順序編號,并填寫在編號欄內(nèi)。如果記賬憑證是采用收款憑證,付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證的,一般按照如下編號:
現(xiàn)收01、現(xiàn)收02…
現(xiàn)付01、現(xiàn)付02…
銀收01、銀收02…
銀付01、銀付02…
轉(zhuǎn)01、轉(zhuǎn)02依此類推。
若遇較為復(fù)雜的經(jīng)濟業(yè)務(wù)需編兩張以上記賬憑證時,可用編號的方式表示。
7. 審核記賬憑證
所有填制好的記賬憑證,都必須經(jīng)過其他會計人員認(rèn)真的審核。在審核記賬憑證的過程中,如發(fā)現(xiàn)記賬憑證填制有誤,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的方法加以更正。只有經(jīng)過審核無誤后的記賬憑證,才能作為登記賬簿的依據(jù)。記賬憑證的審核主要包括以下內(nèi)容。
(1) 記賬憑證是否附有原始憑證,記賬憑證的經(jīng)濟內(nèi)容是否與所附原始憑證的內(nèi)容相同。
(2) 應(yīng)借應(yīng)貸的會計賬戶(包括二級或明細(xì)賬戶)對應(yīng)關(guān)系是否清晰金額是否準(zhǔn)確。
(3) 記賬憑證的項目是否填制完整,摘要是否清晰,有關(guān)人員的簽章是否齊全。
8. 記賬憑證中容易出現(xiàn)的錯誤與舞弊
記賬憑證中容易出現(xiàn)的錯誤與舞弊主要有:
(1) 會計賬戶運用錯誤。
(2) 合計金額計算錯誤。
(3) 記賬憑證與所附原始憑證單據(jù)不符。
(4) 在匯總憑證中進行作弊。
(5) 記賬憑證中的“摘要”失真,編造虛假記賬憑證。
9. 憑證的傳遞與傳遞過程應(yīng)注意的事項
會計憑證的傳遞,是指會計憑證從填制或取得時起,經(jīng)審核記賬到裝訂保管的全過程。各單位在制定會計憑證的傳遞程序,規(guī)定其傳遞時間時,通常要考慮以下兩點內(nèi)容。
(1) 根據(jù)各單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點,企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)組織,人員分工情況,以及經(jīng)營管理的需要,從完善內(nèi)部牽制制度的角度出發(fā),規(guī)定各種會計憑證的聯(lián)次及流程,使經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門及其人員及時辦理各種憑證手續(xù),既符合內(nèi)部牽制原則,以提高工作效率。
(2) 根椐有關(guān)部門和人員辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的必要時間,同相關(guān)部門人員協(xié)商制定會計憑證在各經(jīng)辦環(huán)節(jié)的停留時間,以便合理確定辦理經(jīng)濟業(yè)務(wù)的最佳時間,及時反映記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。
10.會計憑證對數(shù)字的書寫
依據(jù)財政部制定的會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求,填制會計憑證,字跡必須清晰工整并符合下列要求:
(1) 阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)一個一個地寫,阿拉伯金額數(shù)字前應(yīng)當(dāng)書寫貨幣幣種符號(如人民幣符號“¥”)或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡在阿拉伯金額數(shù)字前面寫有幣種符號的,數(shù)字后面不再寫貨幣單位(如人民幣“元”)
(2) 所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯?dāng)?shù)字,除表示單價等情況外,一律在元位小數(shù)點后填寫到角分,無角分的,角分位可寫“00”或符號“-”有角無分的,分位應(yīng)寫“0”,不得用符號“-”代替。
(3) 漢字大寫金額數(shù)字,一律用正楷或行書書寫,如零壹貳叁肆伍陸柒捌玖拾佰仟萬億等易于辯認(rèn),不易涂改的字樣,不得用0一二三四五六七八九十或另、毛等簡化字代替,不得任意自造簡化字。
(4) 大寫金額數(shù)字到元或角止的,在“元”或“角”之后應(yīng)寫“整”或“正”字;大寫金額數(shù)字有分的,分字后面不寫“整”字。
(5) 大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的,應(yīng)當(dāng)加填貨幣名稱(如“人民幣”三字),貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。
(6) 阿拉伯金額數(shù)字中間有“0”時,大寫金額要寫“零”字:如人發(fā)幣101.50元,漢字大寫金額應(yīng)寫成壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金額數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”時,漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字,如¥1001.25,漢字大寫金額應(yīng)寫壹仟零壹元貳角伍分。又如¥1500.38,漢字大寫就寫人民幣壹仟伍佰元叁角捌分,或人民幣壹仟伍佰元零叁角捌分。
11.關(guān)于根據(jù)會計業(yè)務(wù)的特點書寫“摘要”
會計計憑證中有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容摘要必須真實。在填寫寫“摘要”時,既要簡明,又要全面,清晰,應(yīng)以說明問題為主。寫物要有品名、數(shù)量、單價:寫事要有過程,銀行結(jié)算憑證,要注明支票號碼,去向:送存款項,要注明現(xiàn)金支票匯票等。遇有沖轉(zhuǎn)業(yè)務(wù),不應(yīng)只寫沖轉(zhuǎn),應(yīng)寫明沖轉(zhuǎn)某年某日某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)和憑證號碼,也不能只寫對賬戶,要求“摘要”能夠準(zhǔn)確地,完整地反映經(jīng)濟活動和資金變化的來龍去脈,切忌含糊不清。
12.啟用賬簿的基本要求
為了保證會計賬薄記錄的合法性和資料的完整性,明確記賬責(zé)任,會計人員在啟用賬薄時,要填寫賬薄啟用表。賬薄啟用表的填寫要求是:
(1) 填寫啟用日期和啟用賬薄的起止頁數(shù)。如啟用的是訂本式賬薄,起止頁數(shù)已經(jīng)印好不需再填寫;啟用活頁式賬薄,起止頁數(shù)可等到裝訂成冊時再填。
(2) 填寫記賬人員姓名和會計主管人員姓名并加蓋印章,以示慎重和負(fù)責(zé)。
(3) 加蓋單位賬務(wù)公章,以示嚴(yán)峻。
(4) 當(dāng)記賬人員或會計人員工作變動時,應(yīng)辦好賬薄移交手續(xù),并在啟用上明確記錄交接日期及接辦人監(jiān)交人的姓名,并加蓋公章。
經(jīng)管人員一覽表如下:
單位名稱合宗號
賬薄名稱目錄號
賬薄頁數(shù)自第 頁起至第 頁止共 頁案宗號
使用日期自年 月 日至 年 月 日保管期限
單位領(lǐng)導(dǎo)人簽章會計主管人員簽章
經(jīng)管人員職別姓名 接管日期 簽章 移交日期 簽章
年月 日 年 月 日
13.登記賬薄的基本要求
為了保證賬薄記錄,成本計算和會計報表不出現(xiàn)差錯,登記賬薄必須根據(jù)審核無誤的記賬憑證進行
登記賬薄的基本要求是:
(1) 內(nèi)容準(zhǔn)確完整。登記會計賬薄時,應(yīng)當(dāng)將會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項計入賬內(nèi),做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清晰、登記及時,字跡工整。對于每項會計事項,一方面要計入有關(guān)的總賬,另一方面要計入該總賬所屬的明細(xì)賬。賬薄記錄中的日期,應(yīng)該填寫記賬憑證的日期;以自制的原始憑證(如收料單領(lǐng)料單等)作為記賬依據(jù)的,賬薄記錄中的日期應(yīng)按有關(guān)自制憑證上的日期填寫列。此外,負(fù)責(zé)登記賬薄的會計人員,在登記賬薄前,應(yīng)對已經(jīng)專門復(fù)核人員審查過的記賬憑證再復(fù)核一遍,這是崗位責(zé)任制和內(nèi)部牽扯制度的要求。如果記賬人員對記賬憑證中的某些問題弄不明白,可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請教;如果認(rèn)為記賬憑證的處理有錯誤,可暫停登記,及時向會計主管人員反映,由其做出更改或照登的決定。在任何情況下,凡不兼任填制記賬憑證工作的計賬人員都不得自行更改記賬憑證。
(2) 登記賬薄要及時。登記賬薄的間隔時間應(yīng)該多長,沒有統(tǒng)一的規(guī)定,這要看本單位所采用的詳細(xì)會計核算形式而定。總的來說是越短越好。一般情況下,總賬可以三五天登記一次,明細(xì)賬的登記時間間隔要短于總賬,日記賬和債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬一般一天就要登記一資?,F(xiàn)金銀行存款日記賬應(yīng)根據(jù)收付款記賬憑證隨時按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐筆登記,每日終了應(yīng)結(jié)出余額。經(jīng)營現(xiàn)金和銀行存款日記賬的專門人員,必須每日掌握銀行存款和現(xiàn)金的實有數(shù),謹(jǐn)防開出空頭支票和影響經(jīng)營活動的正常用款。
(3) 注明記賬符號。登記完畢后,要在記賬憑證上簽字或蓋章,并注明已經(jīng)登賬的符號,表示已經(jīng)記賬。在記賬憑證上設(shè)有專門的欄目應(yīng)注明記賬的符號,以免發(fā)生重記或漏記。
(4) 書寫留空。賬薄中書寫的文字的數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格,不要寫滿格,一般應(yīng)占格距的1/2。這樣,在一旦發(fā)生登記錯誤時,能比較容易地進行更正,同時也方便工作。
(5) 正常記賬使用藍(lán)黑墨水。登記賬薄要用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水書寫,不得使用圓珠筆(銀行的復(fù)寫賬薄除外)或者鉛筆書寫。在會計上,數(shù)字的顏色用錯了,其導(dǎo)致的概念混亂不亞于數(shù)字和文字的錯誤。
(6) 特別記賬使用紅墨水。對在登記賬薄中使用紅色墨水的問題依倨財政部會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的規(guī)定,下列情況,可發(fā)用紅色墨水記賬:A按按照紅字沖賬憑證,沖銷錯誤記錄:B在不設(shè)借貸等欄的多欄式賬頁中,登記減少數(shù);C在三欄式賬戶余額欄前,如未印明余額方向的,在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額;D根據(jù)國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。
(7) 順序連續(xù)登記。各種賬薄應(yīng)按頁次順序連續(xù)登記不得跳行隔頁。如果發(fā)生跳行隔頁,應(yīng)當(dāng)將空行空頁劃線注銷,或者注明“此行空白”字樣,并由記賬人員簽名或者蓋章。這對避免在賬薄登記中可能出現(xiàn)的漏洞,是十分必要的防范措施。
(8) 結(jié)出余額。凡需要結(jié)出余額的賬戶,結(jié)出余額后,應(yīng)當(dāng)在“借或貸”等欄內(nèi)寫“平”字,并在余額欄內(nèi)用“0”表示?,F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。一般來說,對于沒有余額的賬戶,在余額欄內(nèi)標(biāo)注的“0”應(yīng)當(dāng)放在“元”位。
(9) 過次承前。每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時,應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計數(shù)及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可將本頁合計數(shù)及金額的賬戶,在余額欄內(nèi)標(biāo)注的“0”應(yīng)當(dāng)放在“元”位。
(10) 過次承前。每一賬頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時,應(yīng)當(dāng)結(jié)出本頁合計數(shù)及余額,寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承前頁”字樣;也可將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關(guān)欄內(nèi),并在摘要欄內(nèi)注明“承前頁”字樣。也就是說,“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種:一是在本頁最后一行內(nèi)結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額然后過次頁并在次頁第一行承前頁;二是只在次頁第一行承前頁寫出發(fā)生額合計數(shù)及余額,不在上頁最后一行結(jié)出發(fā)生額合計數(shù)及余額后過次頁。
財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》還對“過次頁”的本頁合計數(shù)的結(jié)計方法,根據(jù)不同需要作了規(guī)定:
(A) 對需要結(jié)計本月發(fā)生額的賬戶,結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù),這樣做,便于根據(jù)“過次頁”的合計數(shù),隨時了解本月初到本頁末止的發(fā)生額,也便于月末結(jié)賬時,加計“合月合計”數(shù)。
(B) 對需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶,結(jié)計“過次頁”的本頁合計數(shù)應(yīng)當(dāng)為自年初起至本頁末止的累計數(shù);這樣做,便于根據(jù)“過次頁”的合計數(shù),隨時了解本年初到本頁末止的累計發(fā)生額也便于年終結(jié)賬時,加計“本年累計”數(shù)。
(C) 對既不需要結(jié)計本月發(fā)生額也不需要結(jié)計本年累計發(fā)生額的賬戶,可以只將每頁的余額結(jié)轉(zhuǎn)資頁,如某些材料明細(xì)賬戶就沒有必要將每頁的發(fā)生額結(jié)轉(zhuǎn)次頁。
(11) 定期打印。對于實行會計電算化的單位,財政部《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》還提出了打印上的要求:“實行會計電算化的單位,總賬和明細(xì)賬應(yīng)當(dāng)定期打印”;“發(fā)生收款和付款業(yè)務(wù)的,在輸入收款憑證和付款憑證的當(dāng)天必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬,并與庫存現(xiàn)金核結(jié)無誤。”之所以這樣做,是因為在以機器或其他磁性介質(zhì)儲存的狀態(tài)下,各種資料或數(shù)據(jù)的直觀性不強,而且信息處理的過程不明,不便于進行某些會計操作和進行內(nèi)部或外部審計,對會計信息的安全和完整也不利。
14.發(fā)現(xiàn)記賬錯誤時的處理
由于各種原因的存在,在制證記賬編表的過程中往往會發(fā)生一些錯誤,發(fā)現(xiàn)記賬錯誤時,根據(jù)賬薄錯誤的詳細(xì)情況可采取三種不同的更正方法:
(1) 畫線更正法。凡在結(jié)賬前發(fā)現(xiàn)賬薄記錄中文字或數(shù)字錯誤時,可采用此法。更正時,在賬薄中錯誤文字或數(shù)字上劃一紅線,以示注銷。劃線時,要劃去錯誤數(shù)字的整個數(shù)碼,不能只劃去其中個別數(shù)碼,然后,在紅線上方空白處填寫準(zhǔn)確的文字或數(shù)字,并由更正人員在更正處旁邊蓋章以示負(fù)責(zé)。
(2) 紅字更正法。當(dāng)記賬憑證中使用會計賬戶錯誤,或借貸方向錯誤,或金額記錄錯誤,并且已經(jīng)登記入賬從而造成賬薄記錄錯誤的情況下,可采用此法。更正時,首先填制一張內(nèi)容與錯誤憑證完全相同而金額是紅字的記賬憑證在摘要欄內(nèi)注明“更正XX號憑證錯誤”,并據(jù)以用紅字金額登記入賬,沖銷原有的記錄,然后,再用藍(lán)字填制一份符合經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容的記賬憑證并據(jù)以登記入賬。
(3) 補充登記法。記賬以后,雖然記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸賬戶沒有錯誤,但所填金額小于應(yīng)填寫金額時,可采用此法。更正時,按照準(zhǔn)確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額用藍(lán)字填制一張記賬憑證并據(jù)發(fā)登記入賬,這樣,就補記了少記的數(shù)字,使全部金額符合實際。采用此法時,必須在補充記賬憑證的摘要欄內(nèi)注明補充哪個月的哪一號記賬憑證。
15.賬實不符的處理
造成賬實不符的原因是多方面的,如賬產(chǎn)物資保管過程中發(fā)生的自然損耗;財政收發(fā)過程中由于計量或檢驗不準(zhǔn),造成多收或少收的差錯;由于管理不善,制度不嚴(yán)造成的財產(chǎn)損壞丟失被盜;在賬薄記錄中發(fā)生的重記漏記錯記;由于有關(guān)憑證未到,形成未達(dá)賬項,造成結(jié)算雙方賬務(wù)不符,以及發(fā)生意外災(zāi)害等。根據(jù)以上情況主要進行以下處理:
(1) 現(xiàn)金日記賬賬面余額與庫存現(xiàn)金數(shù)額不相符
采用實地盤點的方法來確定庫存現(xiàn)金的實存數(shù),然后再與現(xiàn)金日記賬余額核對,以查明賬實是否相符及盈虧情況?,F(xiàn)金清查后應(yīng)填寫“現(xiàn)金盤點報告表”并據(jù)以調(diào)整現(xiàn)金日記賬的賬面記錄。
(2) 銀行存款日記賬賬面余額與銀行對賬單的余額不相符。
通過與開戶銀行轉(zhuǎn)來的賬單進行核對,來查明銀行存款的實有數(shù)額。銀行存款日記賬與開戶銀行轉(zhuǎn)來的對賬單不一致的原因有兩個方面:
一是雙方或一方記賬錯誤;
二是存在未達(dá)賬項,對于未達(dá)賬項,應(yīng)通過編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表進行調(diào)整。
(3) 各項財產(chǎn)物資明細(xì)賬余額與財產(chǎn)物資的實有數(shù)額不相符
對各項財產(chǎn)物資的盤點結(jié)果,應(yīng)逐一填制存單,并同賬面余額核對,確認(rèn)盤盈盤虧數(shù),填制實存賬存對比表,作為調(diào)整賬面記錄的原始憑證。
(4) 有關(guān)債權(quán)債務(wù)明細(xì)賬賬面余額與對方單位的賬面記錄不相符
一般采用發(fā)函詢證的方法進行核對。在保證往來賬戶記錄完整準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上,編制往來款項對賬單,寄往各有關(guān)往來單位。對方單位核對后退回,蓋章表示核對相符,對方單位說明情況。據(jù)些編制“往業(yè)款項清查表”,注明核對相符與不相符的款項,對不相符的款項按有爭議、未達(dá)賬項、無法收回等到情況歸類合并,針對具本情況及明采取措施予以解決。
三業(yè)務(wù)質(zhì)量控制規(guī)范
1. 建立三級質(zhì)量審查制度。即記賬會計審查客戶憑證,主管會計審查記賬會計并編制對外會計報告,經(jīng)理復(fù)核對外會計報告。
2. 建立質(zhì)量獎懲制度。所有會計人員的工資與質(zhì)量全額掛鉤,實行嚴(yán)格考核。
3. 建立質(zhì)量淘汰制度。對發(fā)生嚴(yán)峻質(zhì)量問題造成客戶較大經(jīng)濟損失的,或嚴(yán)峻違背工作紀(jì)律、職業(yè)道德及法律、法規(guī)的,一律予以辭退。
四業(yè)務(wù)檔案管理辦法
1.對委托單位提供的原始憑證等會計資料負(fù)有保管的責(zé)任。處理完畢后,應(yīng)按規(guī)定及時返還委托單位,對代理業(yè)務(wù)形成的會計憑證、會計帳冊、財務(wù)會計報告等會計資料應(yīng)整理歸檔。
2.對每一客戶建立檔案,并由專人保管,內(nèi)容包括:用戶概況、代理記帳協(xié)議、原始憑證、會計憑證、會計帳冊、會計財務(wù)報表等交接驗收記錄。
3.對不真實、不合法的原始憑證,不得歸檔。對弄虛作假、嚴(yán)峻違法的原始憑證,在不歸檔的同時,應(yīng)當(dāng)予以扣留,并及時向單位領(lǐng)導(dǎo)人報告,哀求查明原因,追究當(dāng)事人的責(zé)任。對記載不明確、不完整的原始憑證,予以退回,要求經(jīng)辦人員更正、補充。
4.歸檔過程中如果發(fā)現(xiàn)對外送報的財務(wù)報告有錯誤,應(yīng)當(dāng)及時辦理更正手續(xù)。除更正本單位留存的財務(wù)報告外,并應(yīng)同時通知接受財務(wù)報告的單位更正。錯誤較多的,應(yīng)當(dāng)重新編報。
5.內(nèi)部調(diào)閱會計檔案需經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn),法律、法規(guī)規(guī)定有檔案查閱權(quán)的部門查閱會計檔案,必須持有效證件及相關(guān)證明材料,并經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。
五會計工作交接制度
1.本公司與委托記賬單位之間的會計資料的交接,嚴(yán)格按與委托記賬單位簽訂的合同執(zhí)行,即雙方指定人員,在本公司準(zhǔn)備的《會計資料交接簽收登記簿》上簽字確認(rèn)。
2.本公司與委托記賬單位終止委托合同時,所有會計資料全部移交給代理記賬單位,其未了會計事宜按本章會計工作交接之規(guī)定執(zhí)行。
3. 會計人員工作調(diào)動或者因故離職,必須將本人所經(jīng)管的會計工作全部移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的,不得調(diào)動或者離職。
4. 會計人員辦理移交手續(xù)前,必須及時做好以下工作:
(1)已經(jīng)受理的經(jīng)濟業(yè)務(wù)尚未填制會計憑證的,應(yīng)當(dāng)填制完畢。
(2)尚未登記的帳目,應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤叄⒃谧詈笠还P余額后加蓋經(jīng)辦人員印章。
(3)整理應(yīng)該移交的各項資料,對未了事項寫出書面材料。
(4)編制移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計憑證、會計帳簿、會計報表、印章、現(xiàn)金、有價證券、支票簿、發(fā)票、文件、會計軟件及密碼、會計軟件數(shù)據(jù)磁盤(磁帶等)及有關(guān)資料、實物其他會計資料和物品等內(nèi)容。
5. 會計人員辦理交接手續(xù),必須有監(jiān)交人負(fù)責(zé)監(jiān)交。一般會計人員交接,由單位會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員負(fù)責(zé)監(jiān)交;會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員交接,由單位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)監(jiān)交,必要時可由上級主管部門派人會同監(jiān)交。
6. 移交人員在辦理移交時,要按移交清冊逐項移交;接替人員要逐項核對點收。
(1)會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他會計資料必須完整無缺。如有短缺,必須查清原因,并在移交清冊中注明,由移交人員負(fù)責(zé)。
(2)各明細(xì)帳戶余額要與總帳有關(guān)帳戶余額核對相符;必要時,要抽查個別帳戶的余額與代理記賬單位核對清晰。
(3)移交人員從事會計電算化工作的,要對有關(guān)電子數(shù)據(jù)在實際操作狀態(tài)下進行交接。
7. 會計機構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員移交時,還必須將全部財務(wù)會計工作、重大財務(wù)收支和會計人員的情況等,向接替人員詳細(xì)介紹。對需要移交的遺留問題,應(yīng)當(dāng)寫出書面材料。
8. 交接完畢后,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交注冊上簽名或者蓋章,并應(yīng)在移交注冊上注明:單位名稱,交接日期,交接雙方和監(jiān)交人員的職務(wù)、姓名,移交清冊頁數(shù)以及需要說明的問題和意見等。
移交清冊一般應(yīng)當(dāng)填制一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。
9. 接替人員應(yīng)當(dāng)繼承使用移交的會計帳簿,不得自行另立新帳,以保持會計記錄的連續(xù)性。
10. 移交人員對所移交的會計憑證、會計帳簿、會計報表和其他有關(guān)資料的合法性、真實性承擔(dān)法律責(zé)任。
六電腦記賬操作管理制度
1.會計電算化硬件設(shè)備是指專用于會計電算的微機及其配套設(shè)備。包括:伺服器、工作站、網(wǎng)線、打印機等。會計電算化的硬件設(shè)備由財務(wù)部門管理和使用,非會計電算化人員一般不得使用,特別確需使用時,應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),在不影響會計電算正常工作情況下進行。
2.財務(wù)軟件是用于完成會計核算、處理會計業(yè)務(wù)的軟件。操作人員在實際工作中發(fā)現(xiàn)軟件的設(shè)計功能不能正常運行時,應(yīng)立刻與軟件開發(fā)商聯(lián)系,進行修理、調(diào)試后,應(yīng)及時檢查和核對。以確保相應(yīng)賬務(wù)資料和功能的準(zhǔn)確性。
3.次月10日前對上月的會計資料進行備份。操作人員運用財務(wù)軟件時必須通過系統(tǒng)功能選項進入系統(tǒng)操作。應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)置操作權(quán)限和密碼。操作人員對使用的硬件設(shè)備的安全負(fù)責(zé)。下班時應(yīng)關(guān)閉電源,設(shè)備的開啟和關(guān)閉應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定程序進行。
4.明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限, 對操作密碼要嚴(yán)格管理,指點專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件;
5.防備已輸入計算機的原始憑證和記帳憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機內(nèi)帳簿;
6.操作人員離開機房前,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件;
7.根據(jù)本單位實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容;
8.保證機房設(shè)備安全和計算機正常運行是進行會計電算化的前提條件,要常常對有關(guān)設(shè)備進行保養(yǎng),保持機房和設(shè)備的整齊,防止意外事故的發(fā)生;
9.確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除; 對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份;
10.對正在使用的會計核算軟件進行修改、對通用會計軟件進行升版和計算機硬件設(shè)備進行更換等工作,要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過程中,要保證明際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由有關(guān)人員進行監(jiān)督;
11.健全計算機硬件和軟件出現(xiàn)故障時進行排除的管理措施,保證會計數(shù)據(jù)的完整性;
12.健全必要的防治計算機病毒的措施。
代理記賬的特征
代理記賬是指會計咨詢、服務(wù)機構(gòu)及其他組織等經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)立從事會計代理記賬業(yè)務(wù)的中介機構(gòu)接受獨立核算單位的委托,代替其辦理記賬、算賬、報賬業(yè)務(wù)的一種社會性會計服務(wù)活動。代理記賬的主體是經(jīng)批準(zhǔn)設(shè)立從事會計代理記賬業(yè)務(wù)的中介機構(gòu),包括會計師事務(wù)所、代理記賬公司及其他具有代理記賬資格的其他中介機構(gòu);代理記賬的對象是不具備設(shè)置會計機構(gòu)、或者在有關(guān)機構(gòu)中設(shè)置專職會計人員的獨立核算單位,如小型經(jīng)濟組織、應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶等;代理記賬的內(nèi)容主要是代替獨立核算單位辦理記賬、算賬、報賬等業(yè)務(wù);代理記賬的性質(zhì)是一種社會性會計服務(wù)活動,是會計工作社會化、專門化的表現(xiàn);代理記賬在法律上的表現(xiàn)則是通過簽訂委托合同的方式來明確和規(guī)范委托及受托雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。
代理記賬的條件
一個單位是否選擇“代理記賬”取決于該單位是否具備配備專職會計人員的條件,這應(yīng)該由各單位根據(jù)自身會計業(yè)務(wù)的需要自主決定。一般而言,單位規(guī)模的大小、經(jīng)濟業(yè)務(wù)和財務(wù)收支的繁簡程度、經(jīng)營管理的要求等,是決定單位是否配備專職會計人員的主要因素。單位規(guī)模大、經(jīng)濟業(yè)務(wù)多、財務(wù)收支量大、在經(jīng)營管理上要求高的單位,一般應(yīng)該單獨設(shè)置會計機構(gòu)并配備專職的會計人員,以便及時組織本單位各項經(jīng)濟活動和財務(wù)收支的核算,實行有效的會計監(jiān)督,以保證會計工作的效率和會計信息的質(zhì)量。由此可見,代理記賬的委托單位應(yīng)該且必須是小型的經(jīng)濟組織和應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶。至于什么是小型的經(jīng)濟組織,我國目前并沒有明確的判斷標(biāo)準(zhǔn),一般可以根據(jù)注冊資本、銷售額、從業(yè)人員及資產(chǎn)總額等情況進行綜合判斷。而應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶,則是指從事生產(chǎn)經(jīng)營并有固定生產(chǎn)經(jīng)營場所而且沒有免除建賬義務(wù)的個體工商戶。這可以在國家稅務(wù)總局于1997年6月19日頒發(fā)的《個體工商戶建賬管理暫行辦法》中找到依據(jù)。
需要明確指出的是,一個單位是否設(shè)置專職會計人員,應(yīng)該由單位自行決定,但建賬則是強制性的要求,是否建賬的最終核定權(quán)歸行政主管機關(guān)。
看了“代理記賬業(yè)務(wù)規(guī)范”的人還看了: