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出納收到備用金應如何記賬

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出納收到備用金應如何記賬

  備用金是企業(yè)、機關(guān)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織等撥付給非獨立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支等用的款項。那么出納收到備用金要怎么記賬呢?下面讓學習啦小編來告訴大家出納收到備用金應如何記賬,希望能幫到你。

  出納收到備用金記賬的方法

  1.備用金借支管理

  (1)由企業(yè)各部門填制“備用金借款單”,一方面財務部門應管理需要核定各零星開支,另一方面則憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。

  (2)各部門零星備用空一般不得超過規(guī)定數(shù)額,若遇特殊情況,應由管理部門經(jīng)理核準。

  (3)各部門借支零星備用金時,應將取得的正式發(fā)票定期送到備用金管理人員(出納人員)手中,沖轉(zhuǎn)借支款或補充備用全。

  2.備用金保管

  (1)備用金收支應設(shè)置“備用金”賬戶,并編制“收、支日報表”遞交財務經(jīng)理。

  (2)備用金應根據(jù)取得的發(fā)票定瑚編制備用金支出一覽表,及時反映備用金支出情況。

  (3)備用金賬戶應做到逐月結(jié)清。

  (4)出納人員應妥善保管與備用金相關(guān)的各種票據(jù)。

  3.備用金的預借

  (1)備用金管理一般有定額管理和非定額管理兩種方法。定額管理是根據(jù)各部門的實際需要和單位的財務負擔能力核定并報有關(guān)領(lǐng)導批準的備用金定額;非定額管理是按每次業(yè)務所需備用金管理額預借并按報銷壘頓核銷的備用金。

  (2)財會部門應會同單位有關(guān)部門制定備用金的使用范圍,開支權(quán)限,領(lǐng)款、報精手續(xù)及報銷期限,并在預借時向?qū)iT負責人予以書面說明。

  (3)領(lǐng)用備用金時,應借記“其他應收款-A部門(××個人)備用金”科目,貸記“庫存現(xiàn)金”科目。

  4.備用金的報銷

  (1)定額備用金的報銷。各部門在使用備用金后要到財務部門報銷,報銷期限至少每月一次,報鋪時出納員接審核無誤的報銷單據(jù)支付現(xiàn)金給備用壘管理人,補足其原定額。只有等到期末終了、撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時才全部交田備用金。

  (2)非定額備用金的報銷。非定額備用金一般系根據(jù)特定業(yè)務的需要而預借,因此并非長期保留項目,而是在業(yè)務辦理完后憑有關(guān)票據(jù)到財務部門一班性報銷,多退少補,一次結(jié)清,下次再用時則重新辦理手續(xù),管理上與差旅費的預借和報銷十分類似。

  【例】月末生產(chǎn)部門備用金保管員小劉報銷辦公用品支出300元。編制會計分錄如下:

  借:制造費用 300

  貸:庫存現(xiàn)金 300

  【例5-3】年度終了,收回生產(chǎn)部門備用金1 000元,待重新核定后再設(shè)立備用金。編制會計分錄如下:

  借:庫存現(xiàn)金 1 000

  貸:其他應收款——生產(chǎn)部門備用金 1 000

  出納對備用金的管理

  各預算單位領(lǐng)取的備用金應按國務院頒發(fā)的《現(xiàn)金管理條例》進行管理,單位所發(fā)生的經(jīng)濟往來,除規(guī)定的范圍可使用現(xiàn)金外,其他應通過銀行進行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。備用金管理包括借支管理和保管管理。

  借支

  1、企業(yè)各部門填制"備用金借款單",一方面財務部門核定其零星開支便于管理;另一方面,憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。

  2、各部門零星備用金,一般不得超過規(guī)定數(shù)額,若遇特殊需要應由企業(yè)部門經(jīng)理核準。

  3、各部門零星備用金借支應將取得的正式發(fā)票定期送到財務部門備用金管理人員(出納員)手中,沖轉(zhuǎn)借支款或補充備用金。

  保管

  1、備用金收支應設(shè)置"備用金"賬戶,并編制"收、支日報表"送經(jīng)理。

  2、備用金定期根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表,及時反映備用金支出情況。

  3、備用金賬戶應做到逐月結(jié)清。

  4、出納人員應妥善保管各種與備用金相關(guān)的各種票據(jù)。

  備用金的管理不論采用何種辦法,都應嚴格備用金的預借、使用和報銷的手續(xù)制度。

  定額

  (一)定額管理

  定額管理是指按用款部門的實際需要,核定備用金定額,并按定額撥付現(xiàn)金的管理辦法。用款部門按規(guī)定的開支范圍支用備用金后,憑有關(guān)支出憑證向財會部門報銷,財會部門如數(shù)付給現(xiàn)金,使備用金仍與定額保持一致。一般對用于費用開支的小額備用金,實行定額管理的辦法;對用于銷售找零用的備用金,按營業(yè)柜組核定定額,并撥給現(xiàn)金。各柜組可從銷貨款中經(jīng)常保留核定的找零款,不存在支出和報銷的問題。

  非定額

  (二)非定額管理

  非定額管理是指用款部門根據(jù)實際需要向財會部門領(lǐng)款的管理辦法。在憑有關(guān)支出憑證向財會部門報銷時,作為減少備用金處理,直到用完為止。如需補充備用金,再另行辦理撥款和領(lǐng)款手續(xù)。對用于收購農(nóng)副產(chǎn)品的備用金,在集中收購旺季時一般采用非定額管理的辦法,在淡季零星收購時則采用定額管理的辦法,實行交貨補款。

  總而言之,無論實行哪種管理辦法,都要建立健全備用金的領(lǐng)用、保管和報銷等手續(xù)制度,并指定專人負責經(jīng)管備用金。經(jīng)管人員發(fā)生變動時,必須辦理交接手續(xù),以明確經(jīng)濟責任。

  備用金的核算,可在"其他應收款"賬戶內(nèi)核算,也可單獨設(shè)置"備用金"賬戶。它屬于資產(chǎn)類賬戶,借方登記增加數(shù),貸方登記減少數(shù),余額表示庫存的備用金數(shù)額,并按照領(lǐng)用單位或個人設(shè)明細分類賬戶核算。

  制度

  1.設(shè)置批準制度

  對哪些部門、哪些業(yè)務實施備用金管理,應建立一個規(guī)范的申請、批準制度。

  2.定額管理制度

  對批準使用備用金的部門,必須根據(jù)需要事先核定一個科學合理的備用金定額。

  3.日常管理責任制度

  使用部門必須對備用金指定專人管理,并明確管理人員必須執(zhí)行的現(xiàn)金管理制度、按規(guī)定的使用范圍和開支權(quán)限使用、接受財會部門的管理及定期報帳等各項責任制度。

  4.清查盤點制度

  財會部門必須對備用金建立定期與不定期相結(jié)合的清查盤點,防止挪用或濫用,保證備用金的安全完整。

  5.審查入帳制度

  對備用金使用部門報銷的所有票據(jù),財會部門都要象對其他原始憑證一樣,進行嚴格的審核后方能付款記賬。


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