軟件股份公司財務管理制度制定細則(2)
軟件股份公司財務管理制度制定細則第五章 利潤分配
第二十六條 公司交納所得稅后的利潤，按下列順序分配：
1、 補上一年度的虧損;
2、 提取法定公積金百分之十;
3、 支付股東股利。
公司法定公積金累計額達到公司注冊資本的 50%以上的，可以不再提取。公司不得在彌補公司虧損和提取法定公積金之前向股東分配利潤。
第二十七條 股東大會決議將公積金轉(zhuǎn)為股本時，按股東原有股份比例派送新股。但法定公積金轉(zhuǎn)為股本時，所留存的該項公積金不得少于轉(zhuǎn)增前公司注冊資本的 25%。
第二十八條 公司股東大會對利潤分配方案作出決議后，公司董事會須在股東大會召開后兩個月內(nèi)完成股利(或股份)的派發(fā)事項。
軟件股份公司財務管理制度制定細則第六章 會計核算基礎(chǔ)工作
第二十九條 記賬要求
1、 各種會計記錄中的內(nèi)容及數(shù)據(jù)必須準確、清晰。
2、 各種原始憑證及會計記錄不許涂改、挖補、亂擦或用其它方法消除字跡，所有改錯與更正要按規(guī)定劃紅線注銷原始記錄，再在己注銷記錄的上方重新正確記錄或按會計制度規(guī)定辦理。
3、 各種會計記錄中的簽章必須齊全。
第三十條 會計憑證
1、會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任，作為記賬依據(jù)的書面證明。企業(yè)對發(fā)生的每一項經(jīng)濟業(yè)務必須取得或填制合法的會計憑證。
2、會計憑證分類
(1)原始憑證：它是經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后的原始記錄和書面證明，要求各部門、各環(huán)節(jié)凡是發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務都必須填制或取得相應的原始記錄憑證，明確經(jīng)濟責任，提供會計記賬依據(jù)。它分為以下兩種：
?、?自制原始憑證：是企業(yè)根據(jù)需要，自行規(guī)范填制的原始憑證，如材料入庫單等。
?、?外來原始憑證：是企業(yè)從發(fā)生業(yè)務的對方取得的原始憑證，如購貨發(fā)票、運貨單等。
(2)記賬憑證：會計人員根據(jù)原始憑證，按經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容和應用的會計科目填制的憑證。
(3)記賬憑證匯總表：將數(shù)量較多的記賬憑證按各個相同的會計科目匯總填制的用以登記總賬的憑證。
第三十一條 原始憑證的要求
1、 外來原始憑證必須具備以下內(nèi)容：憑證名稱、填制日、填制單位名稱或填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或蓋章、接受單位的名稱、經(jīng)濟業(yè)務的內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額。
2、 一式幾聯(lián)的原始憑證，應注明各聯(lián)的用途，其中只能以一聯(lián)作為報銷憑證。
3、 職工因公借款的憑證，必須附在記賬憑證上，還款時，不得退還原借款憑證，借款時不準白條頂庫。若從工資中扣款時，可不開收據(jù)，但必須寫明應發(fā)數(shù)、所扣還金額、實際發(fā)放數(shù)等。
第三十二條 記賬憑證的填制：會計人員必須根據(jù)審核無誤的原始憑證制作記賬憑證。
1、填制憑證使用會計科目應按國家頒布的企業(yè)會計準則的規(guī)定進行。
2、摘要欄的內(nèi)容簡明扼要，清晰可辨。下列幾種經(jīng)濟業(yè)務摘要中應著重說明：
(1) 現(xiàn)金收付業(yè)務的收付對象和款項性質(zhì);
(2) 銀行結(jié)算業(yè)務的結(jié)算方式、票據(jù)號碼、結(jié)算對象及款項性質(zhì);
(3) 購貨業(yè)務的供貨單位名稱及主要品種、價格、數(shù)量;
(4) 預收、預付款項的業(yè)務對象及業(yè)務內(nèi)容;
(5) 預提、應攤銷業(yè)務的提、攤期限及依據(jù);
(6) 待決、待處理事項的責任單位(人)和原因;
(7) 物資內(nèi)部轉(zhuǎn)移業(yè)務的內(nèi)容、對象、原因和發(fā)生時間。
3、記賬憑證應附有原始憑證。如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證，可把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，在其他記賬憑證摘要內(nèi)注明附有原始憑證的記賬憑證的編號。如果一張原始憑證所列支出需要幾個部門共同負擔的，應開出分割單進行結(jié)算。更正錯誤的記賬憑證，可以不附原始憑證。
4、記賬憑證的編號按月依日期先后順序排列。一組會計分錄使用兩張以上記賬憑證的，應在順序后面用分數(shù)形式編制分號。
第三十三條 登記賬簿
1、 按規(guī)定合理設(shè)置賬簿。登記賬薄，必須依據(jù)經(jīng)審核無誤的會計憑證記賬。
2、 記賬時，應將憑證日期、編號、業(yè)務內(nèi)容摘要、金額逐項記入賬內(nèi)。
3、 各種賬薄按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔行。如果發(fā)生跳行、隔行、隔頁，應將空行、空頁劃斜紅線注銷或注明“此處空白”字樣，并由記賬人員簽名或蓋章。
4、 凡需結(jié)出余額的賬戶，應及時結(jié)出余額，沒有余額的賬戶在余額欄內(nèi)用“O”號表示?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。商品(物資、用品)明細賬須逐筆結(jié)出結(jié)存數(shù)金額。
5、 每張賬頁記滿需轉(zhuǎn)記次頁時，須在最后一行摘要欄注明“過次頁”，計出余額及需要計的發(fā)生額，并將計出余額等記入次頁的第一行內(nèi)，并在其摘要欄注明“承前頁”。
6、 記賬時發(fā)生錯誤，應用單紅線刪掉錯誤的文字或數(shù)字，要求使刪去的原有字跡可辯認，在劃紅線上方填寫正確的文字或數(shù)字，并由記賬人員在更正處蓋章。對于錯誤的數(shù)字應全部劃單紅線更正，不得只更正其中的錯誤部分數(shù)字。文字差錯可只劃去錯誤部分進行更正。
7、 按月完成記賬、結(jié)賬。
8、 月度終了，記完賬后都要辦理結(jié)賬，結(jié)出余額后，在下一欄摘要欄注明“本月合計”，并結(jié)出當月各欄發(fā)生額合計數(shù)，在數(shù)字下端劃單紅線。季度終了，在當季每三個月月結(jié)的下一行摘要欄注明“本季合計”，并結(jié)出本季三個月度發(fā)生額累計數(shù)。年度終了，在第四季度季結(jié)的下一行摘要欄注明“本年累計”，并結(jié)出全年發(fā)生額累計數(shù)，在數(shù)字下端劃雙紅線。
9、 對賬。會計部門內(nèi)部總賬與二級、三級明細賬之間應賬賬相符，涉及財產(chǎn)、物資的，須賬實相符?，F(xiàn)金賬必須天天核對;銀行賬每月至少核對一次，編制銀行余額調(diào)節(jié)表。會計賬與業(yè)務調(diào)撥、倉儲管理等有關(guān)職能部門的財產(chǎn)、物資、業(yè)務周轉(zhuǎn)金等業(yè)務賬、保管賬、三級明細賬、備查簿之間的賬目，包括進、銷、存金額及數(shù)量都應定期(每月)進行對賬。在對賬中發(fā)現(xiàn)問題，要及時查明原因并進行更正處理。對逾期未收未付的商品、材料、款項以及各種懸賬懸案，應主動聯(lián)系有關(guān)部門及時處理結(jié)清賬目。凡實物保管負責人員變更，必須辦理財產(chǎn)物資移交手續(xù)，明確經(jīng)濟責任，并與會計核對賬目，結(jié)清手續(xù)。
第三十四條 原始記錄的管理
1、 凡在本公司經(jīng)營活動中發(fā)生的各環(huán)節(jié)的單證，各種原始記錄必須做到填寫完整、傳遞迅速、匯集全面、反饋及時，要確保原始記錄的真實、完整、正確、清晰、及時。
2、 財務部要將會計憑證、會計賬簿、會計報表裝訂整齊、匯集全面、歸檔及時、妥善保管。資料的傳遞、交換應由交換雙方簽字認可。重要資料的移交由財務部經(jīng)理監(jiān)交。會計憑證不得外借，特殊情況借用須經(jīng)財務部經(jīng)理批準。
第三十五條 財務稽核：財務活動中的所有會計憑證、賬務處理、報表編制，須經(jīng)稽核審驗，會計人員負責 審核與自己經(jīng)營賬務有關(guān)的外來原始憑證，并根據(jù)審核無誤的原始憑證編制記賬憑證，做到賬賬、賬證、賬實、賬表相符。設(shè)專人負責記賬憑證審核，或交叉審核記賬憑證。
軟件股份公司財務管理制度制定細則第七章 外幣業(yè)務管理
第三十六條 外幣業(yè)務是指公司以記賬本位幣以外的貨幣進行的款項收付、往來結(jié)算和計價業(yè)務。
第三十七條 外幣業(yè)務和外幣報表折算
1、外幣交易折算
公司外幣交易按交易發(fā)生日的即期匯率(或近似匯率)將外幣金額折算為人民幣入賬。
資產(chǎn)負債表日，外幣貨幣性項目采用資產(chǎn)負債表日的即期匯率折算為人民幣;以公允價值計量的外幣非貨幣性項目按公允價值確定日的即期匯率折算為人民幣;以歷史成本計量的外幣非貨幣性項目采用交易發(fā)生日的即期匯率折算為人民幣。
除了為購建或生產(chǎn)符合資本化條件的資產(chǎn)而借入的外幣專門借款本金及利息的匯兌差額按資本化的原則處理外，其余情況下所產(chǎn)生的外幣折算差額直接計入當期損益。貨幣兌換形成的折算差額，計入財務費用。
2、外幣報表折算
資產(chǎn)負債表中的資產(chǎn)和負債項目，采用資產(chǎn)負債表日的即期匯率折算;所有者權(quán)益項目除“未分配利潤”項目外，其他項目采用發(fā)生時的即期匯率折算。利潤表中的收入和費用項目，采用交易發(fā)生日的即期匯率(或近似匯率)折算。
上述折算產(chǎn)生的外幣財務報表折算差額，在資產(chǎn)負債表所有者權(quán)益項目下單獨列示。
第三十八條 在外幣業(yè)務管理中，應加強對外匯風險的控制，應及時對匯率變動的潛在方向、時間和幅度進行預測，根據(jù)匯率變動的趨勢，把握好資金的挑撥、商品的進出口、外匯應收和應付賬的收付等事項的有利時機，盡量減少或避免因匯率變動給公司造成的損失。
軟件股份公司財務管理制度制定細則第八章 會計檔案管理制度
第三十九條 為了加強對會計檔案的管理和收集整理工作，有效地保護和利用會計檔案，為公司各項工作服務，現(xiàn)制定會計檔案管理工作制度。
第四十條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
第四十一條 會計檔案管理人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識，對規(guī)定應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定和要求及時整理歸檔，集中管理，任何個人不得私自保管。
第四十二條 財務部專門負責保管會計檔案，定期將財務部歸檔的會計資料按類別、按順序立卷登記入冊，移送公司檔案室保存。當年的會計檔案，在年度終了后，由財務部門保管一年，第二年由財務部門編制清冊移交檔案部門保管，會計檔案的移交，應編制移交清冊，由交接雙方按移交清冊項目核查無誤后簽章，各執(zhí)一份。
第四十三條 會計檔案使用過程中必須按照有關(guān)規(guī)定作好保密。
第四十四條 財務人員因工作需要調(diào)閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序，及時歸還原處，若要調(diào)閱入庫檔案，應辦理相關(guān)借用手續(xù)。
第四十五條 公司內(nèi)各部門因公需要調(diào)閱會計檔案時，必須經(jīng)本部門主管領(lǐng)導批準證明，經(jīng)財務部經(jīng)理同意，方可辦理相關(guān)調(diào)閱手續(xù)。
第四十六條 外單位人員因公需要調(diào)閱會計檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)財務負責人同意后，由檔案管理人員接待查閱，并詳細登記調(diào)閱會計檔案人員的工作單位、查閱日期、查閱理由、會計檔案的名稱、歸還時間等。
第四十七條 調(diào)閱會計檔案一般不得攜帶外出，若確實需要將調(diào)閱的會計檔案攜帶外出，必須經(jīng)財務負責人同意，填寫借據(jù)，辦理借閱手續(xù)后，方能攜出，并在約定的限期內(nèi)歸還。
第四十八條 若需要復印會計檔案時，應經(jīng)財務負責人同意，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)后才能復印。
第四十九條 查閱或復制會計檔案的人員，不得擅自拆封、修改、抽取和銷毀檔案。
第五十條 由于會計人員的變動或會計機構(gòu)的改變等，會計檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理轉(zhuǎn)交手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接交人簽字或蓋章。
第五十一條 移交人員對所移交的會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關(guān)資料的合法性、真實性承擔法律責任。
第五十二條 會計檔案必須進行科學管理，做到經(jīng)常檢查，做好防水、防霉、防蛀、防鼠、防火等工作，確保檔案安全。
第五十三條 會計檔案資料保管期滿，需要銷毀時，由檔案管理人員提出銷
毀意見，財務部門會同有關(guān)部門共同鑒定。對一些需要繼續(xù)保存的會計檔案，必須從中抽出，繼續(xù)保存，經(jīng)過嚴格審查，編制銷毀清冊，并經(jīng)一定的批準手續(xù)，方可進行銷毀，批準權(quán)限和手續(xù)按規(guī)定辦理。
軟件股份公司財務管理制度制定細則第九章 會計電算化管理制度
第五十四條 為保證會計電算化正常運轉(zhuǎn)并完成預定的任務，制定本制度。
第五十五條 公司根據(jù)財政有關(guān)規(guī)定選用合適的會計電算化系統(tǒng)，根據(jù)會計核算的實際需要，設(shè)置相應的崗位分工及操作權(quán)限。
第五十六條 電算化操作人員須經(jīng)財務總監(jiān)批準，經(jīng)系統(tǒng)管理員設(shè)置相應權(quán)限后方可有權(quán)進行系統(tǒng)操作。
第五十七條 電算化操作人員必須使用其真實姓名，操作密碼注意保密，一旦泄漏，操作人員有權(quán)及時修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問題由自己承擔責任。
不得擅自將操作權(quán)限提供給他人使用。
第五十八條 電算化操作人員在操作過程中應保證原始資料的合法性以及數(shù)據(jù)的準確性，對于違規(guī)單據(jù)不得錄入，如發(fā)現(xiàn)有疑問或錯誤時，應及時查詢，不得擅自修改或作廢。
第五十九條 電算化人員操作完畢后，必須及時退出系統(tǒng)。
第六十條 對輸入系統(tǒng)的憑證，應認真進行復核，發(fā)現(xiàn)憑證錯誤，分析原因，通知有關(guān)崗位人員進行修改，復核人員不得擅自修改，每月對現(xiàn)有的憑證、賬簿、報表進行一次稽核，確保錄入數(shù)據(jù)正確無誤。
第六十一條 系統(tǒng)管理人員對使用的硬件設(shè)備的安全負責，每月應做好數(shù)據(jù)備份工作，會計人員應及時打印單據(jù)、賬簿、報表等進行存檔，以防止意外事故的發(fā)生。
第六十二條 存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立數(shù)據(jù)備份，備份每月不得少于一次，雙備份下的兩套備份介質(zhì)，應存放在不同的地點保管，并按會計檔案的保存期限存檔。
第六十三 未經(jīng)財務經(jīng)理批準，不得擅自刪除系統(tǒng)中任何數(shù)據(jù)。
軟件股份公司財務管理制度制定細則第十章 發(fā)票管理制度
第六十四條 根據(jù)《增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定》和《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其它有關(guān)規(guī)定制定本制度。
第六十五條 本制度所稱發(fā)票，是指在購銷商品，提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。
第六十六條 工作職責
1、 財務部統(tǒng)一負責本公司各種票據(jù)的管理工作。
2、 各種票據(jù)的種類、使用范圍由財務部依據(jù)相關(guān)法規(guī)確定。
第六十七條 管理規(guī)定：
1、 銷售發(fā)票由財務部專管人員向主管稅務機關(guān)申請購買，購票時應詳細清點數(shù)量、檢查有無印刷錯誤，數(shù)量有誤或印刷有錯誤的應拒收。各種票據(jù)驗收后，應按不同的票據(jù)登記驗收日期、數(shù)量、起止號碼等，設(shè)專柜保管。
2、 發(fā)票的領(lǐng)用： 財務部由專人負責發(fā)票管理，設(shè)置各種票據(jù)領(lǐng)用登記簿，領(lǐng)用發(fā)票需進行登記日期、數(shù)量、發(fā)票金額、起止號碼等，并由領(lǐng)用人簽收。
3、 發(fā)票的使用：
(1)發(fā)票的開具必須以真實的銷售貨物或提供勞務為前提。
(2)開具增值稅發(fā)票，必須提供準確的購貨單位名稱、地址、電話、稅務登記號、開戶行、銀行賬號等。
(3)開具發(fā)票應當按規(guī)定的時限、順序、逐欄、全部欄次一次性如實開具，并加蓋財務專章及規(guī)定的各種印章。不得上下聯(lián)不一致，不得開具假發(fā)票，發(fā)票作廢要加蓋作廢章，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票。
(4) 如果開出的發(fā)票內(nèi)容有不妥之處，必須把原發(fā)票及其抵扣聯(lián)一起退回，才能給對方換開新發(fā)票。
(5)公司購買任何物品、支付各種費用都必須按規(guī)定向?qū)Ψ剿饕l(fā)票和購物清單，報銷時發(fā)票后必須得附有夠物小票，否則不予報銷。公司員工在取得發(fā)票時必須仔細審核發(fā)票的合法性，發(fā)票開具單位必須與收款單位一致，金額大小寫一致，有關(guān)項目填寫正確。在報銷時，必須同時附上購物小票，否則不予報銷。
(6) 對不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為報銷憑證，財務部有權(quán)拒絕報銷或付款。
(7)公司員工對取得的發(fā)票要妥善保管，票據(jù)丟失不予報銷。
(8) 公司員工應嚴格按照費用類型填報財務系統(tǒng)，填寫紙質(zhì)報銷單據(jù)，且紙制單據(jù)應與系統(tǒng)填報相符，以避免因填報不符而造成報銷延誤。
4、發(fā)票的檢查
(1)財務部有權(quán)對各種發(fā)票的使用隨時進行檢查。
(2)經(jīng)手發(fā)票業(yè)務人員的發(fā)票管理義務：
?、勹b別發(fā)票真?zhèn)?，鑒定發(fā)票的有效性;
②發(fā)票報銷前妥善保管與留存;
?、郯l(fā)票報銷時的粘貼;
(3)財務部稽核人員在審核發(fā)票時發(fā)現(xiàn)有使用不當?shù)?，應提出意見進行糾正;問題嚴重的，應立即報告財務部經(jīng)理。
(4)對于不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財務報銷憑證，任何單位及個人有權(quán)拒收。
軟件股份公司財務管理制度制定細則第十一章 其他管理
第六十八條 費用報銷程序：
1、經(jīng)辦人持有效的原始單據(jù),按財務部要求分類貼好附于費用報銷單后,經(jīng)部門負責人審核，通過提請公司領(lǐng)導審批后，到財務稽核進行票據(jù)合規(guī)性審核，由財務出納辦理付款。
2、出納辦理收付款手續(xù)，會計編制會計憑證。
3、差旅費報銷管理，見專項規(guī)定。
第六十九條 辦公用品的管理
1、采購：財產(chǎn)管理部門按批準的采購計劃購買后，交部門驗收、簽字，同時登記實物明細賬，發(fā)票及驗收單交財務部門記賬，結(jié)清賬務。
2、領(lǐng)用、發(fā)放：財產(chǎn)管理部門按發(fā)放標準及管理辦法的有關(guān)規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)后，發(fā)給辦公用品，同時登記實物明細賬。
3、財務部根據(jù)收到的購買計劃及有關(guān)單據(jù)、發(fā)票、領(lǐng)用單等單據(jù)，進行賬務處理，并定期與財產(chǎn)管理部門的實物明細賬進行核對，做到賬賬相符，賬實相符。
第七十條 財務開支審批權(quán)限規(guī)定：見專項規(guī)定。
軟件股份公司財務管理制度制定細則第十二章 附則
第七十一條 本制度經(jīng)公司董事會審議通過后生效，董事會負責對本制度作出修訂及解釋。
第七十二條 本制度與公司相關(guān)財務及其他管理制度配套使用，財務部負責制定本制度的有關(guān)實施細則。
第七十三條 本制度解釋權(quán)歸公司董事會。
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