備用金記賬
精打細算的從來都是會計,那么會計是怎么來完善這個“細”的呢,學習啦為你帶來以下內(nèi)容。
什么是備用金?
備用金(國際上也稱暫定金額)是企業(yè)、機關、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織等撥付給非獨立核算的內(nèi)部單位或工作人員備作差旅費、零星采購、零星開支等用的款項。備用金應指定專人負責管理,按照規(guī)定用途使用,不得轉借給他人或挪作他用。預支備作差旅費、零星采購等用的備作金,一般按估計需用數(shù)額領取,支用后一次報銷,多退少補。前賬未清,不得繼續(xù)預支。對于零星開支用的備用金,可實行定額備用金制度,即由指定的備用金負責人按照規(guī)定的數(shù)額領取,支用后按規(guī)定手續(xù)報銷,補足原定額。實行定額備用金制度的單位,備用金領用部門支用備用金后,應根據(jù)各種費用憑證編制費用明細表,定期向財會部門報銷,領回所支用的備用金。對于預支的備用金,撥付時可記入“備用金”(或“其他應收款”)科目的借方;報銷和收回余款時記入該科目的貸方。在實行定額備用金制度的單位,除撥付、增加或減少備用金定額時通過“備用金”科目核算外,日常支用報銷補足定額時,都毋須通過該科目而將支用數(shù)直接記入有關成本類科目、費用類科目。
備用金的核定
預算單位為辦理日常零星開支,需要保持一定數(shù)量的庫存?zhèn)溆媒?,一般不超過3~5天零星支付所需現(xiàn)金。各預算單位應根據(jù)本單位的業(yè)務量、規(guī)模大小及零星開支情況提出備用金額度申請,支付中心依據(jù)預算單位的申請及具體業(yè)務情況審定備用金額度,并簽訂備用金管理責任書。
備用金的管理
各預算單位領取的備用金應按國務院頒發(fā)的《現(xiàn)金管理條例》進行管理,單位所發(fā)生的經(jīng)濟往來,除規(guī)定的范圍可使用現(xiàn)金外,其他應通過銀行進行轉賬結算。
備用金管理包括借支管理和保管管理。
備用金借支管理
1、企業(yè)各部門填制“備用金借款單”,一方面財務部門核定其零星開支便于管理;另一方面,憑此單據(jù)支給現(xiàn)金。
2、各部門零星備用金,一般不得超過規(guī)定數(shù)額,若遇特殊需要應由企業(yè)部門經(jīng)理核準。
3、各部門零星備用金借支應將取得的正式發(fā)票定期送到財務部門備用金管理人員(出納員)手中,沖轉借支款或補充備用金。
備用金保管
1、備用金收支應設置“備用金”賬戶,并編制“收、支日報表”送經(jīng)理。
2、備用金定期根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出一覽表,及時反映備用金支出情況。
3、備用金賬戶應做到逐月結清。
4、出納人員應妥善保管各種與備用金相關的各種票據(jù)。
備用金的管理不論采用何種辦法,都應嚴格備用金的預借、使用和報銷的手續(xù)制度。
備用金的管理有定額管理和非定額管理兩種辦法。
(一)定額管理
定額管理是指按用款部門的實際需要,核定備用金定額,并按定額撥付現(xiàn)金的管理辦法。用款部門按規(guī)定的開支范圍支用備用金后,憑有關支出憑證向財會部門報銷,財會部門如數(shù)付給現(xiàn)金,使備用金仍與定額保持一致。一般對用于費用開支的小額備用金,實行定額管理的辦法;對用于銷售找零用的備用金,按營業(yè)柜組核定定額,并撥給現(xiàn)金。各柜組可從銷貨款中經(jīng)常保留核定的找零款,不存在支出和報銷的問題。
(二)非定額管理
非定額管理是指用款部門根據(jù)實際需要向財會部門領款的管理辦法。在憑有關支出憑證向財會部門報銷時,作為減少備用金處理,直到用完為止。如需補充備用金,再另行辦理撥款和領款手續(xù)。對用于收購農(nóng)副產(chǎn)品的備用金,在集中收購旺季時一般采用非定額管理的辦法,在淡季零星收購時則采用定額管理的辦法,實行交貨補款。
總而言之,無論實行哪種管理辦法,都要建立健全備用金的領用、保管和報銷等手續(xù)制度,并指定專人負責經(jīng)管備用金。經(jīng)管人員發(fā)生變動時,必須辦理交接手續(xù),以明確經(jīng)濟責任。
備用金的核算,可在“其他應收款”賬戶內(nèi)核算,也可單獨設置“備用金”賬戶。它屬于資產(chǎn)類賬戶,借方登記增加數(shù),貸方登記減少數(shù),余額表示庫存的備用金數(shù)額,并按照領用單位或個人設明細分類賬戶核算。
例:某商業(yè)企業(yè)的儲運部門發(fā)生與備用金有關的經(jīng)濟業(yè)務如下:
(1)按定額管理核算:
借:其他應收款——備用金——儲運部門 500
貸:現(xiàn)金 500
(2)按非定額管理核算:
借:其他應收款——備用金——儲運部門 500
貸:現(xiàn)金 500
2.儲運部門報銷運費250元。
(1)按定額管理核算:
借:經(jīng)營費用——運費 250
貸:現(xiàn)金 250
(2)按非定額管理核算:
借:經(jīng)營費用——運費 250
貸:其他應收款——備用金——儲運部門 250
3.儲運部門將備用金的余額交回財會部門。
(1)按定額管理核算:
借:現(xiàn)金 500
貸:其他應收款——備用金——儲運部門 500
(2)按非定額管理核算:
借:現(xiàn)金 250
貸:其他應收款——備用金——儲運部門 250
定額備用金管理制度設計
1.設置批準制度
對哪些部門、哪些業(yè)務實施備用金管理,應建立一個規(guī)范的申請、批準制度。
2.定額管理制度
對批準使用備用金的部門,必須根據(jù)需要事先核定一個科學合理的備用金定額。
3.日常管理責任制度
使用部門必須對備用金指定專人管理,并明確管理人員必須執(zhí)行的現(xiàn)金管理制度、按規(guī)定的使用范圍和開支權限使用、接受財會部門的管理及定期報帳等各項責任制度。
4.清查盤點制度
財會部門必須對備用金建立定期與不定期相結合的清查盤點,防止挪用或濫用,保證備用金的安全完整。
5.審查入帳制度
對備用金使用部門報銷的所有票據(jù),財會部門都要象對其他原始憑證一樣,進行嚴格的審核后方能付款記賬。