什么是時間管理時間管理的技巧
什么是時間管理時間管理的技巧
時間管理是指通過事先規(guī)劃和運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對時間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個人或組織的既定目標(biāo)，那么你對時間管理了解多少呢?以下是由學(xué)習(xí)啦小編整理關(guān)于什么是時間管理的內(nèi)容，希望大家喜歡!
時間管理的方法
時間管理的方法有很多，這里我們來分享集各種方法之大成的5個。
新概念GTD
GTD，Getting Things Done的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，中國的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術(shù)》由中信出版社出版。
GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。
1、 收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜(GTD中稱為stuff)統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實(shí)物的實(shí)際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項(xiàng)的紙張或PDA。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。
2、 整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進(jìn)行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進(jìn)行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的內(nèi)容，可以進(jìn)一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進(jìn)行組織。
3、 組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。下一步清單是具體的下一步工作，而且如果一個項(xiàng)目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細(xì)化成具體的工作。GTD對下一步清單的處理與一般的to-dolist最大的不同在于，它作了進(jìn)一步的細(xì)化，比如按照地點(diǎn)(電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市)分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，而當(dāng)你到這些地點(diǎn)后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作。等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作。未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子郵件等等。
4、 回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進(jìn)行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進(jìn)行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運(yùn)作，而且在回顧的同時可能還需要進(jìn)行未來一周的計劃工作。
5、 行動：根據(jù)時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單上的事項(xiàng)來行動。
實(shí)現(xiàn)GTD的五類工具：
在線：資源很多，可以直接查找 如 RTM(remember the milk)
計算機(jī)：outlook MLO lifebanlance
PDA：MLO(wm版) lifebalance(Palm)
紙+筆：GTD筆記本
計算機(jī)+PDA：文夾GTD工具
時間管理的十一條金律
主要內(nèi)容
1、要和自己的價值觀相吻合
自己一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什么對自己最重要，當(dāng)你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點(diǎn)不在于管理時間，而在于如何分配時間。你永遠(yuǎn)沒有時間做每件事，但你永遠(yuǎn)有時間做對自己來說最重要的事。
2、設(shè)立明確的目標(biāo)
成功等于目標(biāo)，時間管理的目的是讓自己在最短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多你想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo);你必須把4到10個目標(biāo)寫出來，找出一個核心目標(biāo)，并依次排列重要性，然后依照你的目標(biāo)設(shè)定一些詳細(xì)的計劃，你的關(guān)鍵就是依照計劃進(jìn)行。
3、改變自己的想法
美國心理學(xué)之父威廉·詹姆士對時間行為學(xué)的研究發(fā)現(xiàn)這樣兩種對待時間的態(tài)度：“這件工作必須完成，它實(shí)在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當(dāng)你有了動機(jī)，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習(xí)慣，只需強(qiáng)迫自己現(xiàn)在就去做你所拖延的某件事。然后，從明早開始，每天都從你的time list中選出最不想做的事情先做。
4、遵循20比80定律
生活中肯定會有一些突發(fā)和迫不及待要解決的問題，如果你發(fā)現(xiàn)自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。
5、安排“不被干擾”時間
每天至少要有半小時到一小時的“不被干擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾，把自己關(guān)在自己的空間里面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至有時侯這一小時比你3天工作的效率還要好。
6、嚴(yán)格規(guī)定完成期限
帕金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《帕金森法則》(Parkinsons Law)中，寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那么多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項(xiàng)工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項(xiàng)工作，你就會更迅速有效地在一小時內(nèi)做完它。
7、做好時間日志
你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細(xì)地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)了哪些時間。這和記賬是一個道理。當(dāng)你找到浪費(fèi)時間的根源，你才有辦法改變。
8、理解時間大于金錢
用你的金錢去換取別人的成功經(jīng)驗(yàn)，一定要抓住一切機(jī)會向頂尖人士學(xué)習(xí)。仔細(xì)選擇你接觸的對象，因?yàn)檫@會節(jié)省你很多時間。假設(shè)與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經(jīng)驗(yàn)?
9、學(xué)會列清單
把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務(wù)。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當(dāng)你看到自己長長的list時，也會產(chǎn)生緊迫感。
10、同一類的事情最好一次把它做完
假如你在做紙上作業(yè)，那段時間都做紙上作業(yè);假如你是在思考，用一段時間只作思考;打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當(dāng)你重復(fù)做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。
11、每1分鐘每1秒做最有效率的事情
你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間把它做好。
時間管理的技巧
1、開始。“沒錯，就是這個單詞。我們要做的第一件事情就是開始。“Balancing Life Issues公司的CEO Wendy Kaufman說到(該公司位于紐約州的Ossining)。如果你要寫點(diǎn)什么文章，那么請先安心坐下，然后至少寫出第一個段落。只要這個事項(xiàng)能夠順利的啟動，那后面的事情都是水到渠成的。
2、設(shè)定明確的目標(biāo)。要建立一份工作事項(xiàng)清單，最好是結(jié)合日程計劃，而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必須做的。
3、對工作的情況作詳細(xì)記錄。“這有助于分析你的時間使用情況，從工作日志中你可以看出哪項(xiàng)工作占用了更多的時間，哪項(xiàng)工作消耗時間最少，你是否達(dá)成了工作目標(biāo)，以及怎樣做才能讓效率更高。“Pam O`shea建議說 (Pam是Performance Insights公司總裁，同時也是美國管理協(xié)會時間管理論壇的成員)。
4、批量處理電子郵件和來電。你是否像大多數(shù)人一樣，每天都在隨機(jī)處理來電和電子郵件信息呢?如果你總想在第一時間處理這些事務(wù)，那么你的工作時間將變得支離破碎，很難高效率的做好事情。O`shea給我們的建議是：“要把電子郵件和來電的檢查和回復(fù)工作集中在某個時間段一并處理。”為了管理好這些溝通事務(wù)，“請用好為你提供的電話工具和電子郵件系統(tǒng)。”
5、化繁為簡。“將復(fù)雜的工作劃分成小的簡單的單元進(jìn)行處理。”Tytel博士解釋說，“不能因?yàn)槭虑榈膹?fù)雜而拖沓，因?yàn)閺?fù)雜的工作不可能一下就搞定。”
Kaufman用打掃房間的事件做了一個比喻。你也許沒有足夠的時間打掃整個房間，但是你可以根據(jù)自己的可用時間有選擇的做一部分清掃。她說：“如果你有20分鐘，你可以清理一個抽屜或一個柜子。如果有40分鐘，你可以整理衣櫥或壁櫥。如果有一小時，也許你可以收拾整個房間了。”
6、把工作按照優(yōu)先程度進(jìn)行排序。Tytel博士說：“我們要理解緊迫程度和重要性之間的差異。”你也許應(yīng)該將一天內(nèi)必須做的事情、應(yīng)該做的事情、以及想要做的事情統(tǒng)統(tǒng)列出來，然后按照緊迫性和重要性進(jìn)行排序。
7、留出一部分時間什么都不要做。如果你習(xí)慣于將一天的日程排得滿滿的，那么在做事情之前你可能沒有時間思考和準(zhǔn)備，而這個過程可能是非常有價值的，Kaufman這樣建議道。如果你從始至終都是嚴(yán)格的按照日程時間表做每件工作，那么給自己留20分鐘時間放松、反思、提前做個準(zhǔn)備計劃也許是很有用的。Tytel博士補(bǔ)充道：“處理工作或者做項(xiàng)目要有時間規(guī)劃，而且要嚴(yán)格遵循這些規(guī)劃。”
8、工作不要超負(fù)荷。“現(xiàn)在的人都是疲勞過度，尤其是美國人。” Kaufman說道。Tytel同意Kaufman的觀點(diǎn)，她建議，如果你感到自己的狀態(tài)下降到正常水平的一半，那么你應(yīng)該先好好休息。她說：“安排好放松和恢復(fù)的時間，如果我們連自己都照顧不好，那我們可能也沒有能力做好其他的任何事情。”
9、知道什么時候應(yīng)該說“不”。Tytel博士說，許多人害怕讓他們的主管知道自己有多忙，但很重要的是如果你忙不過來，你要為自己辯解。
10、知道什么時候你需要“時間管理”方面的幫助以及在哪里能獲得這些幫助。“我們在圖書館和書店里能找到相關(guān)的書籍。“O`Shea指出。讀其中的任何一本，書能幫助你總結(jié)評價自己的時間管理能力，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)哪些方面有提高的空間。Kaufman說，如果你發(fā)現(xiàn)自己有時間管理問題，并且不擅長與此，通常情況下，說明你是一個右腦相對發(fā)達(dá)的人，那么你得承認(rèn)你沒有管理時間計劃的天賦技能，對你來說外部的幫助可能是必要的。你可以考慮學(xué)習(xí)相關(guān)課程或者通過參加其他一些技能提高培訓(xùn)，把時間管理當(dāng)作一個技能去學(xué)習(xí)，并且時不時的重溫這些信息。
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