2017年會(huì)計(jì)從業(yè)《會(huì)計(jì)電算化》大綱(2)
第三章 會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用
【基本要求】
1.掌握會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用流程
2.掌握會(huì)計(jì)軟件的初始化應(yīng)用
3.掌握會(huì)計(jì)軟件主要功能模塊的應(yīng)用，包括賬務(wù)處理、固定資產(chǎn)管理、工資管理、應(yīng)付管理、應(yīng)收管理、報(bào)表管理等模塊
【考試內(nèi)容】
第一節(jié) 會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用流程
會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用流程一般包括系統(tǒng)初始化、日常處理和期末處理等環(huán)節(jié)。
一、系統(tǒng)初始化
(一)系統(tǒng)初始化的特點(diǎn)和作用
系統(tǒng)初始化是系統(tǒng)首次使用時(shí)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，并錄入基礎(chǔ)檔案與初始數(shù)據(jù)的過(guò)程。
系統(tǒng)初始化是會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的基礎(chǔ)。它將通用的會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)變?yōu)闈M足特定企業(yè)需要的系統(tǒng)，使手工環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算和數(shù)據(jù)處理工作得以在計(jì)算機(jī)環(huán)境下延續(xù)和正常運(yùn)行。
(二)系統(tǒng)初始化的內(nèi)容
系統(tǒng)初始化的內(nèi)容包括系統(tǒng)級(jí)初始化和模塊級(jí)初始化。
1.系統(tǒng)級(jí)初始化
系統(tǒng)級(jí)初始化是設(shè)置會(huì)計(jì)軟件所公用的數(shù)據(jù)、參數(shù)和系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息，其初始化的內(nèi)容涉及多個(gè)模塊的運(yùn)行，不特定專(zhuān)屬于某個(gè)模塊。
系統(tǒng)級(jí)初始化內(nèi)容主要包括：(1)創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息;(2)增加操作員并設(shè)置權(quán)限;(3)設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息。
2.模塊級(jí)初始化
模塊級(jí)初始化是設(shè)置特定模塊運(yùn)行過(guò)程中所需要的參數(shù)、數(shù)據(jù)和本模塊的基礎(chǔ)信息，以保證模塊按照企業(yè)的要求正常運(yùn)行。
模塊級(jí)初始化內(nèi)容主要包括：(1)設(shè)置模塊控制參數(shù);(2)設(shè)置模塊基礎(chǔ)信息;(3)錄入模塊初始數(shù)據(jù)。
二、日常處理
(一)日常處理的含義
日常處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)，企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中重復(fù)、頻繁發(fā)生的業(yè)務(wù)處理過(guò)程。
(二)日常處理的特點(diǎn)
1.日常業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，需要輸入的數(shù)據(jù)量大;
2.日常業(yè)務(wù)在每個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)重復(fù)發(fā)生，所涉及金額不盡相同。
三、期末處理
(一)期末處理的含義
期末處理是指在每個(gè)會(huì)計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)。
(二)期末處理的特點(diǎn)
1.有較為固定的處理流程;
2.業(yè)務(wù)可以由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。
四、數(shù)據(jù)管理
在會(huì)計(jì)軟件應(yīng)用的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)注意對(duì)數(shù)據(jù)的管理。
(一)數(shù)據(jù)備份
數(shù)據(jù)備份是指將會(huì)計(jì)軟件的數(shù)據(jù)輸出保存在其他存儲(chǔ)介質(zhì)上，以備后續(xù)使用。數(shù)據(jù)備份主要包括賬套備份、年度賬備份等。
(二)數(shù)據(jù)還原
數(shù)據(jù)還原又稱(chēng)數(shù)據(jù)恢復(fù)，是指將備份的數(shù)據(jù)使用會(huì)計(jì)軟件恢復(fù)到計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上。它與數(shù)據(jù)備份是一個(gè)相反的過(guò)程。數(shù)據(jù)還原主要包括賬套還原、年度賬還原等。
第二節(jié) 系統(tǒng)級(jí)初始化
系統(tǒng)級(jí)初始化包括創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息、增加操作員并設(shè)置權(quán)限、設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息等內(nèi)容。
一、創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息
(一)創(chuàng)建賬套
賬套是指存放會(huì)計(jì)核算對(duì)象的所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件的總稱(chēng)，賬套中包含的文件有會(huì)計(jì)科目、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等等。一個(gè)賬套只能保存一個(gè)會(huì)計(jì)核算對(duì)象的業(yè)務(wù)資料，這個(gè)核算對(duì)象可以是企業(yè)的一個(gè)分部，也可以是整個(gè)企業(yè)集團(tuán)。
建立賬套是指在會(huì)計(jì)軟件中為企業(yè)建立一套符合核算要求的賬簿體系。在同一會(huì)計(jì)軟件中可以建立一個(gè)或多個(gè)賬套。
(二)設(shè)置賬套相關(guān)信息
建立賬套時(shí)需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和核算要求設(shè)置相關(guān)信息。賬套信息主要包括賬套號(hào)、企業(yè)名稱(chēng)、企業(yè)性質(zhì)、會(huì)計(jì)期間、記賬本位幣等。
(三)賬套參數(shù)的修改
賬套建立后，企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要對(duì)某些已經(jīng)設(shè)定的參數(shù)內(nèi)容進(jìn)行修改。如果賬套參數(shù)內(nèi)容已被使用，進(jìn)行修改可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的紊亂，因此，對(duì)賬套參數(shù)的修改應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎。
二、管理用戶(hù)并設(shè)置權(quán)限
(一)管理用戶(hù)
用戶(hù)是指有權(quán)登錄系統(tǒng)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行操作的人員。管理用戶(hù)主要是指將合法的用戶(hù)增加到系統(tǒng)中，設(shè)置其用戶(hù)名和初始密碼;對(duì)不再使用系統(tǒng)的人員進(jìn)行注銷(xiāo)等操作。
(二)設(shè)置權(quán)限
在增加用戶(hù)后，一般應(yīng)該根據(jù)用戶(hù)在企業(yè)核算工作中所擔(dān)任的職務(wù)、分工來(lái)設(shè)置、修改其對(duì)各功能模塊的操作權(quán)限。通過(guò)設(shè)置權(quán)限，用戶(hù)不能進(jìn)行沒(méi)有權(quán)限的操作，也不能查看沒(méi)有權(quán)限的數(shù)據(jù)。
三、設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息
設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息包括設(shè)置編碼方案、基礎(chǔ)檔案、收付結(jié)算信息、憑證類(lèi)別、外幣和會(huì)計(jì)科目等。
(一)設(shè)置編碼方案
設(shè)置編碼方案是指設(shè)置具體的編碼規(guī)則，包括編碼級(jí)次、各級(jí)編碼長(zhǎng)度及其含義。其目的在于方便企業(yè)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級(jí)管理。設(shè)置編碼的對(duì)象包括部門(mén)、職員、客戶(hù)、供應(yīng)商、科目、存貨分類(lèi)、成本對(duì)象、結(jié)算方式和地區(qū)分類(lèi)等。編碼符號(hào)能唯一地確定被標(biāo)識(shí)的對(duì)象。
(二)設(shè)置基礎(chǔ)檔案
設(shè)置基礎(chǔ)檔案是后續(xù)進(jìn)行具體核算、數(shù)據(jù)分類(lèi)、匯總的基礎(chǔ)，其內(nèi)容一般包括設(shè)置企業(yè)部門(mén)檔案、職員信息、往來(lái)單位信息、項(xiàng)目信息等。
(三)設(shè)置收付結(jié)算方式
設(shè)置收付結(jié)算方式一般包括設(shè)置結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱(chēng)等。其目的是建立和管理企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及的貨幣結(jié)算方式，方便銀行對(duì)賬、票據(jù)管理和結(jié)算票據(jù)的使用。
(四)設(shè)置憑證類(lèi)別
設(shè)置憑證類(lèi)別是指對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類(lèi)編制。用戶(hù)可以按照企業(yè)的需求選擇或自定義憑證類(lèi)別。
憑證類(lèi)別設(shè)置完后，用戶(hù)應(yīng)該設(shè)置憑證類(lèi)別限制條件和限制科目，兩者組成憑證類(lèi)別校驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)，供系統(tǒng)對(duì)錄入的記賬憑證進(jìn)行輸入校驗(yàn)，以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類(lèi)別是否相符。
(五)設(shè)置外幣
設(shè)置外幣是指當(dāng)企業(yè)有外幣核算業(yè)務(wù)時(shí)，設(shè)置所使用的外幣幣種、核算方法和具體匯率。通常在設(shè)置外幣時(shí)，需要輸入幣符、幣名、固定匯率或浮動(dòng)匯率、記賬匯率和折算方式等信息。
(六)設(shè)置會(huì)計(jì)科目
設(shè)置會(huì)計(jì)科目就是將企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所需要使用的會(huì)計(jì)科目錄入到系統(tǒng)中，并按照企業(yè)核算要求和業(yè)務(wù)要求，對(duì)每個(gè)科目的核算屬性進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置會(huì)計(jì)科目是填制會(huì)計(jì)憑證、記賬、編制報(bào)表等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。
系統(tǒng)通常會(huì)提供預(yù)置的會(huì)計(jì)科目。用戶(hù)可以直接引入系統(tǒng)提供的預(yù)置會(huì)計(jì)科目，在此基礎(chǔ)上根據(jù)需要，增加、修改、刪除會(huì)計(jì)科目。如果企業(yè)所使用的會(huì)計(jì)科目與預(yù)置的會(huì)計(jì)科目相差較多，用戶(hù)也可以根據(jù)需要自行設(shè)置全部會(huì)計(jì)科目。
增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)遵循先設(shè)置上級(jí)會(huì)計(jì)科目，再設(shè)置下級(jí)會(huì)計(jì)科目的順序。會(huì)計(jì)科目編碼、會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)不能為空。增加的會(huì)計(jì)科目編碼必須遵循會(huì)計(jì)科目編碼方案。
刪除會(huì)計(jì)科目時(shí)，必須先從末級(jí)會(huì)計(jì)科目刪除。刪除的會(huì)計(jì)科目不能為已經(jīng)使用的會(huì)計(jì)科目。
第三節(jié) 賬務(wù)處理模塊的應(yīng)用
一、賬務(wù)處理模塊初始化工作
(一)設(shè)置控制參數(shù)
在會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行之前，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度和內(nèi)部控制制度來(lái)選擇相應(yīng)的運(yùn)行控制參數(shù)，以符合企業(yè)核算的要求。在賬務(wù)處理模塊中，常見(jiàn)的參數(shù)設(shè)置包括：憑證編號(hào)方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結(jié)算方式和結(jié)算號(hào)、現(xiàn)金流量科目是否必須輸入現(xiàn)金流量項(xiàng)目、出納憑證是否必須經(jīng)過(guò)出納簽字、是否對(duì)資金及往來(lái)科目實(shí)行赤字提示等。
(二)錄入會(huì)計(jì)科目初始數(shù)據(jù)
會(huì)計(jì)科目初始數(shù)據(jù)錄入是指第一次使用賬務(wù)處理模塊時(shí)，用戶(hù)需要在開(kāi)始日常核算工作前將會(huì)計(jì)科目的初始余額以及發(fā)生額等相關(guān)數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。
1.錄入會(huì)計(jì)科目期初余額
在系統(tǒng)中一般只需要對(duì)末級(jí)科目錄入期初余額，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)下級(jí)會(huì)計(jì)科目自動(dòng)匯總生成上級(jí)會(huì)計(jì)科目的期初余額。
在期初余額錄入完畢后，用戶(hù)應(yīng)該進(jìn)行試算平衡，以檢查期初余額的錄入是否正確。一般情況下，由于初始化的工作量較大，在日常業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)可能初始化工作仍然沒(méi)有完成，因此即使試算報(bào)告提示有誤，仍可以輸入記賬憑證，但是不能記賬。
2.錄入會(huì)計(jì)科目本年累計(jì)發(fā)生額
用戶(hù)如在會(huì)計(jì)年度初建賬，只需將各個(gè)會(huì)計(jì)科目的期初余額錄入到系統(tǒng)中即可;用戶(hù)如在會(huì)計(jì)年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會(huì)計(jì)科目截止上月份的累計(jì)發(fā)生額。系統(tǒng)一般能根據(jù)本月月初數(shù)和本年度截止上月份的借、貸方累計(jì)發(fā)生數(shù)，自動(dòng)計(jì)算出本會(huì)計(jì)年度各會(huì)計(jì)科目的年初余額。
二、賬務(wù)處理模塊日常處理
(一)憑證管理
1.憑證錄入
(1)憑證錄入的內(nèi)容
憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類(lèi)別、憑證編號(hào)、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會(huì)計(jì)科目、發(fā)生金額、制單人等。用戶(hù)應(yīng)該確保憑證錄入的完整、準(zhǔn)確。另外，對(duì)于系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)已經(jīng)設(shè)置為輔助核算的會(huì)計(jì)科目，在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出相應(yīng)的窗口，要求根據(jù)科目屬性錄入相應(yīng)的輔助信息;對(duì)于設(shè)置為外幣核算的會(huì)計(jì)科目，系統(tǒng)會(huì)要求輸入外幣金額和匯率;對(duì)于設(shè)置為數(shù)量核算的會(huì)計(jì)科目，系統(tǒng)會(huì)要求輸入該會(huì)計(jì)科目發(fā)生的數(shù)量和交易的單價(jià)。
(2)憑證錄入的輸入校驗(yàn)
在憑證實(shí)時(shí)校驗(yàn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)對(duì)憑證內(nèi)容的合法性進(jìn)行校驗(yàn)。校驗(yàn)的內(nèi)容包括：
?、贂?huì)計(jì)科目是否存在，即會(huì)計(jì)科目是否是初始化時(shí)設(shè)置的會(huì)計(jì)科目;
?、跁?huì)計(jì)科目是否為末級(jí)科目;
③會(huì)計(jì)科目是否符合憑證的類(lèi)別限制條件;
?、馨l(fā)生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”的記賬憑證要求;
⑤憑證必填內(nèi)容是否填寫(xiě)完整;
?、奘止ぬ钪茟{證號(hào)的情況下還需校驗(yàn)憑證號(hào)的合理性。
2.憑證修改
(1)憑證修改的內(nèi)容
憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類(lèi)別、編號(hào)不能修改，制單日期的修改也會(huì)受到限制。在對(duì)憑證進(jìn)行修改后，系統(tǒng)仍然會(huì)按照憑證錄入時(shí)的校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)憑證內(nèi)容進(jìn)行檢查，只有滿足了校驗(yàn)條件后，才能進(jìn)行保存。
(2)憑證修改的操作控制
?、傩薷奈磳徍嘶?qū)徍藰?biāo)錯(cuò)的憑證
②修改已審核而未記賬的憑證
?、坌薷囊呀?jīng)記賬的憑證
④修改他人制作的憑證
3.憑證審核
(1)憑證審核功能
審核憑證是指審核人員按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度規(guī)定，對(duì)于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)合法性等進(jìn)行檢查核對(duì)，審核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，所附單據(jù)是否真實(shí)、完整等。
(2)憑證審核的操作控制
?、賹徍巳藛T和制單人員不能是同一人;
?、趯徍藨{證只能由具有審核權(quán)限的人員進(jìn)行;
③已經(jīng)通過(guò)審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進(jìn)行;
?、軐徍宋赐ㄟ^(guò)的憑證必須進(jìn)行修改，并通過(guò)審核后方可被記賬。
4.憑證記賬
(1)記賬功能
在會(huì)計(jì)軟件中，記賬是指由具有記賬權(quán)限的人員，通過(guò)記賬功能發(fā)出指令，由計(jì)算機(jī)按照會(huì)計(jì)軟件預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性校驗(yàn)、科目匯總、登記賬目等操作。
(2)記賬的操作控制
?、倨诔跤囝~不平衡、不能記賬;
?、谏显挛唇Y(jié)賬，本月不可記賬;
?、畚幢粚徍说膽{證不能記賬;
?、芤粋€(gè)月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬
?、萦涃~過(guò)程中，不應(yīng)人為終止記賬。
5.憑證查詢(xún)
在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，用戶(hù)可以查詢(xún)符合條件的憑證，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況。
(二)出納管理
出納主要負(fù)責(zé)現(xiàn)金和銀行存款的管理。出納管理的主要工作包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日?qǐng)?bào)表的管理，支票管理，進(jìn)行銀行對(duì)賬并輸出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
支票管理功能主要包括支票的購(gòu)置、領(lǐng)用和報(bào)銷(xiāo)。銀行對(duì)賬是指在每月月末，企業(yè)的出納人員將企業(yè)的銀行存款日記賬與開(kāi)戶(hù)銀行發(fā)來(lái)的當(dāng)月銀行存款對(duì)賬單進(jìn)行逐筆核對(duì)，勾對(duì)已達(dá)賬項(xiàng)，找出未達(dá)賬項(xiàng)，并編制每月銀行存款余額調(diào)節(jié)表的過(guò)程。會(huì)計(jì)軟件中執(zhí)行銀行對(duì)賬功能，具體步驟包括銀行對(duì)賬初始數(shù)據(jù)錄入、本月銀行對(duì)賬單錄入、對(duì)賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制等。
(三)賬簿查詢(xún)
1.科目賬查詢(xún)
(1)總賬查詢(xún)
(2)明細(xì)賬查詢(xún)
(3)余額表
(4)多欄賬
(5)日記賬
2.輔助賬查詢(xún)
輔助賬查詢(xún)一般包括客戶(hù)往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、部門(mén)核算、項(xiàng)目核算的輔助總賬、輔助明細(xì)賬查詢(xún)。在會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，如果某一會(huì)計(jì)科目設(shè)置多個(gè)輔助核算，則在輸出時(shí)會(huì)提供多種輔助賬簿信息。
三、賬務(wù)處理模塊期末處理
賬務(wù)處理模塊的期末處理是指會(huì)計(jì)人員在每個(gè)會(huì)計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)，主要包括會(huì)計(jì)期末的轉(zhuǎn)賬、對(duì)賬、結(jié)賬等。
(一)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指對(duì)于期末那些摘要、借貸方會(huì)計(jì)科目固定不變，發(fā)生金額的來(lái)源或計(jì)算方法基本相同，相應(yīng)憑證處理基本固定的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，將其既定模式事先錄入并保存到系統(tǒng)中，在需要的時(shí)候，讓系統(tǒng)按照既定模式，根據(jù)對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)期間的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的目的在于減少工作量，避免會(huì)計(jì)人員重復(fù)錄入此類(lèi)憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準(zhǔn)確度。
1.自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的步驟
(1)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義是指對(duì)需要系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行定義。在系統(tǒng)中事先進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義，設(shè)置的內(nèi)容一般包括：編號(hào)、憑證類(lèi)別、摘要、發(fā)生會(huì)計(jì)科目、輔助項(xiàng)目、發(fā)生方向、發(fā)生額計(jì)算公式等。
(2)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成
自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成是指在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義完成后，用戶(hù)每月月末只需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成功能，即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，并被保存到未記賬憑證中。
2.常用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能
(1)自定義轉(zhuǎn)賬
自定義轉(zhuǎn)賬包括自定義轉(zhuǎn)賬定義和自定義轉(zhuǎn)賬生成。自定義轉(zhuǎn)賬定義允許用戶(hù)通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能自定義憑證的所有內(nèi)容，然后用戶(hù)可以在此基礎(chǔ)上執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成。
(2)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)
期間損益結(jié)轉(zhuǎn)包括期間損益定義和期間損益生成，期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于在一個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)束時(shí)，將損益類(lèi)科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中，從而及時(shí)反映企業(yè)利潤(rùn)的盈虧情況。
用戶(hù)應(yīng)該將所有未記賬憑證審核記賬后，再進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。在操作時(shí)需要設(shè)置憑證類(lèi)別，一般憑證類(lèi)別為轉(zhuǎn)賬憑證。執(zhí)行此功能后，一般系統(tǒng)能夠自動(dòng)搜索和識(shí)別需要進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)的所有科目(即損益類(lèi)科目)，并將它們的期末余額(即發(fā)生凈額)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中。
(二)對(duì)賬
對(duì)賬是指為保證賬簿記錄正確可靠，對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核對(duì)。對(duì)賬主要包括總賬和明細(xì)賬、總賬和輔助賬、明細(xì)賬和輔助賬的核對(duì)。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶(hù)應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行對(duì)賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。只有對(duì)賬正確，才能進(jìn)行結(jié)賬操作。
(三)月末結(jié)賬
1.月末結(jié)賬功能
結(jié)賬主要包括計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，終止本期的賬務(wù)處理工作，并將會(huì)計(jì)科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月作為月初余額。結(jié)賬每個(gè)月只能進(jìn)行一次。
2.月末結(jié)賬操作的控制
結(jié)賬工作必須在本月的核算工作都已完成，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)狀態(tài)正確的情況下才能進(jìn)行。因此，結(jié)賬工作執(zhí)行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢查相關(guān)工作的完成情況，主要包括：
(1)檢查本月記賬憑證是否已經(jīng)全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結(jié)賬;
(2)檢查上月是否已經(jīng)結(jié)賬，如上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬;
(3)檢查總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬是否對(duì)賬正確，如果對(duì)賬不正確則不能結(jié)賬;
(4)對(duì)會(huì)計(jì)科目余額進(jìn)行試算平衡，如試算不平衡將不能結(jié)賬;
(5)檢查損益類(lèi)賬戶(hù)是否已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)，如損益類(lèi)科目還有余額，則不能結(jié)賬;
(6)當(dāng)其他各模塊也已經(jīng)啟用時(shí)，賬務(wù)處理模塊必須在其他各模塊都結(jié)賬后，才能結(jié)賬。
結(jié)賬只能由具有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。在結(jié)賬前，最好進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有誤，可以利用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)。
第四節(jié) 固定資產(chǎn)管理模塊的應(yīng)用
一、固定資產(chǎn)管理模塊初始化工作
(一)設(shè)置控制參數(shù)
1.設(shè)置啟用會(huì)計(jì)期間
啟用會(huì)計(jì)期間是指固定資產(chǎn)管理模塊開(kāi)始使用的時(shí)間。固定資產(chǎn)管理模塊的啟用會(huì)計(jì)期間不得早于系統(tǒng)中該賬套建立的期間。設(shè)置啟用會(huì)計(jì)期間在第一次進(jìn)入固定資產(chǎn)管理模塊時(shí)進(jìn)行。
2.設(shè)置折舊相關(guān)內(nèi)容
設(shè)置折舊相關(guān)內(nèi)容一般包括：是否計(jì)提折舊、折舊率小數(shù)位數(shù)等。
如果確定不計(jì)提折舊，則不能操作賬套內(nèi)與折舊有關(guān)的功能。
3.設(shè)置固定資產(chǎn)編碼
固定資產(chǎn)編碼是區(qū)分每一項(xiàng)固定資產(chǎn)的唯一標(biāo)識(shí)。
(二)設(shè)置基礎(chǔ)信息
1.設(shè)置折舊對(duì)應(yīng)科目
折舊對(duì)應(yīng)科目是指折舊費(fèi)用的入賬科目，資產(chǎn)計(jì)提折舊后必須設(shè)定折舊數(shù)據(jù)應(yīng)歸入哪個(gè)成本或費(fèi)用科目。根據(jù)固定資產(chǎn)的使用狀況，某一部門(mén)內(nèi)的固定資產(chǎn)的折舊費(fèi)用可以歸集到一個(gè)比較固定的會(huì)計(jì)科目，便于系統(tǒng)根據(jù)部門(mén)生成折舊憑證。
2.設(shè)置增減方式
企業(yè)固定資產(chǎn)增加或減少的具體方式不同，其固定資產(chǎn)的確認(rèn)和計(jì)量方法也不同。記錄和匯總固定資產(chǎn)具體增減方式的數(shù)據(jù)也是為了滿足企業(yè)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的需要。
固定資產(chǎn)增加的方式主要有：直接購(gòu)買(mǎi)、投資者投入、捐贈(zèng)、盤(pán)盈、在建工程轉(zhuǎn)入、融資租入等。
固定資產(chǎn)減少的方式主要有：出售、盤(pán)虧、投資轉(zhuǎn)出、捐贈(zèng)轉(zhuǎn)出、報(bào)廢、毀損、融資租出等。
3.設(shè)置使用狀況
企業(yè)需要明確固定資產(chǎn)的使用狀況，加強(qiáng)固定資產(chǎn)的核算和管理。同時(shí)，不同使用狀況的固定資產(chǎn)折舊計(jì)提處理也有區(qū)別，需要根據(jù)使用狀況設(shè)置相應(yīng)的折舊規(guī)則。
固定資產(chǎn)使用狀況包括：在用、經(jīng)營(yíng)性出租、大修理停用、季節(jié)性停用、不需要和未使用。
4.設(shè)置折舊方法
設(shè)置折舊方法是系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算折舊的基礎(chǔ)。折舊方法通常包括：不提折舊、平均年限法、工作量法、年數(shù)總和法和雙倍余額遞減法等。系統(tǒng)一般會(huì)列出每種折舊方法的默認(rèn)折舊計(jì)算公式，企業(yè)也可以根據(jù)需要，定義適合自己的折舊方法的名稱(chēng)和計(jì)算公式。
5.設(shè)置固定資產(chǎn)類(lèi)別
固定資產(chǎn)種類(lèi)繁多，規(guī)格不一，需建立科學(xué)的固定資產(chǎn)分類(lèi)體系。為強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理，企業(yè)可根據(jù)自身的特點(diǎn)和管理方法，確定一個(gè)較為合理的固定資產(chǎn)分類(lèi)方法。
(三)錄入期初固定資產(chǎn)卡片
固定資產(chǎn)卡片是固定資產(chǎn)核算和管理的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。在初始使用固定資產(chǎn)模塊時(shí)，應(yīng)該錄入當(dāng)期期初(即為上期期末)的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)，作為后續(xù)固定資產(chǎn)核算和管理的起始基礎(chǔ)。固定資產(chǎn)卡片記錄每項(xiàng)固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，一般包括：固定資產(chǎn)編號(hào)、名稱(chēng)、類(lèi)別、規(guī)格型號(hào)、使用部門(mén)、增加方式、使用狀況、預(yù)計(jì)使用年限、殘值率、折舊方法、開(kāi)始使用日期、原值、累計(jì)折舊等。
二、固定資產(chǎn)管理模塊日常處理
企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中，會(huì)發(fā)生固定資產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)，一般包括固定資產(chǎn)增加、減少、固定資產(chǎn)變動(dòng)等。在每個(gè)會(huì)計(jì)期間，用戶(hù)可在固定資產(chǎn)管理模塊中對(duì)相關(guān)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和核算。
(一)固定資產(chǎn)增加
固定資產(chǎn)增加是指企業(yè)購(gòu)進(jìn)或通過(guò)其他方式增加固定資產(chǎn)，應(yīng)為增加的固定資產(chǎn)建立一張固定資產(chǎn)卡片，錄入增加的固定資產(chǎn)的相關(guān)信息、數(shù)據(jù)。
(二)固定資產(chǎn)減少
固定資產(chǎn)減少業(yè)務(wù)的核算不是直接減少固定資產(chǎn)的價(jià)值，而是輸入資產(chǎn)減少卡片，說(shuō)明減少原因，記錄業(yè)務(wù)的具體信息和過(guò)程，保留審計(jì)線索。
(三)固定資產(chǎn)變動(dòng)
固定資產(chǎn)變動(dòng)業(yè)務(wù)包括價(jià)值信息變更和非價(jià)值信息變更兩部分內(nèi)容。
1.價(jià)值信息的變更
(1)固定資產(chǎn)原值變動(dòng)
固定資產(chǎn)使用過(guò)程中，其原值變動(dòng)的原因一般包括根據(jù)國(guó)家規(guī)定，對(duì)固定資產(chǎn)重新估價(jià);增加補(bǔ)充設(shè)備或改良設(shè)備;將固定資產(chǎn)的一部分拆除;根據(jù)實(shí)際價(jià)值調(diào)整原來(lái)的暫估價(jià)值;發(fā)現(xiàn)原記錄固定資產(chǎn)的價(jià)值有誤等幾種情況。
(2)折舊要素的變更
折舊要素的變更包括使用年限調(diào)整、折舊方法調(diào)整、凈殘值(率)調(diào)整、累計(jì)折舊調(diào)整等。
2.非價(jià)值信息變更
固定資產(chǎn)非價(jià)值信息變更包括固定資產(chǎn)的使用部門(mén)變動(dòng)、使用狀況變動(dòng)、存放地點(diǎn)變動(dòng)等。
(四)生成記賬憑證
設(shè)置固定資產(chǎn)憑證處理選項(xiàng)之后，固定資產(chǎn)管理模塊對(duì)于需要填制記賬憑證的業(yè)務(wù)能夠自動(dòng)完成記賬憑證填制工作，并傳遞給賬務(wù)處理模塊。
三、固定資產(chǎn)管理模塊期末處理
(一)計(jì)提折舊
固定資產(chǎn)管理模塊提供自動(dòng)計(jì)提折舊的功能。初次錄入固定資產(chǎn)原始卡片時(shí)，應(yīng)將固定資產(chǎn)的原值、使用年限、殘值(率)以及折舊計(jì)提方法等相關(guān)信息錄入系統(tǒng)。在期末，系統(tǒng)利用自動(dòng)計(jì)提折舊功能，對(duì)各項(xiàng)固定資產(chǎn)按照定義的折舊方法計(jì)提折舊，并將當(dāng)期的折舊額自動(dòng)累計(jì)到每項(xiàng)資產(chǎn)的累計(jì)折舊項(xiàng)目中，并減少固定資產(chǎn)賬面價(jià)值。然后，系統(tǒng)將計(jì)提的折舊金額依據(jù)每項(xiàng)固定資產(chǎn)的用途歸屬到對(duì)應(yīng)的成本、費(fèi)用項(xiàng)目中，生成折舊分配表，并以此為依據(jù)，制作相應(yīng)的記賬憑證，并傳遞給賬務(wù)處理模塊。
系統(tǒng)還可以提供折舊清單，顯示所有應(yīng)計(jì)提折舊的資產(chǎn)已計(jì)提折舊的信息。
(二)對(duì)賬
固定資產(chǎn)管理模塊對(duì)賬功能主要是指與賬務(wù)處理模塊進(jìn)行對(duì)賬。對(duì)賬工作主要是為了保證固定資產(chǎn)管理模塊的資產(chǎn)價(jià)值、折舊、減值準(zhǔn)備等與賬務(wù)處理模塊中對(duì)應(yīng)科目的金額相一致。
(三)月末結(jié)賬
用戶(hù)在固定資產(chǎn)管理模塊中完成本月全部業(yè)務(wù)和生成記賬憑證并對(duì)賬正確后，可以進(jìn)行月末結(jié)賬。
(四)相關(guān)數(shù)據(jù)查詢(xún)
固定資產(chǎn)管理模塊提供賬表查詢(xún)功能，用戶(hù)可以對(duì)固定資產(chǎn)相關(guān)信息按照不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)、匯總、分析和輸出，以滿足各方面管理決策的需要。
第五節(jié) 工資管理模塊的應(yīng)用
一、工資管理模塊初始化工作
(一)設(shè)置基礎(chǔ)信息
1.設(shè)置工資類(lèi)別
工資類(lèi)別用于對(duì)工資核算范圍進(jìn)行分類(lèi)。企業(yè)一般可按人員、部門(mén)或時(shí)間等設(shè)置多個(gè)工資類(lèi)別。
2.設(shè)置工資項(xiàng)目
設(shè)置工資項(xiàng)目是計(jì)算工資的基礎(chǔ)，包括工資項(xiàng)目名稱(chēng)、類(lèi)型、數(shù)據(jù)長(zhǎng)度、小數(shù)位數(shù)等。
3.設(shè)置工資項(xiàng)目計(jì)算公式
設(shè)置工資項(xiàng)目計(jì)算公式是指企業(yè)根據(jù)其財(cái)務(wù)制度，設(shè)置某一工資類(lèi)別下的工資計(jì)算公式。
4.設(shè)置工資類(lèi)別所對(duì)應(yīng)的部門(mén)
設(shè)置工資類(lèi)別所對(duì)應(yīng)的部門(mén)后，可以按部門(mén)核算各類(lèi)人員工資，提供部門(mén)核算資料。
5.設(shè)置所得稅
為了計(jì)算與申報(bào)個(gè)人所得稅，需要對(duì)個(gè)人所得稅進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。設(shè)置內(nèi)容具體包括：基本扣減額、所得項(xiàng)目、累進(jìn)稅率表等。
6.設(shè)置工資費(fèi)用分?jǐn)?/p>
企業(yè)在月內(nèi)發(fā)放的工資，不僅要按工資用途進(jìn)行分配，而且需要按工資一定比例計(jì)提某些費(fèi)用。為此系統(tǒng)提供設(shè)置計(jì)提費(fèi)用種類(lèi)和設(shè)置相應(yīng)科目的功能。
(二)錄入工資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)
第一次使用工資管理模塊必須將所有人員的基本工資數(shù)據(jù)錄入計(jì)算機(jī)。
由于工資數(shù)據(jù)具有來(lái)源分散等特點(diǎn)，工資管理模塊一般提供以下數(shù)據(jù)輸入方式：
(1)單個(gè)記錄錄入。
(2)成組數(shù)據(jù)錄入。
(3)按條件成批替換。
(4)公式計(jì)算。
(5)從外部直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)。
二、工資管理模塊日常處理
(一)工資計(jì)算
1.工資變動(dòng)數(shù)據(jù)錄入
工資變動(dòng)是指對(duì)工資可變項(xiàng)目的具體數(shù)額進(jìn)行修改，以及對(duì)個(gè)人的工資數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、增刪。工資變動(dòng)數(shù)據(jù)錄入是指輸入某個(gè)期間內(nèi)工資項(xiàng)目中相對(duì)變動(dòng)的數(shù)據(jù)，如獎(jiǎng)金、請(qǐng)假扣款等。
2.工資數(shù)據(jù)計(jì)算
工資數(shù)據(jù)計(jì)算是指按照所設(shè)置的公式計(jì)算每位員工的工資數(shù)據(jù)。
(二)個(gè)人所得稅計(jì)算
工資管理模塊提供個(gè)人所得稅自動(dòng)計(jì)算功能，用戶(hù)可以根據(jù)政策的調(diào)整，定義最新的個(gè)人所得稅稅率表，系統(tǒng)可以自動(dòng)計(jì)算個(gè)人所得稅。
(三)工資分?jǐn)?/p>
工資分?jǐn)偸侵笇?duì)當(dāng)月發(fā)生的工資費(fèi)用進(jìn)行工資總額的計(jì)算、分配及各種經(jīng)費(fèi)的計(jì)提，并自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證傳遞到賬務(wù)處理模塊。工資費(fèi)用分?jǐn)傢?xiàng)目一般包括應(yīng)付工資、應(yīng)付福利費(fèi)、職工教育經(jīng)費(fèi)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)、各類(lèi)保險(xiǎn)等。
(四)生成記賬憑證
根據(jù)工資費(fèi)用分?jǐn)偟慕Y(jié)果及設(shè)置的借貸科目，生成記賬憑證并傳遞到賬務(wù)處理模塊。
三、工資管理模塊期末處理
(一)期末結(jié)賬
在當(dāng)期工資數(shù)據(jù)處理完畢后，需要通過(guò)期末結(jié)賬功能進(jìn)入下一個(gè)期間。系統(tǒng)可以對(duì)不同的工資類(lèi)別分別進(jìn)行期末結(jié)賬。
(二)工資表的查詢(xún)輸出
工資數(shù)據(jù)處理結(jié)果最終通過(guò)工資報(bào)表的形式反映，工資管理模塊提供了主要的工資報(bào)表，報(bào)表的格式由會(huì)計(jì)軟件提供，如果對(duì)報(bào)表提供的固定格式不滿意，用戶(hù)也可以自行設(shè)計(jì)。
1.工資表
工資表主要用于對(duì)本月工資發(fā)放和統(tǒng)計(jì)，包括工資發(fā)放表、工資匯總表等。用戶(hù)可以對(duì)系統(tǒng)提供的工資表進(jìn)行修改，使報(bào)表格式更符合企業(yè)的需要。
2.工資分析表
工資分析表是以工資數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)按部門(mén)、人員等方式分類(lèi)的工資數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和比較，產(chǎn)生各種分析表，供決策人員使用。
第六節(jié) 應(yīng)收管理模塊的應(yīng)用
一、應(yīng)收管理模塊初始化工作
(一)設(shè)置控制參數(shù)
1. 設(shè)置基本信息
主要包括設(shè)置企業(yè)名稱(chēng)、銀行賬號(hào)、啟用年份與會(huì)計(jì)期間。
2.設(shè)置壞賬處理方式
企業(yè)應(yīng)當(dāng)按期估計(jì)壞賬損失，計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，當(dāng)某一應(yīng)收款項(xiàng)全部確認(rèn)為壞賬時(shí)，應(yīng)根據(jù)其金額沖減壞賬準(zhǔn)備，同時(shí)轉(zhuǎn)銷(xiāo)相應(yīng)的應(yīng)收款項(xiàng)金額。
在賬套使用過(guò)程中，如果當(dāng)年已經(jīng)計(jì)提過(guò)壞賬準(zhǔn)備，則壞賬處理方式這一參數(shù)不能更改;如確需更改的，只能在下一年修改。
3.設(shè)置應(yīng)收款核銷(xiāo)方式
應(yīng)收款核銷(xiāo)是確定收款與銷(xiāo)售發(fā)票、應(yīng)收單據(jù)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的操作，即指明每一次收款是哪幾筆銷(xiāo)售業(yè)務(wù)款項(xiàng)。應(yīng)收管理模塊一般提供按單據(jù)、按存貨等核銷(xiāo)方式。
4.設(shè)置規(guī)則選項(xiàng)
應(yīng)收管理模塊的規(guī)則選項(xiàng)一般包括核銷(xiāo)是否自動(dòng)生成憑證、預(yù)收沖應(yīng)收是否生成轉(zhuǎn)賬憑證等。
(二)設(shè)置基礎(chǔ)信息
1.設(shè)置會(huì)計(jì)科目
設(shè)置會(huì)計(jì)科目是指定義應(yīng)收管理模塊憑證制單所需的基本科目。
2.設(shè)置對(duì)應(yīng)科目的結(jié)算方式
設(shè)置對(duì)應(yīng)科目的結(jié)算方式即設(shè)置對(duì)應(yīng)科目的收款方式，主要包括現(xiàn)金、支票、匯票等。
3.設(shè)置賬齡區(qū)間
設(shè)置賬齡區(qū)間是指為進(jìn)行應(yīng)收賬款賬齡分析，根據(jù)欠款時(shí)間，將應(yīng)收賬款劃分為若干等級(jí)，以便掌握客戶(hù)欠款時(shí)間的長(zhǎng)短。
(三)錄入期初余額
初次使用應(yīng)收管理模塊時(shí)，要將系統(tǒng)啟用前未處理完的所有客戶(hù)的應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)收票據(jù)等數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)，以便以后的核銷(xiāo)處理。
當(dāng)?shù)诙甓忍幚頃r(shí)，應(yīng)收管理模塊自動(dòng)將上年未處理完的單據(jù)轉(zhuǎn)為下一年的期初余額。
二、應(yīng)收管理模塊日常處理
(一)應(yīng)收處理
1.單據(jù)處理
(1)應(yīng)收單據(jù)處理
企業(yè)的應(yīng)收款來(lái)源于銷(xiāo)售發(fā)票(包括專(zhuān)用發(fā)票、普通發(fā)票)和其他應(yīng)收單。如果應(yīng)收管理模塊與銷(xiāo)售管理模塊同時(shí)使用，則銷(xiāo)售發(fā)票必須在銷(xiāo)售管理模塊中填制，并在審核后自動(dòng)傳遞給應(yīng)收管理模塊，在應(yīng)收管理模塊中只需錄入未計(jì)入銷(xiāo)售貨款和稅款的其他應(yīng)收單數(shù)據(jù)(如代墊款項(xiàng)、運(yùn)輸裝卸費(fèi)、違約金等);企業(yè)如果不使用銷(xiāo)售管理模塊，則全部業(yè)務(wù)單據(jù)都必須在應(yīng)收管理模塊中錄入。
應(yīng)收管理模塊具有銷(xiāo)售發(fā)票與其他應(yīng)收單的新增、修改、刪除、查詢(xún)、預(yù)覽、打印、制單、審核記賬以及其他處理功能。
(2)收款單據(jù)處理
收款單據(jù)用來(lái)記錄企業(yè)收到的客戶(hù)款項(xiàng)。收款單據(jù)處理主要是對(duì)收款單和預(yù)收單進(jìn)行新增、修改、刪除等操作。
(3)單據(jù)核銷(xiāo)
單據(jù)核銷(xiāo)主要用于建立收款與應(yīng)收款的核銷(xiāo)記錄，加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)的管理，同時(shí)核銷(xiāo)日期也是賬齡分析的重要依據(jù)。
2.轉(zhuǎn)賬處理
(1)應(yīng)收沖應(yīng)收
應(yīng)收沖應(yīng)收是指將一家客戶(hù)的應(yīng)收款轉(zhuǎn)到另一家客戶(hù)中。通過(guò)將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶(hù)之間轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收款業(yè)務(wù)在不同客戶(hù)間入錯(cuò)戶(hù)和合并戶(hù)等問(wèn)題。
(2)預(yù)收沖應(yīng)收
預(yù)收沖應(yīng)收用于處理客戶(hù)的預(yù)收款和該客戶(hù)應(yīng)收欠款的轉(zhuǎn)賬核銷(xiāo)業(yè)務(wù)。
(3)應(yīng)收沖應(yīng)付
應(yīng)收沖應(yīng)付是指用某客戶(hù)的應(yīng)收款沖抵某供應(yīng)商的應(yīng)付款項(xiàng)。通過(guò)應(yīng)收沖應(yīng)付，將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶(hù)和供應(yīng)商之間進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收債權(quán)與應(yīng)付債務(wù)的沖抵。
(二)票據(jù)管理
票據(jù)管理用來(lái)管理企業(yè)銷(xiāo)售商品、提供勞務(wù)收到的銀行承兌匯票或商業(yè)承兌匯票。對(duì)應(yīng)收票據(jù)的處理主要是對(duì)應(yīng)收票據(jù)進(jìn)行新增、修改、刪除及收款、退票、背書(shū)、貼現(xiàn)等操作。
(三)壞賬處理
1.壞賬準(zhǔn)備計(jì)提
壞賬準(zhǔn)備計(jì)提是系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)在初始設(shè)置中選擇的壞賬準(zhǔn)備計(jì)提方法，自動(dòng)計(jì)算壞賬準(zhǔn)備金額，并按用戶(hù)設(shè)置的壞賬準(zhǔn)備科目，自動(dòng)生成一張計(jì)提壞賬的記賬憑證。
2.壞賬發(fā)生
用戶(hù)選定壞賬單據(jù)并輸入壞賬發(fā)生的原因、金額后，系統(tǒng)將根據(jù)客戶(hù)單位、單據(jù)類(lèi)型查找業(yè)務(wù)單據(jù)，對(duì)所選的單據(jù)進(jìn)行壞賬處理，并自動(dòng)生成一張壞賬損失的記賬憑證。
3.壞賬收回
壞賬收回是指已確認(rèn)為壞賬的應(yīng)收賬款又被收回。一般處理方法是：當(dāng)收回一筆壞賬時(shí)，先填制一張收款單，其金額即為收回壞賬的金額;然后根據(jù)客戶(hù)代碼查找并選擇相應(yīng)的壞賬記錄，系統(tǒng)自動(dòng)生成相應(yīng)的壞賬收回記賬憑證。
(四)生成記賬憑證
應(yīng)收管理模塊為每一種類(lèi)型的收款業(yè)務(wù)編制相應(yīng)的記賬憑證，并將憑證傳遞到賬務(wù)處理模塊。
三、應(yīng)收管理模塊期末處理
(一)期末結(jié)賬
當(dāng)月業(yè)務(wù)全部處理完畢，在銷(xiāo)售管理模塊月末結(jié)賬的前提下，可執(zhí)行應(yīng)收管理模塊的月末結(jié)賬功能。
(二)應(yīng)收賬款查詢(xún)
應(yīng)收賬款查詢(xún)包括單據(jù)查詢(xún)和賬表查詢(xún)。單據(jù)查詢(xún)主要是對(duì)銷(xiāo)售發(fā)票和收款單等單據(jù)的查詢(xún);賬表查詢(xún)主要是對(duì)往來(lái)總賬、往來(lái)明細(xì)賬、往來(lái)余額表的查詢(xún)，以及總賬、明細(xì)賬、單據(jù)之間的聯(lián)查。
(三)應(yīng)收賬齡分析
賬齡分析主要是用來(lái)對(duì)未核銷(xiāo)的往來(lái)賬余額、賬齡進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)往來(lái)款項(xiàng)動(dòng)態(tài)的監(jiān)督管理。
第七節(jié) 應(yīng)付管理模塊的應(yīng)用
一、應(yīng)付管理模塊初始化工作
(一)設(shè)置控制參數(shù)
1. 設(shè)置基本信息
主要包括設(shè)置企業(yè)名稱(chēng)、銀行賬號(hào)、啟用年份與會(huì)計(jì)期間。
2. 設(shè)置應(yīng)付款核銷(xiāo)
應(yīng)付款核銷(xiāo)是確定付款與采購(gòu)發(fā)票、應(yīng)付單據(jù)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的操作，即指明每一次付款是哪幾筆采購(gòu)業(yè)務(wù)款項(xiàng)。應(yīng)付管理模塊一般提供按單據(jù)、按存貨等核銷(xiāo)方式。
3. 設(shè)置規(guī)則選項(xiàng)
應(yīng)付管理模塊規(guī)則選項(xiàng)一般包括核銷(xiāo)是否自動(dòng)生成憑證、預(yù)付沖應(yīng)付是否生成轉(zhuǎn)賬憑證等。
(二)設(shè)置基礎(chǔ)信息
1.設(shè)置會(huì)計(jì)科目
設(shè)置會(huì)計(jì)科目是指定義應(yīng)付管理模塊憑證制單所需的基本科目，如應(yīng)付科目、預(yù)付科目、采購(gòu)科目、稅金科目等。
2.設(shè)置對(duì)應(yīng)科目的結(jié)算方式
設(shè)置對(duì)應(yīng)科目的結(jié)算方式即設(shè)置對(duì)應(yīng)科目的付款方式，主要包括現(xiàn)金、支票、匯票等。
3.設(shè)置賬齡區(qū)間
設(shè)置賬齡區(qū)間是指為進(jìn)行應(yīng)付賬款賬齡分析，根據(jù)欠款時(shí)間，將應(yīng)付賬款劃分為若干等級(jí)，以便掌握對(duì)供應(yīng)商的欠款時(shí)間長(zhǎng)短。
(三)錄入期初余額
初次使用應(yīng)付管理模塊時(shí)，要將系統(tǒng)啟用前未處理完的所有供應(yīng)商的應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、應(yīng)付票據(jù)等數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中，以便以后進(jìn)行核銷(xiāo)處理。
當(dāng)?shù)诙甓忍幚頃r(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將上年未處理完的單據(jù)轉(zhuǎn)為下一年的期初余額。
二、應(yīng)付管理模塊日常處理
(一)應(yīng)付處理
1.單據(jù)處理
(1)應(yīng)付單據(jù)處理
企業(yè)的應(yīng)付款來(lái)源于采購(gòu)發(fā)票(包括專(zhuān)用發(fā)票、普通發(fā)票)和其他應(yīng)付單。如果應(yīng)付管理模塊與采購(gòu)管理模塊同時(shí)使用，采購(gòu)發(fā)票必須在采購(gòu)管理模塊中填制，并在審核后自動(dòng)傳遞給應(yīng)付管理模塊，應(yīng)付管理模塊中只需錄入未計(jì)入采購(gòu)貨款和稅款的其他應(yīng)付單數(shù)據(jù)。企業(yè)如果不使用采購(gòu)管理模塊，則全部業(yè)務(wù)單據(jù)都必須在應(yīng)付管理模塊中錄入。
應(yīng)付管理模塊具有對(duì)采購(gòu)發(fā)票與其他應(yīng)付單的新增、修改、刪除、查詢(xún)、預(yù)覽、打印、制單、審核記賬以及其他處理功能。
(2)付款單據(jù)處理
付款單據(jù)用來(lái)記錄企業(yè)支付給供應(yīng)商的款項(xiàng)。付款單據(jù)處理主要包括對(duì)付款單和預(yù)付單進(jìn)行新增、修改、刪除等操作。
(3)單據(jù)核銷(xiāo)
單據(jù)核銷(xiāo)主要用于建立付款與應(yīng)付款的核銷(xiāo)記錄，加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)的管理，同時(shí)核銷(xiāo)日期也是賬齡分析的重要依據(jù)。
2.轉(zhuǎn)賬處理
(1)應(yīng)付沖應(yīng)付
應(yīng)付沖應(yīng)付是指將一家供應(yīng)商的應(yīng)付款轉(zhuǎn)到另一家供應(yīng)商中。通過(guò)將應(yīng)付款業(yè)務(wù)在供應(yīng)商之間轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實(shí)現(xiàn)應(yīng)付業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)付款業(yè)務(wù)在不同供應(yīng)商間入錯(cuò)戶(hù)和合并戶(hù)等問(wèn)題。
(2)預(yù)付沖應(yīng)付
預(yù)付沖應(yīng)付用于處理供應(yīng)商的預(yù)付款和對(duì)該供應(yīng)商應(yīng)付欠款的轉(zhuǎn)賬核銷(xiāo)業(yè)務(wù)。
(3)應(yīng)付沖應(yīng)收
應(yīng)付沖應(yīng)收是指用某供應(yīng)商的應(yīng)付款，沖抵某客戶(hù)的應(yīng)收款項(xiàng)。通過(guò)應(yīng)付沖應(yīng)收，將應(yīng)付款業(yè)務(wù)在供應(yīng)商和客戶(hù)之間進(jìn)行轉(zhuǎn)賬，實(shí)現(xiàn)應(yīng)付業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)付債務(wù)與應(yīng)收債權(quán)的沖抵。
(二)票據(jù)管理
票據(jù)管理用來(lái)管理企業(yè)因采購(gòu)商品、接受勞務(wù)等而開(kāi)出的商業(yè)匯票，包括銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票。對(duì)應(yīng)付票據(jù)的處理主要是對(duì)應(yīng)付票據(jù)進(jìn)行新增、修改、刪除及付款、退票等操作。
(三)生成記賬憑證
應(yīng)付管理模塊為每一種類(lèi)型的付款業(yè)務(wù)編制相應(yīng)的記賬憑證，并將記賬憑證傳遞到賬務(wù)處理模塊。
三、應(yīng)付管理模塊期末處理
(一)期末結(jié)賬
當(dāng)月業(yè)務(wù)全部處理完畢，在采購(gòu)管理模塊月末結(jié)賬的前提下，可執(zhí)行應(yīng)付管理模塊的月末結(jié)賬功能。
(二)應(yīng)付賬款查詢(xún)
應(yīng)付賬款查詢(xún)包括單據(jù)查詢(xún)和賬表查詢(xún)。單據(jù)查詢(xún)主要是對(duì)采購(gòu)發(fā)票和付款單等單據(jù)的查詢(xún);賬表查詢(xún)主要是對(duì)往來(lái)總賬、往來(lái)明細(xì)賬、往來(lái)余額表的查詢(xún)，以及總賬、明細(xì)賬、單據(jù)之間的聯(lián)查。
(三)應(yīng)付賬齡分析
賬齡分析主要是用來(lái)對(duì)未核銷(xiāo)的往來(lái)賬余額、賬齡進(jìn)行分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)往來(lái)款項(xiàng)動(dòng)態(tài)的監(jiān)督管理。
第八節(jié) 報(bào)表管理模塊的應(yīng)用
一、報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)源
(一)手工錄入
報(bào)表中有些數(shù)據(jù)需要手工輸入，例如資產(chǎn)負(fù)債表中“一年內(nèi)到期的非流動(dòng)資產(chǎn)”和“一年內(nèi)到期的非流動(dòng)負(fù)債”需要直接輸入數(shù)據(jù)。
(二)來(lái)源于報(bào)表管理模塊其他報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表中，某些數(shù)據(jù)可能取自某會(huì)計(jì)期間同一會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)，也可能取自某會(huì)計(jì)期間其他會(huì)計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)。
(三)來(lái)源于系統(tǒng)內(nèi)其他模塊
會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)也可以來(lái)源于系統(tǒng)內(nèi)的其他模塊，包括賬務(wù)處理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊等。
二、報(bào)表管理模塊應(yīng)用基本流程
(一)格式設(shè)置
報(bào)表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：定義報(bào)表尺寸、定義報(bào)表行高列寬、畫(huà)表格線、定義單元屬性、定義組合單元、設(shè)置關(guān)鍵字等。
(二)公式設(shè)置
在報(bào)表中，由于各報(bào)表的數(shù)據(jù)間存在著密切的邏輯關(guān)系，所以報(bào)表中各數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算需要使用不同的公式。報(bào)表中，主要有計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式。
計(jì)算公式是指對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)單元進(jìn)行賦值的公式，它是必須定義的公式。
審核公式用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表間的數(shù)據(jù)勾稽關(guān)系是否正確，它不是必須定義的公式。
審核公式由關(guān)系公式和提示信息組成。
舍位平衡公式用于報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整后調(diào)整數(shù)據(jù)，它不是必須定義的公式。
(三)數(shù)據(jù)生成
報(bào)表公式定義完成后，或者在報(bào)表公式未定義完需要查看報(bào)表數(shù)據(jù)時(shí)，將報(bào)表切換到顯示數(shù)據(jù)的狀態(tài)，就生成了報(bào)表的數(shù)據(jù)。
(四)報(bào)表文件的保存
對(duì)于新建的報(bào)表文件，用戶(hù)需要對(duì)其進(jìn)行保存。
(五)報(bào)表文件的輸出
會(huì)計(jì)報(bào)表輸出是報(bào)表管理系統(tǒng)的重要功能之一。會(huì)計(jì)報(bào)表按輸出方式的不同，通常分為：屏幕查詢(xún)輸出、圖形輸出、磁盤(pán)輸出、打印輸出和網(wǎng)絡(luò)傳送等五種類(lèi)型。其中，屏幕查詢(xún)輸出簡(jiǎn)稱(chēng)為查詢(xún)輸出，又稱(chēng)屏幕輸出、屏幕顯示、顯示輸出，是最為常見(jiàn)的一種輸出方式。不同的會(huì)計(jì)報(bào)表，打印輸出的要求不同。
三、利用報(bào)表模板生成報(bào)表
報(bào)表管理模塊通常提供按行業(yè)設(shè)置的報(bào)表模板，為每個(gè)行業(yè)提供若干張標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)報(bào)表模板，以便用戶(hù)直接從中選擇合適的模板快速生成固定格式的會(huì)計(jì)報(bào)表。用戶(hù)不僅可以修改系統(tǒng)提供報(bào)表模板中的公式，而且可以生成、調(diào)用自行設(shè)計(jì)的報(bào)表模板。
第四章 電子表格軟件在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用
【基本要求】
1.了解常用電子表格軟件的種類(lèi)
2.了解電子表格軟件的主要功能
3.熟悉Exce1軟件的用戶(hù)界面
4.熟悉啟動(dòng)與退出Exce1軟件的常用方法
5.熟悉Exce1文件管理的常用方法
6.熟悉Exce1圖表的插入方法
7.掌握數(shù)據(jù)輸入與編輯的常用方法
8.掌握Exce1的公式及其運(yùn)用
9.掌握Exce1常用函數(shù)的使用
10.掌握數(shù)據(jù)清單的設(shè)計(jì)要求
11.掌握記錄單的使用方法
12.掌握Exce1的數(shù)據(jù)排序、篩選與分類(lèi)匯總的方法
13.掌握數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建與設(shè)置的方法
【考試內(nèi)容】
第一節(jié) 電子表格軟件概述
一、常用的電子表格軟件
電子表格，又稱(chēng)電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計(jì)算的由橫豎線條交叉組成的表格。
WINDOWS操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的Exce1、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋(píng)果的Numbers，該軟件同時(shí)可用于iPad等手持設(shè)備。此外，還有專(zhuān)業(yè)電子表格軟件如Lotus Notes、第三方電子表格軟件如Formu1a One等。
微軟的Exce1軟件(以下簡(jiǎn)稱(chēng)Exce1)是美國(guó)微軟公司研制的辦公自動(dòng)化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)、金融、財(cái)經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域?？紤]到其操作簡(jiǎn)單直觀、應(yīng)用范圍廣泛、用戶(hù)眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說(shuō)明時(shí)，本大綱主要介紹Exce1有關(guān)內(nèi)容。Exce1軟件有多種不同的版本，目前比較有代表性的是Exce1 2003和Exce1 2013。
二、電子表格軟件的主要功能
電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數(shù)據(jù);(3)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;(4)制作圖表;(5)開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。
(一)建立工作簿
Exce1啟動(dòng)后，即可按照要求建立一個(gè)空白的工作簿文件，每個(gè)工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來(lái)的默認(rèn)由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱(chēng)為工作表，又稱(chēng)“電子表格”。工作簿如同活頁(yè)夾，工作表如同其中的一張張活頁(yè)紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立。工作表是Exce1存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個(gè)數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進(jìn)行，每一單元格最多可容納32767個(gè)字符。
在Exce1 2003中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Exce1 2013中，每個(gè)工作簿默認(rèn)含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認(rèn)的工作表不夠用時(shí)，可以根據(jù)需要予以適當(dāng)添加。每個(gè)工作簿含有工作表的張數(shù)受到計(jì)算機(jī)內(nèi)存大小的限制。
(二)管理數(shù)據(jù)
用戶(hù)通過(guò)Exce1不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，編制銷(xiāo)量統(tǒng)計(jì)表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務(wù)所需的表格，而且可以利用計(jì)算機(jī)，自動(dòng)、快速地對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、排序、篩選、分類(lèi)、匯總等操作，還可以運(yùn)用運(yùn)算公式和內(nèi)置函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)雜的運(yùn)算和分析。
(三)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享
通過(guò)Exce1，用戶(hù)可以創(chuàng)建超級(jí)鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶(hù)共享工作簿文件。
(四)制作圖表
Exce1提供了散點(diǎn)圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類(lèi)100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖?、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類(lèi)型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復(fù)雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)絡(luò)線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、背景等各種對(duì)象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計(jì)的圖表更具說(shuō)服力。
(五)開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)
Exce1自帶VBA宏語(yǔ)言，用戶(hù)可以根據(jù)這些宏語(yǔ)言，自行編寫(xiě)和開(kāi)發(fā)一些滿足自身管理需要的應(yīng)用系統(tǒng)，有效運(yùn)用和擴(kuò)大Exce1的功能。
三、Exce1軟件的啟動(dòng)與退出
(一)Exce1軟件的啟動(dòng)
通?？梢圆捎孟铝蟹椒▎?dòng)Exce1軟件：
1.點(diǎn)擊“開(kāi)始”菜單中列示的Exce1快捷命令;
2.點(diǎn)擊桌面或任務(wù)欄中Exce1的快捷方式圖標(biāo);
3.通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話框啟動(dòng)Exce1軟件;
4.打開(kāi)現(xiàn)成的Exce1文件。
(二)Exce1軟件的退出
通?？梢圆捎孟铝蟹椒ㄍ顺鯡xce1軟件：
1.點(diǎn)擊標(biāo)題欄最右邊的關(guān)閉按鈕;
2.點(diǎn)擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令;
3.按擊快捷鍵“A1t+F4”。
以上三種方法操作時(shí)，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對(duì)話框。
需注意的是：以上操作方法均指的是當(dāng)前只有一個(gè)工作簿的情形，如果當(dāng)前有多個(gè)工作簿文件在運(yùn)行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標(biāo)所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件仍在運(yùn)行，Exce1軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Exce1軟件才能退出。
四、Exce1軟件的用戶(hù)界面
Exce1軟件啟動(dòng)后，通常會(huì)建立一個(gè)新的空白工作簿或者打開(kāi)一個(gè)現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個(gè)最大化的工作簿窗口(簡(jiǎn)稱(chēng)“窗口”)。這一窗口是用戶(hù)操作Exce1軟件的重要平臺(tái)，被稱(chēng)為默認(rèn)的用戶(hù)界面。Exce1軟件的默認(rèn)用戶(hù)界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Exce1 2003及以下版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Exce1 2007及以上版本的默認(rèn)用戶(hù)界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。
五、Exce1文件的管理
Exce1文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開(kāi)、保密、備份、修改與刪除等工作。
(一)Exce1文件的新建與保存
1.Exce1文件的新建
新建Exce1文件有許多種不同的方法。
2.Exce1文件的保存
為了繼續(xù)使用新建的Exce1文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱(chēng)和類(lèi)型將Exce1文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢?。Exce1文件在編輯修改完畢或退出Exce1軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：
(1)通過(guò)按擊功能鍵“F12”鍵進(jìn)行保存。
(2)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進(jìn)行保存。
(3)通過(guò)單擊常用工具欄(適用于Exce1 2003)或快速訪問(wèn)工具欄(適用于Exce1 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。
(4)通過(guò)“文件”菜單(或Exce1 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。
為了避免Exce1軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。
(二)Exce1文件的關(guān)閉與打開(kāi)
1.Exce1文件的關(guān)閉
Exce1軟件退出前必須關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件，因此，也可以采用前述三種Exce1軟件的退出方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件：
(1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。
(2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。
(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。
上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Exce1文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Exce1軟件仍在運(yùn)行，并可通過(guò)按擊“Ctr1+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。
2.Exce1文件的打開(kāi)
打開(kāi)Exce1文件的方法主要有：
(1)通過(guò)直接點(diǎn)擊Exce1文件打開(kāi)。
(2)通過(guò)快捷菜單中“打開(kāi)”命令打開(kāi)。
(3)通過(guò)Exce1“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令進(jìn)行打開(kāi)。
(4)通過(guò)常用工具欄(適用于Exce1 2003)或快速訪問(wèn)工具欄(適用于Exce1 2013)中的“打開(kāi)”按鈕進(jìn)行打開(kāi)。
(5)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進(jìn)行打開(kāi)。
(三)Exce1文件的保密與備份
1.Exce1文件的保密
對(duì)于設(shè)置了打開(kāi)權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能打開(kāi)。對(duì)于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開(kāi)。
2.Exce1文件的備份
Exce1軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱(chēng)為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。
(四)Exce1文件的修改與刪除
1.Exce1文件的修改
Exce1文件的修改通常在已打開(kāi)的Exce1文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。
2.Exce1文件的刪除
Exce1文件的刪除方法包括：
(1)選中要?jiǎng)h除的Exce1文件，按擊“De1ete”鍵進(jìn)行刪除。
(2)鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的Exce1文件，選擇刪除命令。
第二節(jié) 數(shù)據(jù)的輸入與編輯
一、數(shù)據(jù)的輸入
(一)數(shù)據(jù)的手工錄入
Exce1中，數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或者對(duì)應(yīng)的編輯欄中進(jìn)行。Exce1文件打開(kāi)后，所有單元格均默認(rèn)處于就緒狀態(tài)，等待數(shù)據(jù)的輸入。
1.在單個(gè)單元格中錄入數(shù)據(jù);
2.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入完全相同的數(shù)據(jù);
3.在單張工作表的多個(gè)單元格中快速錄入部分相同的數(shù)據(jù);
4.在工作組的一個(gè)單元格或多個(gè)單元格中快速錄入相同的數(shù)據(jù)。
可將工作簿中多張工作表組合成工作組。
(二)單元格數(shù)據(jù)的快速填充
1.相同數(shù)據(jù)的填充
2.序列的填充
序列是指按照某種規(guī)律排列的一列數(shù)據(jù)，如等差數(shù)列、等比數(shù)列等。使用填充柄可自動(dòng)根據(jù)已填入的數(shù)據(jù)填充序列的其他數(shù)據(jù)。
3.填充序列類(lèi)型的指定
利用自動(dòng)填充功能填充序列后，可以指定序列類(lèi)型。
拖動(dòng)填充柄并釋放鼠標(biāo)時(shí)，鼠標(biāo)箭頭附近出現(xiàn)“自動(dòng)填充選項(xiàng)”按鈕，單擊該按鈕打開(kāi)下拉菜單以選擇填充序列的類(lèi)型。
(三)導(dǎo)入其他數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)
EXCEL可以獲取SQLServer、ACCESS等數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與小型數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的交互。
二、數(shù)據(jù)的編輯
(一)數(shù)據(jù)的復(fù)制和剪切
1.數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼
Exce1中，可以使用“粘貼”命令粘貼復(fù)制的內(nèi)容，還可以使用“選擇性粘貼”命令有選擇地粘貼剪貼板中的數(shù)值、格式、公式、批注等內(nèi)容。
2.數(shù)據(jù)的剪切與粘貼
數(shù)據(jù)的剪切與復(fù)制不同。數(shù)據(jù)復(fù)制后，原單元格中的數(shù)據(jù)仍然存在，目標(biāo)單元格中同時(shí)還增加原單元格中的數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)剪切后，原單元格中數(shù)據(jù)不復(fù)存在，只在目標(biāo)單元格中增加原單元格中的數(shù)據(jù)。
(二)數(shù)據(jù)的查找和替換
1.查找和替換特定數(shù)據(jù)
如果只需要查找，單擊“查找下一個(gè)”逐個(gè)查找或單擊“查找全部”一次性全文查找;如果需要替換，單擊“替換”逐個(gè)替換或單擊“全部替換”一次性全部替換。
2.選中包含公式的單元格
依次單擊“編輯”、“查找和選擇”、“公式”，選中工作簿中所有包含公式的單元格。
3.替換格式
進(jìn)行相應(yīng)格式設(shè)置后單擊確定回到“查找與替換”對(duì)話框，單擊“全部替換”即完成對(duì)內(nèi)容和格式的批量替換。
三、數(shù)據(jù)的保護(hù)
(一)保護(hù)工作簿
Exce1可以為重要的工作簿設(shè)置保護(hù)，限制進(jìn)行相應(yīng)的操作。
1.限制編輯權(quán)限
工作簿被保護(hù)后所有的操作都不可進(jìn)行。如果要撤銷(xiāo)保護(hù)工作簿，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作簿”，輸入正確的密碼后可撤銷(xiāo)保護(hù)。
2.設(shè)置工作簿打開(kāi)權(quán)限密碼
設(shè)置密碼完成后，當(dāng)再次打開(kāi)工作簿時(shí)需要輸入正確的密碼才能打開(kāi)。
(二)保護(hù)工作表
在Exce1 2013中，可以對(duì)工作表進(jìn)行編輯權(quán)限設(shè)定，限制他人對(duì)工作表的編輯權(quán)限，如插入行、插入列等。取消權(quán)限保護(hù)需輸入正確的密碼。
如果要撤銷(xiāo)保護(hù)工作表，按設(shè)置保護(hù)工作簿的路徑選擇“保護(hù)工作表”，正確輸入取消工作表保護(hù)時(shí)使用的密碼后可撤銷(xiāo)保護(hù)。
(三)鎖定單元格
鎖定單元格可以使單元格的內(nèi)容不能被修改，使用“鎖定單元格”功能必須啟用保護(hù)工作表功能。
第三節(jié) 公式與函數(shù)的應(yīng)用
一、公式的應(yīng)用
(一)公式的概念及其構(gòu)成
公式是指由等號(hào)“=”、運(yùn)算體和運(yùn)算符在單元格中按特定順序連接而成的運(yùn)算表達(dá)式。運(yùn)算體是指能夠運(yùn)算的數(shù)據(jù)或者數(shù)據(jù)所在單元格的地址名稱(chēng)、函數(shù)等;運(yùn)算符是使Exce1自動(dòng)執(zhí)行特定運(yùn)算的符號(hào)。Exce1中，運(yùn)算符主要有四種類(lèi)型：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符。
Exce1中，公式總是以等號(hào)“=”開(kāi)始，以運(yùn)算體結(jié)束，相鄰的兩個(gè)運(yùn)算體之間必須使用能夠正確表達(dá)二者運(yùn)算關(guān)系的運(yùn)算符進(jìn)行連接。即公式的完整表達(dá)式按以下方式依次構(gòu)成：等號(hào)“=”、第一個(gè)運(yùn)算體、第一個(gè)運(yùn)算符、第二個(gè)運(yùn)算體，以下類(lèi)推，直至最后一個(gè)運(yùn)算體。
(二)公式的創(chuàng)建與修改
1.公式的創(chuàng)建
Exce1中，創(chuàng)建公式的方式包括手動(dòng)輸入和移動(dòng)點(diǎn)擊輸入。
2.公式的編輯和修改
公式編輯和修改的方法有：
(1)雙擊公式所在的單元格直接在單元格內(nèi)修改內(nèi)容。
(2)選中公式所在的單元格，按下“F2”建后直接在單元格內(nèi)更改內(nèi)容。
(3)選中公式所在的單元格后單擊公式編輯欄，在公式編輯欄中作相應(yīng)更改。
需注意的是，在編輯或者移動(dòng)點(diǎn)擊輸入公式時(shí)，不能隨便移動(dòng)方向鍵或者單擊公式所在單元格以外的單元格，否則單元格內(nèi)光標(biāo)移動(dòng)之前的位置將自動(dòng)輸入所移至單元格的地址名稱(chēng)。
(三)公式的運(yùn)算次序
對(duì)于只由一個(gè)運(yùn)算符或者多個(gè)優(yōu)先級(jí)次相同的運(yùn)算符(如既有加號(hào)又有減號(hào))構(gòu)成的公式，Exce1將按照從左到右的順序自動(dòng)進(jìn)行智能運(yùn)算;但對(duì)于由多個(gè)優(yōu)先級(jí)次不同的運(yùn)算符構(gòu)成的公式，Exce1則將自動(dòng)按照公式中運(yùn)算符優(yōu)先級(jí)次從高到低進(jìn)行智能運(yùn)算。
為了改變運(yùn)算優(yōu)先順序，應(yīng)將公式中需要最先計(jì)算的部分使用一對(duì)左右小圓括號(hào)括起來(lái)，但不能使用中括號(hào)。公式中左右小圓括號(hào)的對(duì)數(shù)超過(guò)一對(duì)時(shí)，Exce1將自動(dòng)按照從內(nèi)向外的順序進(jìn)行計(jì)算。
(四)公式運(yùn)算結(jié)果的顯示
Exce1根據(jù)公式自動(dòng)進(jìn)行智能運(yùn)算的結(jié)果默認(rèn)顯示在該公式所在的單元格里，編輯欄則相應(yīng)顯示公式表達(dá)式的完整內(nèi)容。該單元格處于編輯狀態(tài)時(shí)，單元格也將顯示等號(hào)“=”及其運(yùn)算體和運(yùn)算符，與所對(duì)應(yīng)編輯欄顯示的內(nèi)容相一致。
1.查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果
單元格中默認(rèn)顯示的運(yùn)算結(jié)果是根據(jù)完整的公式表達(dá)式進(jìn)行運(yùn)算的結(jié)果，但可通過(guò)下述方法查看公式中某步驟的運(yùn)算結(jié)果：
(1)選中公式所在的單元格，雙擊或按“F2”鍵進(jìn)入編輯狀態(tài);
(2)選中公式中需要查看其運(yùn)算結(jié)果的運(yùn)算體和運(yùn)算符，按“F9”鍵后，被選中的內(nèi)容將轉(zhuǎn)化為運(yùn)算結(jié)果，該運(yùn)算結(jié)果同時(shí)處于被選中狀態(tài)。
(3)按下“Esc”鍵或者“Ctr1+Z”組合鍵(或單擊“撤消”按鈕)，運(yùn)算結(jié)果將恢復(fù)為公式表達(dá)式的原來(lái)內(nèi)容。
2.公式默認(rèn)顯示方式的改變
為了檢查公式整體或者其中某一組成部分的表述是否正確，可以使單元格默認(rèn)顯示完整的公式表達(dá)式，實(shí)現(xiàn)公式表達(dá)式與運(yùn)算結(jié)果之間的便捷切換。
3.將公式運(yùn)算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值
采用復(fù)制粘貼的方法將公式原地復(fù)制后，進(jìn)行選擇性粘貼，但只粘貼數(shù)值。
二、單元格的引用
單元格引用是指在不同單元格之間建立鏈接，以引用來(lái)自其他單元格的數(shù)據(jù)。引用的作用在于標(biāo)識(shí)工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。
通過(guò)引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個(gè)公式中使用同一單元格的數(shù)值，常用的單元格引用分為相對(duì)引用、絕對(duì)引用和混合引用三種。此外還可以引用同一工作簿不同工作表的單元格、不同工作簿的單元格、甚至其他應(yīng)用程序中的數(shù)據(jù)。
(一)引用的類(lèi)型
1.相對(duì)引用
如果公式使用的是相對(duì)引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格與引用源數(shù)據(jù)的單元格的相對(duì)位置，當(dāng)復(fù)制使用了相對(duì)引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用將自動(dòng)更新，數(shù)據(jù)源將指向與當(dāng)前公式所在單元格位置相對(duì)應(yīng)的單元格。在相對(duì)引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面沒(méi)有任何標(biāo)示符號(hào)。Exce1默認(rèn)使用的單元格引用是相對(duì)引用。
2.絕對(duì)引用
如果公式使用的是絕對(duì)引用，公式記憶的是源數(shù)據(jù)所在單元格在工作表中的絕對(duì)位置，當(dāng)復(fù)制使用了絕對(duì)引用的公式到別的單元格式，被粘貼公式中的引用不會(huì)更新，數(shù)據(jù)源仍然指向原來(lái)的單元格。在絕對(duì)引用中，所引用的單元格地址的列坐標(biāo)和行坐標(biāo)前面分別加入標(biāo)示符號(hào)“$”。如果要使復(fù)制公式時(shí)數(shù)據(jù)源的位置不發(fā)生改變，應(yīng)當(dāng)使用絕對(duì)引用。
3.混合引用
混合引用是指所引用單元格地址的行標(biāo)與列標(biāo)中只有一個(gè)是相對(duì)的，可以發(fā)生變動(dòng)，而另一個(gè)是絕對(duì)的。
(二)輸入單元格引用
在公式中可以直接輸入單元格的地址引用單元格，也可以使用鼠標(biāo)或鍵盤(pán)的方向鍵選擇單元格。單元格地址輸入后，通常使用以下兩種方法來(lái)改變引用的類(lèi)型：
(三)跨工作表單元格引用
跨工作表單元格引用是指引用同一工作簿里其他工作表中的單元格，又稱(chēng)三維引用，需要按照以下格式進(jìn)行跨表引用：
工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址
(四)跨工作簿單元格引用
跨工作簿單元格引用是指引用其他工作簿中的單元格，又稱(chēng)外部引用，需要按照以下格式進(jìn)行跨工作簿引用：
[工作簿名]工作表名!數(shù)據(jù)源所在單元格地址
三、函數(shù)的應(yīng)用
在Exce1中，利用函數(shù)可以快速執(zhí)行有關(guān)計(jì)算。
函數(shù)的基本格式是：函數(shù)名(參數(shù)序列)。參數(shù)序列是用于限定函數(shù)運(yùn)算的各個(gè)參數(shù)，這些參數(shù)除中文外都必須使用英文半角字符。函數(shù)只能出現(xiàn)在公式中。
(一)常用函數(shù)
1.統(tǒng)計(jì)函數(shù)
(1)MAX
MAX(number1，number2，……)用于返回?cái)?shù)值參數(shù)中的最大值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。
(2)MIN
MIN(number1，number2，……)用于返回?cái)?shù)值參數(shù)中的最小值，忽略參數(shù)中的邏輯值和文本。
(3)SUM
SUM(number1，number2，……)用于計(jì)算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。
(4)SUMIF
SUMIF(range，criteria，sum_range)用于對(duì)滿足條件的單元格求和。
(5)AVERAGE
AVERAGE(number1，number2，……)用于返回參數(shù)的算術(shù)平均值。
(6)AVERAGEIF
AVERAGEIF(range，criteria，average_range)用于返回某個(gè)區(qū)域內(nèi)滿足給定條件的所有單元格的算術(shù)平均值。
(7)COUNT
COUNT(va1ue1，va1ue2，……)用于計(jì)算包含數(shù)字的單元格以及參數(shù)列表中數(shù)字的個(gè)數(shù)。
(8)COUNTIF
COUNTIF(range，criteria)用于對(duì)區(qū)域中滿足單個(gè)指定條件的單元格進(jìn)行計(jì)數(shù)。
2.文本函數(shù)
(1)LEN
LEN(text)用于返回文本字符串中的字符數(shù)。
(2)RIGHT
RIGHT(text，num_chars)用于從文本字符串中最后一個(gè)字符開(kāi)始返回指定個(gè)數(shù)的字符。
(3)MID
MID(text，start_num，num_chars)用于返回文本字符串中從指定位置開(kāi)始的指定數(shù)目的字符。
(4)LEFT
LEFT(text，num_chars)用于返回文本字符串中第一個(gè)字符開(kāi)始至指定個(gè)數(shù)的字符。
3.邏輯函數(shù)IF
IF(1ogica1_test，va1ue_if_true，va1ue_if_fa1se)用于判斷“1ogica1_test”的內(nèi)容是否為真，如果為真則返回“va1ue_if_true”，如果為假則返回“va1ue_if_fa1se”的內(nèi)容。
4.查找與引用函數(shù)
(1)LOOKUP
LOOKUP函數(shù)用于返回向量(單行區(qū)域或單列區(qū)域)或數(shù)組中的數(shù)值。它具有兩種語(yǔ)法形式：向量形式和數(shù)組形式。向量形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，1ookup_vector，resu1t_vector)用于在單行區(qū)域或單列區(qū)域(稱(chēng)為“向量”)中查找值，然后返回第二個(gè)單行區(qū)域或單列區(qū)域中相同位置的值。
數(shù)組形式：LOOKUP(1ookup_va1ue，array)用于在數(shù)組的第一行或第一列中查找指定的值，并返回?cái)?shù)組最后一行或最后一列內(nèi)同一位置的值。數(shù)組是指用于建立可生成多個(gè)結(jié)果或可對(duì)在行和列中排列的一組參數(shù)進(jìn)行運(yùn)算的單個(gè)公式。數(shù)組區(qū)域共用一個(gè)公式;數(shù)組常量是用作參數(shù)的一組常量。
(2)INDEX
INDEX(array，row_num，co1umn_num)用于返回表格或數(shù)組中的元素值，此元素由行號(hào)和列號(hào)的索引值給定。
(3)MATCH
MATCH(1ookup_va1ue，1ookup_array，match_type)用于在單元格區(qū)域中搜索指定項(xiàng)，然后返回該項(xiàng)在單元格區(qū)域中的相對(duì)位置。
5.日期與時(shí)間函數(shù)
(1)YEAR
YEAR(seria1_number)用于返回某日期對(duì)應(yīng)的年份。
(2)MONTH
MONTH(seria1_number)用于返回某日期對(duì)應(yīng)的月份，介于1到12之間。
(3)DAY
DAY(seria1_number)用于返回某日期對(duì)應(yīng)的天數(shù)，介于1到31之間。
(4)NOW
NOW()用于返回當(dāng)前的日期和時(shí)間。
(二)基本財(cái)務(wù)函數(shù)
1.SLN
SLN(cost，sa1vage，1ife)用于返回某項(xiàng)資產(chǎn)以直線法計(jì)提的每一期的折舊值。
cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。
2.DDB
DDB(cost，sa1vage，1ife，period，factor)用于使用雙倍余額遞減法或其他指定的方法，計(jì)算一項(xiàng)固定資產(chǎn)在給定期間內(nèi)的折舊值。
cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。period是必需參數(shù)，指需要計(jì)算折舊值的期間。period必須使用與1ife相同的單位。factor是可選參數(shù)，指余額遞減速率。如果factor被省略，則默認(rèn)為2，即使用雙倍余額遞減法。
3.SYD
SYD(cost，sa1vage，1ife，per)用于返回某項(xiàng)資產(chǎn)按年數(shù)總和折舊法計(jì)算的在第“per”期的折舊值。
cost是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)原值。sa1vage是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的殘值。1ife是必需參數(shù)，指固定資產(chǎn)的折舊期數(shù)。per是必需參數(shù)，指第幾期，其單位必須與1ife相同。
第四節(jié) 數(shù)據(jù)清單及其管理分析
一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建
(一)數(shù)據(jù)清單的概念
Exce1中，數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù)，且每行同列數(shù)據(jù)的類(lèi)型和格式完全相同的Exce1工作表。
數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段，列標(biāo)志對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱(chēng)，每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。
(二)構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求
為了使Exce1自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：
1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。
2.同一列中各行數(shù)據(jù)項(xiàng)的類(lèi)型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。
3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開(kāi)時(shí)，應(yīng)在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。
4.盡量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。
二、記錄單的使用
(一)記錄單的概念
記錄單又稱(chēng)數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話框。
(二)通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)
通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀，操作簡(jiǎn)單，減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯(cuò)誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。
2.“記錄單”對(duì)話框的打開(kāi)
打開(kāi)“記錄單”對(duì)話框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。
Exce1 2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令，但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。
“記錄單”對(duì)話框打開(kāi)后，只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話框來(lái)輸入、查詢(xún)、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，但無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。
3.在“記錄單”對(duì)話框中輸入新記錄
在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框，直接進(jìn)行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。
4.利用“記錄單”對(duì)話框查找特定單元格
通過(guò)查詢(xún)，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢(xún)條件的查詢(xún)中，只要在對(duì)話框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢(xún)條件即可。
5.利用“記錄單”對(duì)話框核對(duì)或修改特定記錄
查找到待核對(duì)或修改的記錄后，在對(duì)話框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。
6.利用“記錄單”對(duì)話框刪除特定記錄
記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷(xiāo)。
三、數(shù)據(jù)的管理與分析
在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類(lèi)匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。
(一)數(shù)據(jù)的排序
數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對(duì)某些列的數(shù)據(jù)，通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來(lái)重新組織行的順序。用戶(hù)可按照相關(guān)步驟進(jìn)行快速排序和自定義排序。
(二)數(shù)據(jù)的篩選
數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對(duì)數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其他工作。
篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時(shí)隱藏其他行。通過(guò)篩選工作表中的信息，用戶(hù)可以快速查找數(shù)值。用戶(hù)不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。用戶(hù)可進(jìn)行快速篩選、高級(jí)篩選和清除篩選。
(三)數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總
數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類(lèi)別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。分類(lèi)匯總采用分級(jí)顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開(kāi)工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計(jì)。
1.創(chuàng)建分類(lèi)匯總
需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項(xiàng)”的內(nèi)容，數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類(lèi)字段”分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項(xiàng)”列下，同時(shí)可以通過(guò)單擊級(jí)別序號(hào)實(shí)現(xiàn)分級(jí)查看匯總結(jié)果。
2.清除分類(lèi)匯總
打開(kāi)“分類(lèi)匯總”對(duì)話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類(lèi)匯總。
(四)數(shù)據(jù)透視表的插入
數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來(lái)刷新計(jì)算結(jié)果。
1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建
單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng)，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?rdquo;提示進(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁(yè)字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成，可以通過(guò)需要選擇不同的頁(yè)字段、行字段、列字段，設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。
2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置
(1)重新設(shè)計(jì)版面布局。
(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。
(3)設(shè)置值的顯示方式。
(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。
(5)設(shè)定報(bào)表樣式。
(五)圖表的插入
框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。
圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。
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