erp財(cái)務(wù)管理模塊操作流程
erp財(cái)務(wù)管理模塊操作流程
隨著信息技術(shù)發(fā)展不斷加快，企業(yè)間的競爭力也逐步加強(qiáng)，這加劇了企業(yè)間運(yùn)用信息化來提升自身經(jīng)營與管理水平的強(qiáng)度。一起來看看下面學(xué)習(xí)啦小編為你帶來的“erp財(cái)務(wù)管理模塊操作流程”，這其中也許就有你需要的。
ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作流程
一、目的
通過ERP系統(tǒng)實(shí)施，規(guī)范日常業(yè)務(wù)操作流程，提升企業(yè)管理水平，保障ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行。
二、基礎(chǔ)檔案設(shè)置和錄入
1、項(xiàng)目檔案：《銷售立項(xiàng)審批表》批準(zhǔn)后，市場部在項(xiàng)目檔案中添加“銷售項(xiàng)目號(hào)”,計(jì)劃部在確定生產(chǎn)令號(hào)后，修改項(xiàng)目號(hào)中的生產(chǎn)令號(hào)與實(shí)際的生產(chǎn)令號(hào)一致。
2、客戶名稱檔案：銷售合同成立，銷售部按合同簽訂單位名稱(合同章名稱)在往來單位項(xiàng)下的客戶檔案下添加客戶名稱。
3、產(chǎn)成品編碼：工藝技術(shù)在圖紙定型后，錄入產(chǎn)品結(jié)構(gòu)前給產(chǎn)成品命名、并按《物料編碼規(guī)則》在存貨檔案中加入產(chǎn)成品編碼檔案。
4、材料清單：工藝技術(shù)部在圖紙定型后，下達(dá)《設(shè)計(jì)通知單》時(shí)，將《材料清單》錄入產(chǎn)品結(jié)構(gòu)
5、材料編碼：增加新的原材料品種和規(guī)格時(shí)，采購部根據(jù)《物料編碼規(guī)則》加入材料編碼檔案。
6、半成品編碼：產(chǎn)品定型后，工藝技術(shù)部對(duì)主機(jī)產(chǎn)品通用部件命名、并按《物料編碼規(guī)則》加入半成品編碼檔案。
7、供應(yīng)商名稱檔案：增加新的供應(yīng)商時(shí)，由采購部增加錄入供應(yīng)商檔案。
三、采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作流程
根據(jù)公司的經(jīng)營生產(chǎn)模式，生產(chǎn)用與辦公用物資(食堂生活物資除外)一律需先有計(jì)劃、申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)后方可采購。主要流程如下：
1、采購計(jì)劃或申請(qǐng)：分工藝技術(shù)部主機(jī)材料清單、工程技術(shù)部發(fā)貨清單與臨時(shí)申請(qǐng)(請(qǐng)購單)兩類。由需用部門根據(jù)采購要求提前書面提出計(jì)劃或申請(qǐng)，批準(zhǔn)后交采購部。 2、采購訂單：采購部根據(jù)計(jì)劃或申請(qǐng)尋找確定供應(yīng)商，簽訂購貨合同，錄入“采購訂單”，通知財(cái)務(wù)部審核，并及時(shí)將采購任務(wù)交給采購員采購。
3、到貨：供應(yīng)商必須提供兩聯(lián)送貨單，到貨后，倉庫保管員驗(yàn)收數(shù)量和外觀質(zhì)量后根據(jù)“訂單”生成“采購到貨單”，并打印交質(zhì)量部作為“物資檢驗(yàn)單”(為保證工作的流暢性，當(dāng)日的業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)日完成，各倉管員在收貨物時(shí)，請(qǐng)?zhí)嵝压?yīng)商隨貨帶來送貨單，如只有一聯(lián)的請(qǐng)復(fù)印，可給我們以后的工作帶來方便)。
4、入庫：保管員根據(jù)“送貨單”和“物資檢驗(yàn)單”修改“采購到貨單”的實(shí)收數(shù)量，生成“采購入庫單”。“采購入庫單”一式二聯(lián)(第一聯(lián)入庫聯(lián)、第二聯(lián)采購報(bào)帳聯(lián))。倉庫將“采購入庫單”、“送貨單”、“檢驗(yàn)單”對(duì)應(yīng)在次日9：00前交財(cái)務(wù)部稽核。
5、稽核：財(cái)務(wù)部人員核對(duì)“采購入庫單”、“送貨單”、“檢驗(yàn)單”的內(nèi)容是否相符，項(xiàng)目是否齊全后在“采購入庫單”上簽字。第二聯(lián)交采購部報(bào)帳，入庫聯(lián)和“送貨單”、“檢驗(yàn)單”對(duì)應(yīng)由倉庫裝訂。
6、來票：提供增值稅專用發(fā)票;臨時(shí)采購應(yīng)當(dāng)時(shí)取得發(fā)票，往來供應(yīng)商必須及時(shí)開出發(fā)票，采購部業(yè)務(wù)員根據(jù)“采購入庫單”拷貝生成發(fā)票或直接錄入發(fā)票，并將采購入庫單第二聯(lián)與送貨單、發(fā)票對(duì)應(yīng)交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)審核采購發(fā)票，根據(jù)發(fā)票情況作現(xiàn)付處理，并勾對(duì)采購入庫單與發(fā)票結(jié)算處理。
7、付款：供應(yīng)部提出付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)根據(jù)到票及合同約定付款條件審核付款。
8、退貨：已入庫退貨，錄入紅字“采購入庫單”退貨。
9、月結(jié)：財(cái)務(wù)部根據(jù)采購入庫單及實(shí)際情況在存貨核算管理中生成采購入庫暫估入賬，并進(jìn)行月結(jié)。
四、庫存業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作流程
1、材料出庫
——填單：由領(lǐng)料員填寫一式三聯(lián)的(必須注明生產(chǎn)令號(hào))手工領(lǐng)料單(第一聯(lián)存根聯(lián)、第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)、第三聯(lián)倉庫聯(lián))，經(jīng)部門經(jīng)理審批后(生產(chǎn)領(lǐng)料由生產(chǎn)計(jì)劃批準(zhǔn))，交倉管員錄入材料出庫單據(jù)，作為領(lǐng)取材料的依據(jù)。
——出庫：倉管員根據(jù)銷售項(xiàng)目或部門的領(lǐng)料單進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，輸入的內(nèi)容為：收發(fā)類別、部門、倉庫、存貨編碼、數(shù)量、生產(chǎn)令號(hào)(銷售項(xiàng)目號(hào))等項(xiàng)目，并打印一式四聯(lián)(第一聯(lián)存根聯(lián)、第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)、第三聯(lián)倉庫聯(lián)、第四聯(lián)領(lǐng)料聯(lián))的材料出庫單。經(jīng)領(lǐng)料人確認(rèn)簽字后，拿一式三聯(lián)的材料出庫單到倉管員處領(lǐng)料，倉管員核對(duì)后簽字發(fā)料，并審核庫存系統(tǒng)中的材料出庫單。
——稽核和核對(duì)：材料出庫單第一聯(lián)存根與原始單據(jù)由倉管員裝訂保存，材料出庫單第二聯(lián)財(cái)務(wù)聯(lián)與領(lǐng)料單第二聯(lián)于次日9：00之前交與財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)倉庫聯(lián)倉管員進(jìn)行實(shí)物核對(duì)，確認(rèn)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)并裝訂保存，第四聯(lián)領(lǐng)料聯(lián)留領(lǐng)料部門作領(lǐng)用材料依據(jù)。
2、產(chǎn)品入庫業(yè)務(wù)：
產(chǎn)品主機(jī)完工，質(zhì)量部貼好合格證，由生產(chǎn)部指定人員在當(dāng)天辦理入庫，填寫“產(chǎn)成品入庫單”，倉管員根據(jù)到現(xiàn)場確認(rèn)型號(hào)和清點(diǎn)數(shù)量無誤后簽字，錄入“產(chǎn)品入庫單”，輸入內(nèi)容為：收發(fā)類別、部門、生產(chǎn)批號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)、存貨編號(hào)、數(shù)量等。
五、銷售業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作流程
1、發(fā)貨清單：由工程技術(shù)部在設(shè)計(jì)通知單出來即時(shí)編制“發(fā)貨清單”錄入“銷售訂單”。并通知生產(chǎn)部審核。
2、發(fā)貨通知：計(jì)劃部跟蹤銷售合同，財(cái)務(wù)部收到符合發(fā)貨條件的貨款時(shí)，以書面形式通知計(jì)劃部，計(jì)劃部根據(jù)“銷售訂單”生成銷售發(fā)貨單，與《貨款回收擔(dān)保書》一起到財(cái)務(wù)部蓋放行章。
3、發(fā)貨：倉庫根據(jù)銷售訂單備貨，填寫實(shí)發(fā)數(shù)量，發(fā)貨員認(rèn)可簽字后，票據(jù)員在系統(tǒng)中進(jìn)行審核生成銷售出庫單。
4、補(bǔ)貨：由計(jì)劃部填寫發(fā)貨單到財(cái)務(wù)部蓋放行證章，發(fā)貨流程同上。
5、發(fā)票：財(cái)務(wù)根據(jù)金稅軟件開具的發(fā)票在用友系統(tǒng)中錄入發(fā)票數(shù)據(jù)，發(fā)票類型與實(shí)際發(fā)票保持一致，錄入的發(fā)票保存時(shí)注意倉庫的正確性，錄入的發(fā)票保存后進(jìn)行復(fù)核。
6、會(huì)計(jì)處理：在應(yīng)收系統(tǒng)中對(duì)發(fā)票審核，收款時(shí)發(fā)票與收款單據(jù)核銷處理，同時(shí)在庫存管理中對(duì)發(fā)票生成的銷售出庫單據(jù)審核，在存貨核算中對(duì)銷售出庫單據(jù)記帳，生成銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)憑證。
六、禁令
不許不按規(guī)定錄入相應(yīng)的檔案資料和按時(shí)完成流程中規(guī)定的工作，因此而貽誤工作，視情節(jié)給予記過、罰款、直至賠償經(jīng)濟(jì)損失的處分。
七、其他
1、相關(guān)文件和表格
《計(jì)劃管理規(guī)定》、《材料清單》、《發(fā)貨清單》、《發(fā)貨通知單》、《貨款回收擔(dān)保書》、《銷售立項(xiàng)審批表》、《補(bǔ)發(fā)材料申請(qǐng)表》、《月采購計(jì)劃》、《請(qǐng)購單》。
基于流程優(yōu)化的ERP財(cái)務(wù)管理模塊研究
【摘要】隨著信息技術(shù)發(fā)展不斷加快，企業(yè)間的競爭力也逐步加強(qiáng)，這加劇了企業(yè)間運(yùn)用信息化來提升自身經(jīng)營與管理水平的強(qiáng)度。作為如今先進(jìn)的企業(yè)管理理論，ERP在提高企業(yè)間競爭力方面起著至關(guān)重要的作用。它采用了統(tǒng)一資金流與物流和信息流的方法，有效調(diào)配企業(yè)存在的資源，使企業(yè)獲得利潤最大化。
【關(guān)鍵詞】流程優(yōu)化 ERP 財(cái)務(wù)管理
由于我國的信息化水平不夠完善，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)內(nèi)實(shí)施成功率較低，究其根本是由于ERP軟件不適應(yīng)中國國情。ERP的實(shí)施并非簡單的構(gòu)建信息系統(tǒng)，須針對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程，發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)從而為企業(yè)帶來管理的變革。因此，ERP的實(shí)施應(yīng)以業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化為前提，構(gòu)建企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，以保證系統(tǒng)的有效性。
一、ERP的概念
ERP由美國Gartner Group In公司于1990年提出。ERP全稱Enterprise Resource Planning，即企業(yè)資源計(jì)劃，指通過系統(tǒng)化的管理，利用信息技術(shù)，為企業(yè)管理者及員工提供經(jīng)營運(yùn)行方式的平臺(tái)。ERP系統(tǒng)結(jié)合了先進(jìn)的管理思想和信息技術(shù)，幫助企業(yè)合理調(diào)配資源，提高其在信息時(shí)代的競爭力。
二、ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能
ERP系統(tǒng)，整合了企業(yè)的所有資源，強(qiáng)調(diào)事前計(jì)劃和使中控制，使企業(yè)通過信息、資金、物流的變化情況有效控制企業(yè)活動(dòng)。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)專門針對(duì)核算業(yè)務(wù)而設(shè)計(jì)，而ERP系統(tǒng)包含了財(cái)務(wù)系統(tǒng)，與企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)緊密聯(lián)系，使財(cái)務(wù)活動(dòng)更加合理。現(xiàn)有ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、管理會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)決策支持三方面組成，包括總賬管理、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、資金管理、成本管理、財(cái)務(wù)決策支持等主要功能。
ERP通過對(duì)企業(yè)資源的統(tǒng)一支配，使其得到有效利用，從而獲取做多的利潤。ERP系統(tǒng)的中樞財(cái)務(wù)管理模塊集成了企業(yè)的生產(chǎn)、銷售、采購、庫存、人力等模塊，能夠?qū)崟r(shí)采集企業(yè)的信息，從而有效地控制其經(jīng)營活動(dòng)。我國多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立于其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，為提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，必然要使用高度集成化的ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
三、ERP和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的整合方式
企業(yè)實(shí)施業(yè)務(wù)流程化和ERP系統(tǒng)本來相對(duì)獨(dú)立，而實(shí)踐證明ERP的實(shí)施需要企業(yè)流程化的指導(dǎo)和幫助。業(yè)務(wù)流程化通過對(duì)企業(yè)活動(dòng)各環(huán)節(jié)的分析和改進(jìn)，為ERP的實(shí)施提供準(zhǔn)備，以便ERP系統(tǒng)指導(dǎo)企業(yè)經(jīng)營。當(dāng)對(duì)業(yè)務(wù)的提升產(chǎn)生新想法時(shí)，ERP系統(tǒng)可以促進(jìn)業(yè)務(wù)流程化的提高。因此，應(yīng)對(duì)ERP和業(yè)務(wù)流程化進(jìn)行整合，可通過以下方式進(jìn)行：首先要理解標(biāo)準(zhǔn)的ERP業(yè)務(wù)流程，其次對(duì)現(xiàn)有的企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析和評(píng)估，還要對(duì)崗位和組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，最后實(shí)現(xiàn)在ERP中業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。ERP系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施在完成業(yè)務(wù)流程化后進(jìn)行，其功能模塊應(yīng)覆蓋整個(gè)業(yè)務(wù)流程，以確保業(yè)務(wù)流程有效實(shí)施。
四、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)存在的問題及解決方法
我國多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)相對(duì)傳統(tǒng)，只有基礎(chǔ)的會(huì)計(jì)電算化軟件，不能與其他業(yè)務(wù)建立數(shù)據(jù)聯(lián)系，且財(cái)務(wù)部門內(nèi)部不能脫離手工處理，因此其財(cái)務(wù)處理過程不太理想。
一是會(huì)計(jì)人員手工編制憑證、記賬、算賬等工作強(qiáng)度較大，效率低，無法保證工作質(zhì)量，切浪費(fèi)人力物力。由于人工編制，即使會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)再高，也會(huì)由于個(gè)人的能力有限，難免出現(xiàn)錯(cuò)誤，無法保整整個(gè)會(huì)計(jì)工作的準(zhǔn)確性。
二是由于財(cái)務(wù)部門不能跟其他不能建立數(shù)據(jù)聯(lián)系，故在整個(gè)財(cái)務(wù)處理流程中，財(cái)務(wù)部門不能及時(shí)對(duì)憑證進(jìn)行收集并審核，這樣會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)活動(dòng)滯后，影響后期會(huì)計(jì)處理。
針對(duì)財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程中的問題，企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)自動(dòng)處理代替手工處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享?？梢酝ㄟ^以下幾個(gè)步驟實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)化：首先，通過系統(tǒng)提供的記賬憑證，將初始的賬務(wù)信息，生產(chǎn)數(shù)據(jù)進(jìn)行人工輸入，形成臨時(shí)的憑證文件，等待下一步審核;其次，根據(jù)憑證文件進(jìn)行審核，并對(duì)已經(jīng)審核的文集進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)志;然后，對(duì)正確的憑證進(jìn)行下一步記賬處理，并進(jìn)行分類記錄、自動(dòng)進(jìn)行標(biāo)記;同時(shí)，根據(jù)以上文件生產(chǎn)總賬、明細(xì)等，并提供查詢、打印功能;再根據(jù)科目余額等進(jìn)行期末處理，輸出臨時(shí)憑證文件;最后，將賬單數(shù)據(jù)存進(jìn)的對(duì)應(yīng)賬單文件，進(jìn)行對(duì)賬處理并輸出對(duì)賬結(jié)果。
優(yōu)化后的財(cái)務(wù)處理業(yè)務(wù)流程在進(jìn)行財(cái)務(wù)模塊總賬管理時(shí)，應(yīng)能夠全面的進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，對(duì)核算信息進(jìn)行有效地后續(xù)處理，并生成詳細(xì)準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)賬簿和業(yè)務(wù)報(bào)表。整個(gè)ERP系統(tǒng)應(yīng)涵蓋企業(yè)財(cái)務(wù)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括企業(yè)的生產(chǎn)、庫存、銷售、財(cái)務(wù)規(guī)劃等，這些信息在系統(tǒng)中應(yīng)能夠自動(dòng)的傳遞，為財(cái)務(wù)模塊輸送相關(guān)的財(cái)務(wù)信息，而財(cái)務(wù)人員只需要通過簡單的審核、制單、記賬等功能就能完成以前繁瑣的財(cái)務(wù)核算工作，這就大大減少了財(cái)務(wù)人員繁重的對(duì)賬工作，并且能夠保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、一致性。
五、ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)
一是大型企業(yè)要面對(duì)的賬務(wù)信息相當(dāng)龐大，光靠人力處理是一個(gè)非常繁瑣的過程，而且不能保證賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性。應(yīng)用ERP系統(tǒng)，應(yīng)通過對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的初始化設(shè)置，使企業(yè)能夠系統(tǒng)的處理賬務(wù)。
二是人力處理賬務(wù)時(shí)，必然會(huì)出現(xiàn)賬務(wù)處理的延遲，信息傳達(dá)的滯后，因此，應(yīng)用ERP系統(tǒng)，須使企業(yè)在系統(tǒng)中就可以及時(shí)收集各種憑證，保證財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程的實(shí)時(shí)和準(zhǔn)確。
三是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)流程會(huì)帶來大量的文檔，財(cái)務(wù)人員需要分出大量的時(shí)間和精力對(duì)這些文檔進(jìn)行分類，任何細(xì)小的錯(cuò)誤都會(huì)導(dǎo)致賬目的混亂。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，可以自動(dòng)并準(zhǔn)確的完成記賬、算賬、報(bào)賬等業(yè)務(wù)。
四是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)流程中，要查詢某項(xiàng)信息是一個(gè)非常復(fù)雜的過程。通過ERP系統(tǒng)可以隨時(shí)查詢?nèi)我赓~戶在某個(gè)會(huì)計(jì)期間的所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)及賬表，企業(yè)管理者可以通過這些信息做出準(zhǔn)確的決策。
五是集成后的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，能夠?qū)崟r(shí)的傳遞和共享各業(yè)務(wù)間與財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)。
六、總結(jié)
通過對(duì)ERP財(cái)務(wù)模塊功能及實(shí)施方案的研究，我們知道，通過信息技術(shù)，可以使企業(yè)的財(cái)務(wù)人員從繁瑣的工作中解脫出來，企業(yè)不必繼續(xù)采用原始的會(huì)計(jì)電算化記賬核算方式，其財(cái)務(wù)系統(tǒng)能夠與其他業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密聯(lián)系，能夠?qū)嵤┕蚕頂?shù)據(jù)，做到物流、資金流和信息流的完美統(tǒng)一。
參考文獻(xiàn)
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作者簡介：李鳳玲(1973-)，女，漢族，本科，唐山市陡河水庫管理處高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。
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